Como a Onfly melhora a experiência do colaborador?

A reputação de uma empresa, através da experiência dos colaboradores, é um assunto cada vez mais discutido e que vem ganhando cada vez mais relevância no mercado. 

Para se ter uma ideia da importância de ter uma marca consolidada, através do employer branding, o LinkedIn – plataforma de rede social destinada a negócios e empregos – já atinge hoje mais de 50 milhões de usuários brasileiros. Por lá, é comum ver relatos da experiência dos colaboradores no dia a dia e isso reflete diretamente na credibilidade do negócio.

E nem sempre é simples gerir a experiência do colaborador para fortalecer a reputação da empresa como um local positivo para trabalhar, bem como sua proposta de gerar valor para os colaboradores. Afinal de contas, são muitos fatores rotineiros que podem desmotivar os colaboradores e prejudicar a marca e o marketing da experiência do emprego. 

Um dos fatores que mais demandam atenção para uma boa experiência do colaborador é a gestão de viagens e de despesas. Isso porque os processos podem ser lentos e ineficazes, gerando colaboradores insatisfeitos e aumentando as taxas de turnover (número que vai definir qual é a taxa de rotatividade, pelo número de funcionários que abandonam o posto de trabalho durante um período). 

Por isso, a experiência do colaborador é importante para as organizações, principalmente para os negócios que querem aumentar a confiabilidade da marca empregadora e aumentar a satisfação dos colaboradores. 

Com isso em mente, tratamos a seguir de como a Onfly – como uma solução end-to-end – pode otimizar os processos de gestão de viagens e de despesas da sua empresa, melhorando drasticamente a experiência dos colaboradores. 

Experiência dos colaboradores nas viagens corporativas

Não é incomum que os colaboradores ainda tenham experiências negativas nos processos das viagens corporativas. Segundo uma pesquisa realizada recentemente pela Global Business Travel Association (GBTA), cerca de 38% dos viajantes corporativos são os menos satisfeitos com o sistema de viagens de sua empresa.

Isso acontece principalmente porque as empresas utilizam ferramentas defasadas ou até mesmo desperdiçam seu tempo e dinheiro em um “emaranhado” de soluções que, na prática, não funcionam bem. Isso torna o processo bastante cansativo e deixa o funcionário insatisfeito, refletindo principalmente naqueles viajantes que têm as viagens corporativas como rotina. 

Afinal de contas, faz todo sentido que o menos satisfeito seja o próprio viajante – que é quem lida com burocracias desnecessárias, não tem autonomia para agir (dentro da política de viagens) ou até mesmo tem que aguardar prazos longos para receber seu reembolso. 

Para transformar essa experiência, alguns pontos fazem completa diferença: uma tecnologia facilitadora, dados coletados na vírgula e melhoria constante. E é justamente isso que faz parte do que é oferecido pela plataforma da Onfly. 

Como a Onfly melhora a experiência do colaborador? 

Para que a experiência do colaborador com as viagens corporativas seja positiva, uma ferramenta de ponta a ponta vai tornar os processos mais ágeis e aumentar a satisfação do colaborador, tornando o deslocamento, inclusive, mais produtivo.

A seguir, você vai visualizar alguns cenários que retratam experiências negativas dos colaboradores nos processos de viagens a trabalho. Com certeza, você já passou por alguma situação como esta ou conhece alguém que já passou por um perrengue parecido. 

A partir daí, também vai entender como a plataforma da Onfly pode melhorar esses procedimentos.  

Experiência: precisa enviar dezenas de e-mails para fazer uma reserva de viagem a trabalho
Como melhorar: gestão de viagens descentralizada dentro da política da empresa

O processo de reserva de transporte rodoviário, aéreo e hospedagem não precisa demandar horas de pesquisas e dezenas de trocas de e-mail entre gestor e viajante para alinhar as preferências e critérios estabelecidos. 

Na realidade, na plataforma da Onfly, ficam centralizados em um só lugar centenas de opções de voos, transporte e hotel, tornando o processo mais ágil. A pesquisa para definir qual é o melhor custo benefício é muito mais simples e rápida. 

Além disso, o traveler profile vai armazenar as preferências de cada viajante, bem como seus dados pessoais, para agilizar ainda mais as reservas. Todo o processo se torna eficaz, poupando tempo e dinheiro. 

Vale lembrar ainda que o próprio viajante tem autonomia para fazer suas reservas, dentro do fluxo de aprovação e de acordo com os critérios definidos pela política. 

Experiência: colaborador não sabe se está reservando dentro da política de viagens
Como melhorar: a política de viagens fica explicita na Onfly 

Talvez porque a política de viagens não está clara o suficiente ou porque o documento abriu brechas para dúvidas e interpretações, o viajante pode ter questionamentos se suas reservas estão de acordo com os critérios definidos pela empresa, como antecedência necessária ou valores estabelecidos. 

Na prática, na plataforma da Onfly, é bastante simples saber se a reserva está dentro ou não da política. A política de viagens é incluída na solução e, se as opções selecionadas estão dentro dos critérios, fica sinalizado, assim como se estiver violando os termos estabelecidos. 

Também é possível definir fluxos de aprovação diferentes para cada grupo de colaboradores, de acordo com o cargo, por exemplo. Isso facilita bastante para garantir que a política está sendo cumprida. 

Experiência: colaborador ficou sem transporte ou sem hospedagem por algum imprevisto
Como melhorar: atendimento pessoal e humanizado para dar suporte 

Imprevistos acontecem e contar com suporte 24 horas, sem robôs, faz a diferença na hora de solucioná-los. Seja porque o hotel está em overbooking ou porque o colaborador perdeu o voo, contar com o atendimento humanizado da Onfly vai contribuir para melhorar a experiência do colaborador durante as viagens corporativas.

Ademais, a plataforma de ponta a ponta da Onfly também facilita a gestão dos créditos oriundos dos bilhetes não voados (aqueles tickets que foram emitidos, mas não foram utilizados), tornando mais simples que o gestor redobre a atenção aos prazos, evitando prejuízo financeiro. 

Experiência: não recebeu reembolso por perder a notinha
Como melhorar: registro rápido da nota fiscal no sistema da Onfly 

O colaborador que saiu no prejuízo por perder a notinha do almoço, por exemplo, e não pôde receber o seu reembolso é, sem dúvida, um funcionário insatisfeito com os processos das viagens corporativas. Nem sempre é simples dar conta de dezenas de notinhas fiscais durante a viagem a trabalho e, por uma distração, alguns documentos podem se perder ao longo do deslocamento. 

Mas, com a Onfly, é simples registrar a imagem da nota fiscal, garantindo que isso possa ser feito de qualquer lugar, no celular mesmo, seja pelo app ou pela versão mobile. Assim, mesmo se a notinha for perdida no corre-corre da viagem corporativa, o colaborador não precisa tirar do próprio bolso, já que o registro foi feito na plataforma com o documento.

Experiência: dados dos gastos foram inconsistentes
Como melhorar: plataforma de gestão de despesas 

Depois da viagem corporativa, é preciso prestar contas sobre as despesas e uma inconsistência nos gastos pode gerar bastante dor de cabeça, seja para o gestor de viagens ou para o viajante. 

Com a ferramenta de gestão de despesas da Onfly, os gastos são apresentados na vírgula, com precisão e de forma auditável. Esse processo evita erros de digitação e diminui as chances de fraudes, com um processo mais transparente e que acontece de acordo com o compliance da empresa. 

O relatório pode ser exportado diretamente da ferramenta, garantindo que o processo seja simples e claro. 

Experiência: processo de reembolso lento
Como melhorar: cartão corporativo Azulzinho 

Esperar pelo reembolso pode ser desgastante para qualquer colaborador em viagem. É que tirar do próprio bolso para arcar com a despesa corporativa e ter que aguardar um processo de reembolso lento pode até mesmo prejudicar as finanças do viajante, comprometendo limite do cartão de crédito, por exemplo. 

Mas a Onfly pode ajudar a eliminar de uma vez por todas o processo do reembolso! Com o cartão corporativo Azulzinho, o gestor pode definir qual será o limite utilizado pelo colaborador, bem como ajustá-lo a qualquer momento. Como o cartão não é nominal, ele pode ser reutilizado por outros colaboradores – diminuindo os gastos com diversas emissões. 

Experiência: valor estabelecido na diária não foi suficiente 
Como melhorar: cartão corporativo Azulzinho 

Outra experiência negativa do colaborador é quando o valor da diária não supre a necessidade do viajante. Seja por um erro de cálculo ou por um valor que não condiz com o custo da alimentação na região da viagem, o colaborador que precisa “completar” o valor da diária ou até mesmo pular uma refeição não vai ter uma experiência boa na viagem a trabalho.

Mas o cartão corporativo da Onfly permite que o limite de gastos seja ajustado a qualquer momento. Portanto, se o colaborador solicita um aumento no saldo do cartão, essa situação pode ser solucionada de maneira rápida. E, caso sobre saldo no cartão, o valor remanescente pode ser mantido ou retornado para a conta principal, garantindo mais transparência na prestação de contas.

Transforme a experiência dos colaboradores

Uma boa gestão de viagens e de despesas vai transformar a experiência dos colaboradores, contribuindo para uma excelente reputação sobre o empregador e o cuidado com os funcionários. Essa pode ser uma boa oportunidade de adotar uma estratégia eficaz de employer branding, garantindo que a empresa conta com boas práticas reconhecidas pelos colaboradores, inclusive durante as viagens de trabalho. 

Fale agora mesmo com um dos nossos especialistas e conheça a plataforma de ponta a ponta da Onfly para a gestão de viagens e de despesas.