3 dicas para implementar uma plataforma de gestão de viagens na sua empresa

Gerenciar viagens corporativas pode ser uma tarefa complexa e até mesmo desafiadora para as empresas. 

No entanto, com o avanço da tecnologia, a implementação de uma plataforma de gestão de viagens se tornou uma solução cada vez mais popular. 

Isso acontece graças à eficiência de uma plataforma na gestão de viagens, já que com a ferramenta certa é muito mais simples gerenciar todo o processo, de ponta a ponta, sem perder tempo com processos manuais. 

Neste artigo, vamos explorar o que é uma plataforma de gestão de viagens, sua importância e como escolher a melhor opção. Além disso, você vai conhecer três dicas fundamentais para uma implementação bem-sucedida dessa ferramenta! 

O que é uma plataforma de gestão de viagens?

Antes de mais nada, é preciso ter clareza sobre o que é uma plataforma de gestão de viagens! 

Esse é um sistema automatizado que permite que as empresas planejem, reservem, acompanhem e controlem todas as atividades relacionadas às viagens corporativas. 

Uma plataforma de gestão de viagens e de despesas deve oferecer funcionalidades úteis no dia a dia, como:

• reserva de passagens aéreas, 
• reserva de hotéis, 
• aluguel de carros, 
• passagens rodoviárias,
• cartão corporativo, 
• prestação de contas das despesas. 

Ou seja, é uma tecnologia bastante completa que ajuda gestores de viagens, viajantes e as empresas a terem um processo mais ágil e transparente, alinhado às políticas de viagens e ao compliance do negócio. 

Qual é a importância de uma plataforma de gestão de viagens? 

A importância de uma plataforma de gestão de viagens não pode ser subestimada! 

Em primeiro lugar, a ferramenta vai centralizar e organizar todas as informações relacionadas às viagens corporativas. Isso facilita o acompanhamento das reservas e se elas estão dentro dos parâmetros da política de viagens. 

Além disso, o controle dos gastos é mais eficiente, permitindo uma análise mais precisa das despesas. 

Vale lembrar que as plataformas, como a da Onfly, otimizam o processo de reservas, reduzindo o tempo gasto pelos colaboradores e garantindo até mesmo melhores negociações com fornecedores — já que os acordos podem ser incorporados à solução. 

Como escolher a plataforma de gestão de viagens? 

Para escolher uma plataforma de gestão de viagens, é essencial considerar alguns fatores-chave. 

Primeiramente, avalie a se o sistema é escalável, certificando-se de que pode atender às demandas tanto presentes quanto futuras da empresa. 

Em seguida, é importante saber se a plataforma oferece integração com os sistemas já utilizados pela empresa, como o sistema de folha de pagamento e o ERP. Isso diminui as chances de erros e inconsistências nos dados por falhas humanas, já que o processo se torna automatizado. 

Além disso, é importante considerar a segurança e a facilidade de uso da plataforma. Ninguém merece usar um software que demanda horas e horas de treinamento e ainda assim é difícil de compreender. Como a plataforma de gestão de viagens deve facilitar o dia a dia, seu uso deve ser intuitivo e fácil. 

3 dicas para implementar uma plataforma de gestão de viagens

Depois da escolha da plataforma, é fundamental que a implementação aconteça da melhor forma possível. Por isso, separamos a seguir três desafios que podem acontecer durante a implementação de uma solução de gestão de viagens e como superá-los na sua empresa. 

• A plataforma não integra com seus sistemas;
• É difícil de usar;
• Os colaboradores estão resistentes à nova tecnologia. 

1. Cuidado na integração com sistemas

Uma das principais dicas para implementar uma plataforma de gestão de viagens é garantir que ela seja perfeitamente integrada aos sistemas já utilizados pela empresa. É preciso que a plataforma permita que essa integração seja realizada, com rapidez e cuidado.   

A integração é importante porque evita retrabalho e permite uma transferência fluida de dados entre diferentes setores da organização: viagens, gente e gestão, financeiro, entre outros. Também proporciona uma visão mais completa das despesas e melhora a tomada de decisões estratégicas.

2. A usabilidade importa

A usabilidade é um fator crítico para o sucesso da plataforma de gestão de viagens. Essa plataforma deve ser de fácil aprendizado para os colaboradores e, se houver alguma dificuldade, é necessário que a plataforma tenha suporte, preferencialmente sem robôs e com auxílio completo para parametrização das políticas na plataforma. 

Afinal de contas, um sistema complicado e de difícil navegação pode desencorajar o uso da plataforma, resultando em resistência por parte dos funcionários e, se não houver atendimento adequado, as dificuldades vão se acentuando. 

A adoção da plataforma é muito mais eficaz quando é amigável e oferece uma experiência positiva para os usuários!

3. Como lidar com resistências

Ao implementar uma plataforma de gestão de viagens, não é raro encontrar resistência por parte dos colaboradores que estavam acostumados com os métodos tradicionais. 

Para superar essa resistência, é fundamental oferecer treinamentos e comunicar, de forma clara, os benefícios da nova plataforma. Além disso, envolver os colaboradores no processo de implementação e coletar feedbacks vai ajudar a engajá-los. 

Plataforma é aliada da gestão estratégica

Agora você já sabe que uma plataforma de gestão de viagens é uma ferramenta poderosa para otimizar e aprimorar o gerenciamento de viagens corporativas. 

Ao escolher a melhor opção e implementar de forma eficaz, lidando com as resistências, as empresas podem garantir muitos benefícios proporcionados por essa tecnologia. 

Com uma plataforma de gestão de viagens eficiente, a empresa consegue mais economia de recursos e uma gestão mais estratégica para o crescimento e sucesso do negócio.

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