Orçamento Base Zero e Viagens Corporativas – Como planejar?

Neste artigo, você irá entender sobre:

1. O que é Orçamento Base Zero
2. Premissa
3. Vantagens
4. As peculiaridades de Viagens Corporativas
5. O que controlar e o que não controlar em viagens

O que é Orçamento Base Zero

Orçamento Base Zero (ou OBZ) é uma estratégia para elaboração do planejamento orçamentário que ignora custos e despesas de exercícios anteriores (histórico) e parte da premissa zero para iniciar o novo orçamento

Ela inverte a lógica tradicional de apoiar o orçamento futuro com base no histórico de custos e despesas, e com isto faz com que cada gestor reflita novamente sobre a real necessidade daquele orçamento.

O processo exige que cada gestor responsável pelo orçamento justifique detalhadamente a necessidade de alocação de recursos em determinado lugar, sempre com foco na geração de valor e se está alinhada a estratégia da empresa.

O seu formato, naturalmente gera uma redução de gastos e despesas e consequentemente otimiza o resultado da empresa

Premissas

O Orçamento Base Zero parte do princípio que o novo orçamento será feito sem vícios e que a nova verba alocada deverá ser novamente “conquistada” com a companhia, baseada principalmente na geração de valor daquela despesa.

Em um modelo de orçamento base zero, dezenas de despesas são questionadas todo o ano e merecem ser reavaliadas, com isto naturalmente há redução de custos.

Por exemplo, sabe aquele catálogo que as empresas fazem todo ano, enviam para os clientes, e ninguém lê? Então, em uma abordagem de OBZ, naturalmente esta despesa seria excluída

Vantagens e Desvantagens

Vantagens

• Força a alocação de recursos de forma mais inteligente;
• Contribui para detectar orçamentos inflados e desnecessários;
• Colabora para otimizar a comunicação interna entre os colaboradores;
• Provoca uma atitude questionadora, desafiando todos a sairem da zona de conforto;

Desvantagens

• Bem mais custoso em relação ao modelo tradicional, pois não se aproveita nada dos anos anteriores
• Possui um overhead de gestão, pois obriga cada gestor justificar linha-a-linha;
• Requer treinamento dos gestores e envolvidos;

As peculiaridades de Viagens Corporativas

Planejamento de viagens corporativas sempre é algo difícil nas empresas, as variáveis que influenciam os preços das passagens aéreas e hotéis muitas vezes são externas ao controle da empresa, fatores como dóllar e cotação do petróleo muitas vezes pode elevar os custos de uma passagem aérea em até 100%, outras questões como concorrência também influencia diretamente.

Como exemplo, após a entrada em Recuperação Judicial da Avianca e o cancelamento dos seus vôos, o preço médio das passagens aéreas aumentaram em média 40%, não há planejamento no mundo capaz de antecipar e estimar este movimento, mesmo que haja estratégias para redução de custos nos preços das passagens aéreas.

O que controlar e o que não controlar

Em um planejamento orçamentário de viagens corporativas baseado em um modelo OBZ, a primeira premissa é entender qual é o objetivo estratégico da empresa.

Vamos ao seguinte exemplo:

A meta da empresa no ano de 2019 é conquistar 60 novos clientes, com tíquet médio de R$ 5mil reais/mês e todos estes clientes são de fora do estado.

O time comercial já tem mapeado que a taxa de conversão de uma visita presencial é maior que a de uma reunião a distância (field sales), e que a taxa de conversão média de uma reunião presencial de fechamento é de 50%, ou seja, a cada 10 visitas, fecha-se 5 clientes

Isto posto, se a empresa pretende fechar 60 clientes no ano, ela precisará fazer 120 visitas comerciais de fechamento.

Para cada visita comercial, compreende-se duas passagens aéreas + uma diária de hospedagem, estimando a média de preço de uma passagem aérea a R$ 500,00 e de uma diária de hotel de R$ 300,00, podemos definir R$ 1300,00 o custo por viagem

Se a previsão é 120 visitas, a um custo de R$ 1300,00, logo temos um orçamento de R$ 156mil no ano de 2019.

Acompanhando as variáveis que podem influenciar no orçamento

Como citado anteriormente, em viagens corporativas, existem as variáveis externas que não estão sob a gestão da empresa, como preço do barril do petróleo, cotação do dóllar e até mesmo concorrência, estas variáveis influenciam diretamente nos custos e podem jogar seu planejamento para as cucuias

Logo, as seguintes variáveis não estão sob a gestão da empresa, mas influenciam diretamente no preço e devem ser monitoradas de alguma forma.

• Cotação do dóllar;
• Preço do barril do petróleo;
• Concorrência

Por outro lado, existem variáveis que influenciam diretamente no preço e estão sob gestão da empresa, tais como:

• Antecedência de compra de passagem e reserva de hotéis;
• Escolha entre Uber, Táxi, carro próprio + estacionamento;
• Classe tarifária (Econômica, Executiva, etc…);
• Horário de viagem;

Portanto, a empresa deve olhar estas variáveis mensalmente com uma lupa, através de uma boa gestão de política de viagens, afinal, uma passagem comprada com um dia de antecedência pode ser até 1000% mais cara que o menor preço histórico do bilhete.

As seguintes perguntas devem ser feitas mensalmente:

Os colaboradores estão engajados na política de viagem?

Os colaboradores estão comprando as passagens com os menores preços possíveis?

Os colaboradores estão planejando as viagens com antecedência

Conclusão

Uma boa gestão de política de viagens corporativas, com colaboradores engajados, acompanhando mensalmente o orçado x realizado em viagens contribui para o sucesso do planejamento.

Por mais que haja variáveis externas que influenciam diretamente na execução do orçamento, no final, o que vai determinar o sucesso da empresa é se os gastos de viagens realizadas realmente trouxeram o retorno esperado, no exemplo acima, o que importa é que no final do ano a companhia traga seus 60 novos clientes, atinja suas metas e remunere seus acionistas ;-).

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