Como avaliar o resultado do orçamento de viagens?
As despesas de viagens corporativas devem seguir um determinado orçamento. Esse é um investimento muito importante e, segundo dados recentes divulgados pela Global Business Travel Association (GBTA), quase 9 em cada 10 viajantes a negócios o citam como essencial ou útil para alcançar seus objetivos de negócios.
Já tratamos aqui no blog sobre como elaborar uma estratégia de cálculo para o orçamento das despesas de viagens corporativas, como hospedagem, passagem aérea, km rodado e outros gastos necessários.
Mas, além de elaborar o orçamento das despesas de viagens, avaliar o resultado também é essencial para garantir que os gastos estão dentro do previsto e manter a saúde financeira do negócio.
A seguir falamos sobre como avaliar a eficácia do orçamento e apresentar os resultados.
Como avaliar o resultado do orçamento de despesas de viagens?
O primeiro ponto para avaliar se o orçamento foi eficaz é entender se as despesas de viagens estão alinhadas com o que foi orçado. Ou seja, comparar o que foi orçado com o que foi realizado.
Cabe ao gestor de viagens desempenhar este papel analítico para, após avaliar, elaborar estratégias mais eficazes e com o melhor custo-benefício para o negócio.
Mais do que apenas comparar o que foi previsto com o que foi realmente gasto, é imprescindível verificar se a tarifa média foi executada à risca ou se houve variação para mais ou para menos, seja encarecendo ou barateando os gastos.
Por exemplo, se no planejamento orçamentário, foi calculada uma tarifa média de R$ 600 para um trecho aéreo entre Belo Horizonte e São Paulo, com ida e volta, é importante verificar se no ano corrente esse valor se cumpriu ou foi acima, ou abaixo da média.
Caso tenha havido grande variação, também será necessário analisar se houve um comportamento de compra que impactou, se a flutuação de mercado foi a responsável ou até mesmo se houve uma combinação destes dois fatores.
Para isso, busque verificar:
Fatores internos de responsabilidade da empresa e da gestão de viagens:
- se os viajantes compraram dentro da política de viagens;
- se houve antecedência necessária (estudo recente da Onfly mostra que o prazo torna as passagens aéreas mais baratas);
- se as compras foram feitas em dias e/ou horários de demanda e, consequentemente, maior preço.
Fatores externos que fogem à alçada da gestão de viagens:
- se houve uma mudança considerável no valor do dólar;
- se houve flutuação no custo do combustível de aviação;
- se foram realizados diversos eventos nos locais de destino ou de embarque, aumentando a demanda por voos e hospedagem.
Com esse tipo de avaliação, o gestor de viagens vai entender se foi o comportamento de consumo dos viajantes ou se foram fatores externos que afetaram, de forma negativa ou positiva, a eficácia do orçamento de viagens.
Essa avaliação é especialmente valiosa para a estratégia de orçamento base zero (OBZ). Já que se, em um determinado momento, o gestor percebe que o orçamento não está alinhado aos gastos reais, é possível tomar uma decisão, seja para modificar o orçamento ou para alterar o número de viagens.
Também é importante lembrar que não é preciso esperar o ano corrente encerrar para fazer análises do orçamento. Na verdade, esse processo pode ser feito com determinada frequência, seja mensal, trimestral ou semestral.
Esse acompanhamento frequente vai direcionar os recursos conforme a necessidade, além de permitir ajustes no comportamento de compra ao longo do ano.
Por exemplo, se o time comercial está em um fluxo de viagens 30% maior do que o esperado, pode ser interessante avaliar quais são as causas para isso e até mesmo reforçar as orientações sobre a política de antecedência ou outros fatores que podem trazer o melhor custo benefício para essas viagens.
Portanto, fazer uma análise crítica do orçamento previsto e do orçamento realizado deve ser uma rotina para o gestor de viagens. É essencial que este profissional consiga ter autonomia e independência para trabalhar de forma estratégica, utilizando de dados e acompanhamento de números para mostrar o resultado das viagens corporativas.
Nesse sentido, uma plataforma de gestão de viagens e de despesas pode contribuir bastante para uma análise mais eficaz, com dados mais organizados e com a visualização mais simples e automatizada em um Travel BI.
Como apresentar o resultado do orçamento de despesas de viagens?
O gestor de viagens pode estabelecer qual será a rotina de análise do orçamento, conforme o fluxo de viagens da empresa e outros critérios que façam sentido para a sua rotina de trabalho.
Para os gestores que fazem um controle rotineiro, um sumário executivo pode ajudar a apresentar esses resultados, com tabelas e gráficos que facilitem a visualização. Esse é um documento simples, geralmente de apenas uma página, para abordar os principais indicadores para cada setor ou centro de custos.
Por exemplo, para apresentar os resultados do time operacional, o primeiro passo é separar os dados deste setor para avaliar o comportamento de consumo e se o orçamento foi assertivo, bem como se o mercado está dentro das tendências projetadas.
Depois, esse documento deve ser direcionado para o gestor ou liderança de cada área. Esse profissional, junto ao gestor de viagens, vai trabalhar com os seus colaboradores para engajar na política de viagens e trazer o melhor custo benefício.
Além do resultado por setor, também é essencial elaborar o resultado mais amplo para alinhar com o responsável financeiro de cada negócio.
Todo esse processo de análise e avaliação do orçamento é importante para levantamento de dados e informações essenciais para uma boa gestão de viagens. Além de fornecer dados fundamentais para o próximo orçamento, essa avaliação permite entender comportamentos de consumo e traçar estratégias mais efetivas para viagens corporativas com melhor custo benefício.
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