Confira dicas para gestão de despesas em empresas de tecnologia

Para as empresas de tecnologia, a gestão eficiente de despesas se torna ainda mais importante. Isso porque esse tipo de negócio não pode utilizar processos arcaicos de gestão interna. 

Além de ser um contrassenso, o uso de ferramentas pouco tecnológicas causa prejuízos para a eficiência e para o crescimento da organização. 

Pensando nisso, preparamos este artigo para trazer dicas para melhorar a gestão de despesas em empresas de tecnologia, além de explicar por que essas ações são importantes para empresas tech. 

Confira!

Como aprimorar a gestão de despesas em empresas tech? 

Se você quer aprimorar a gestão de despesas em empresa de tecnologia, separamos algumas dicas. 

 1. Utilize ferramentas de gestão financeira

Da mesma forma que a sua empresa oferece uma solução tecnologia, outros negócios oferecem diversos tipos de soluções para melhorar processos. Dentre eles, softwares que vão simplificar a gestão de despesas. 

Por isso mesmo, vale implementar softwares especializados em controle financeiro, como sistemas de gestão de despesas e de gestão integrada (ERP), que ofereçam recursos para acompanhar despesas, fluxo de caixa e relatórios detalhados.

Quando falamos especialmente de despesas internas e/ou de viagens, é importante ter uma ferramenta completa que permite o envio de relatórios, notas fiscais e ainda oferece cartão corporativo, como a solução da Onfly. 

Isso poupa horas de trabalho manual, além de garantir mais transparência e compliance. O mais interessante é que essas soluções podem ser integradas entre elas, garantindo um fluxo contínuo de informações muito mais ágil. 

2. Automatize os processos

Adote a automação como uma regra básica para simplificar tarefas repetitivas. Quando tratamos de despesas, isso é bastante útil para lidar com lançamento de despesas, controle de notas fiscais e reembolsos. Essa mudança de postura, trocando o manual pelo automatizado, reduz erros e otimiza o tempo da equipe.

Você deve estar se perguntando se deve (ou não) fazer essa automatização internamente. Na verdade, não é ideal que seu time dedique dezenas de horas de trabalho para desenvolver essa automação, desviando completamente das funções relacionadas ao core business. 

Apesar disso, é importante dedicar algum tempo para acompanhar o processo de implantação da ferramenta tecnológica para garantir a integração de forma completa e eficiente. Verifique se a solução de gestão de despesas escolhida oferece uma equipe dedicada exclusivamente para realizar o processo de implementação e/ou integração entre as ferramentas. 

Assim, você acompanha o processo sem dor de cabeça e sem perder tempo, garantindo que sua equipe averígue de perto a eficiência do software. 

3. Estabeleça políticas claras de despesas

Além das ferramentas certas, é essencial que as empresas de tecnologia definam suas políticas internas para controle de gastos, especificando limites e diretrizes para viagens, reembolsos, compras de ferramentas e serviços.

Essas normas devem tratar do que pode (e o que não pode) ser considerado despesa empresarial. Elas devem ser de conhecimento de todos os colaboradores. Para isso, a empresa pode investir em ações para aumentar o engajamento com as regras, com atividades de endomarketing e gamification, por exemplo.  

4. Faça o controle de custos de forma recorrentes

Essa é uma dica primordial — e fica muito mais fácil para colocar em prática ao contar com as ferramentas certas. 

Revise periodicamente os contratos e assinaturas de produtos e serviços utilizados pela empresa. Isso é importante para eliminar ou renegociar aquelas despesas que não estão sendo totalmente aproveitadas ou que podem ser substituídas por opções mais econômicas.

Vale ainda aproveitar este momento para identificar quais são os padrões de gastos. Dessa forma, o processo de auditoria também se torna mais simples. Utilize análises e relatórios financeiros para identificar áreas de desperdício, oportunidades de economia, investimentos mais assertivos e possíveis inconsistências nos números.

Tudo isso deve ser feito de forma recorrente! Estabeleça uma rotina mensal, trimestral, semestral ou anual de controle de custos, conforme a necessidade da sua empresa. O mais importante é manter essa gestão com parâmetros bem definidos. 

5. Esteja aberto a mudança

Nem sempre é simples convencer os colaboradores mais “tradicionais” sobre a importância de ficar atualizado com as tendências e novidades do mercado. Porém, essa é uma questão obrigatória para empresas em expansão ou crescimento. 

Estar aberto para conhecer (e aceitar) as mudanças é fundamental para adaptar a gestão de despesas conforme a evolução tecnológica e as necessidades da empresa. 

Inclusive, essa boa prática pode refletir diretamente na cultura da empresa, já que os negócios da área tech costumam operar em um ambiente de constante mudança, exigindo agilidade e grande capacidade de adaptação.

Nesse sentido, vale investir — de forma constante — na atualização e capacitação dos colaboradores para que eles possam entender como as ferramentas modernas e a automatização de processos financeiros são benéficos. 

Assim, as empresas abrem espaço para mais eficiência e precisão na gestão de despesas, respondendo à natureza dinâmica desse setor. 

Como colocar em prática? 

Essas são algumas dicas para que as empresas de tecnologia possam ter uma gestão de despesas mais eficiente. Afinal de contas, o desenvolvimento de novas soluções requer investimentos e uma boa gestão financeira permite direcionar os recursos de forma bem mais estratégica.

Essas dicas permitem que a tomada de decisões seja mais rápida, mantendo a competitividade da empresa tech. Aqueles negócios que conseguem otimizar suas despesas têm mais recursos para investir em pesquisa, desenvolvimento e, consequentemente, em melhorias de produtos e serviços. 

Se você busca uma gestão de despesas empresariais sólida, fale agora mesmo com um de nossos especialistas e conheça a ferramenta de gestão da Onfly.