Viagem a trabalho: os desafios para colaboradores que viajam

Frequentemente falamos por aqui sobre a importância da gestão da viagem a trabalho e de como superar as dificuldades desta área nas empresas. Mas os desafios não existem só para os gestores: quem viaja pela empresa precisa também se organizar e se preparar para tudo que aquela viagem vai alterar em sua rotina de trabalho.

Já falamos por aqui sobre o que diz a CLT sobre as viagens a trabalho e como é preciso ter uma política de viagens equilibrada e justa. Contudo, nem sempre o gestor de viagens vive a experiência na prática para saber se as políticas da empresa estão alinhadas com a realidade destes viajantes.

Por isso, confira os desafios que colaboradores que viajam a trabalho possuem e como é preciso pensar nas suas atitudes como gestor para evitar insatisfação, estresse e outros incômodos a quem está viajando.

Falta de personalização na viagem

Existem casos em que a viagem a trabalho é planejada e alinhada previamente, como também casos que se tornam uma necessidade após um tempo. Em qualquer uma dessas situações, o colaborador não costuma ter opção de escolha de seu destino, hospedagem e transporte.

Por aqui, valorizamos o bem-estar do colaborador e acreditamos que insatisfações como esses detalhes não precisam acontecer. O destino e as tarefas por lá precisam ser bem alinhados com este viajante previamente para evitar surpresas e para que ele esteja preparado para seu serviço em outra localidade.

Já detalhes, como hospedagem e transporte, podem ser resolvidos com a descentralização das viagens, em uma plataforma que permita viajantes escolherem suas passagens e hotéis, dentro da política de viagens, como a Onfly.

Necessidades dos viajantes

Um ponto importante a considerar na viagem a trabalho as suas necessidades do colaborador. Essa pessoa possui alguma alergia forte? Restrições alimentares? Alguma deficiência? Faz uso de medicamentos que precisam ser mantidos em condições especiais?

Tudo isso importa para a experiência do colaborador e faz parte de uma boa gestão que a empresa esteja ciente dessas questões. Nem sempre o colaborador se sente confortável em abrir com colegas e sua gestão que precisa tomar algum medicamento ou em exigir que o alimento no voo seja próprio para seu consumo.

A empresa e os gestores precisam ser abertos a essas situações adversas e permitir que o funcionário tenha liberdade de falar sobre isso. Um passo pertinente de gestão de pessoas é realizar um censo interno, mesmo que anônimo, para saber mais sobre as pessoas que trabalham e estar preparada para situações como estas.

Urgência da viagem a trabalho

Dependendo da área de atuação da empresa, viagens com antecedência de 1 ou 2 dias podem surgir e o colaborador não só precisa estar ciente o mais rápido possível, quanto é necessário ter empatia com sua vida fora do trabalho.

Um colaborador que é avisado de uma viagem um dia antes dela acontecer precisa ser compreendido como alguém que não teve tempo de se preparar para viajar, de fazer suas malas com atenção, está sob estresse e precisará parar sua vida para tal.

Compromissos pessoais após o horário de trabalho precisam ser cancelados e, para quem tem papel familiar, é necessário mudar os processos em casa para que tudo dê certo, entre outros.

As pessoas têm vida além das 8 horas que passam na empresa. O gestor precisa reconhecer isso e, quando possível, oferecer soluções para que a viagem não seja uma dor de cabeça para o funcionário.

Recursos como um checklist de viagens podem ser disponibilizados para evitar que o viajante esqueça de colocar roupas apropriadas para a viagem a trabalho, o vôo pode ser comprado mais tarde para que o funcionário possa dormir melhor e sair para o aeroporto fora de horário de pico, entre outros.

Responsabilidade

O viajante tem um objetivo a cumprir no seu destino. Quando ele é convocado para ir, a empresa está depositando confiança nele e espera que resultados positivos saiam deste investimento. É necessário que o colaborador esteja ciente do que é esperado da sua viagem, seus objetivos e tudo que pode ou não fazer enquanto estiver representando a empresa.

O colaborador precisa estar ciente das políticas de viagens e do que a empresa acredita e representa. Quanto mais conhecimento sobre o que ele representa, mais fácil é ele ter confiança no seu trabalho e no que pode levar de benefício para a empresa.

É hora de fazer a melhor viagem a trabalho

Seja com uma gestão eficiente e descentralizada, com controle na ponta do lápis (ou na tela do computador) e colaboradores felizes, as viagens da sua empresa precisam ser as melhores possíveis.

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