Como controlar os gastos com cartão corporativo? Confira 5 dicas
Fazer a gestão de um cartão corporativo requer atenção para evitar situações desagradáveis. Imagina ter uma compra recusada por exceder o limite do seu cartão de crédito corporativo? As regras que envolvem a utilização desta alternativa para eliminar reembolsos devem ser detalhadas para os funcionários a fim de potencializar o uso consciente dos cartões e controlar práticas irregulares de compra.
Um objetivo deste cartão é cobrir as variadas despesas referentes ao seu negócio e centralizá-las em um único lugar. Com o Azulzinho, o cartão corporativo da Onfly, que é integrado em nossa plataforma all-in-one, por exemplo, é possível comprar materiais de escritório; produtos para reposição de estoque e gastos dos funcionários dos funcionários para realizar as suas tarefas (almoços, compras, combustível, entre outros). Além do principal foco que são as despesas de viagem corporativa para eliminarmos de vez os reembolsos de viagens.
Essa liberdade e independência aos colaboradores que usufruem de uma opção como esta reforça também uma maior responsabilidade em controlar as finanças.
O cartão corporativo da Onfly, atua num modelo de crédito pré-pago, ou seja, os valores são creditados nos cartões e é possível fazer o uso daquele valor específico colocado pelo gestor. Essa opção contribui para o controle de gastos já que ao exceder o valor limite você não consegue mais fazer o uso. No caso dos cartões de crédito pós-pagos, mais usuais para pessoas físicas, você possui um limite, gasta e, ao fechamento da fatura, o pagamento é feio.
Porém em ambos os casos é possível se organizar e seguir algumas dicas para não ter surpresas no fim do mês ou em qualquer usabilidade de um cartão corporativo.
São elas:
1 – Siga a política de gastos do cartão corporativo da sua empresa
Sempre falamos por aqui que a criação de uma política de viagem corporativa e de reembolsos é essencial para otimizar processos, controlar custos e definir parâmetros para as viagens e reembolsos de despesas realizadas pelos colaboradores em nome de qualquer empresa. Este documento contempla todas as regras, informações e especificações para este fim, ou seja, o que pode e o que não pode ser feito.
Neste documento também terá toda a relação e detalhamento de como deve ser entregue a prestação de contas e da necessidade de apresentar as notas fiscais como meio de comprovação dos custos com a viagem e/ou compra cotidiana. Plataformas digitais, como a Onfly, que automatizam o reembolso de despesas e organizam toda a gestão de viagens, ajudam muito as empresas a otimizarem custos e melhorar a transparência da política já que tudo fica registrado digitalmente.
Se você é detentor de um cartão corporativo leia atentamente este arquivo para sanar possíveis dúvidas e posteriormente esclarecê-las com o seu gestor.
Nos relatórios é possível saber se há um limite de valores de compras ou reservas de passagens e aéreos, se há algum produto que é proibido a compra, como bebidas alcoólicas, se há uma limitação de uso, se existe a necessidade de guardar notas fiscais ou se ele o cartão atende todo o território nacional e/ou viagens internacionais.
2 – Classifique em categorias as suas despesas com o cartão corporativo
Para não se atrapalhar na hora de entender cada detalhe das suas despesas, a dica é classificá-las por categorias. Criar um método de classificação das despesas pode te auxiliar na hora da prestação de compras. Esse exercício permite uma reflexão sobre o que vale ou não a pena gastar dinheiro.
Pura gestão de despesas em prol da sua empresa!
Você pode classificar em categorias como: hospedagem, transporte, alimentação, estoque, mídia paga entre outros. Conforme as permissões de uso de cada empresa.
Após esse processo, você consegue entender quais são suas despesas fixas, como o pagamento do Ads da sua campanha de marketing, e quais foram suas despesas variáveis, como a compra de um novo computador, por exemplo. Entendendo o que é útil ou não manter, diminuir ou aumentar os investimentos. Claro que todas essas classificações podem ser alteradas de acordo com as movimentações da sua empresa.
Além disso, você e sua equipe consegue entender e elencar qual categoria gera maior peso na utilização do seu cartão corporativo. Consequentemente, apontar o que pode ser feito para dinâmica desta categoria.
3 – Acompanhe o status das despesas do seu cartão corporativo
Dar aquela olhadinha também sobre o rumo e o histórico dos seus gastos com o cartão corporativo não faz mal para ninguém, né? Não espere a fatura ou relatório chegar para entender suas despesas com cartões.
Na Onfly, após a realização de qualquer compra, o usuário do cartão recebe uma notificação por e-mail e via SMS com as informações de compra, ou seja, é possível acompanhar os valores e a natureza das compras assim que elas forem efetuadas.
Quando você compreende em que você está gastando, é possível agir rapidamente para corrigir futuros imprevistos sem comprometer o orçamento da sua gestão.
Uma das facilidades do uso de um cartão corporativo atualmente, como o Azulzinho, é a possibilidade de acompanhar em um dashboard ou relatório de uso acesso online às transações e uma conferência em tempo real das utilizações deste cartão.
Não há tempo para surpresas negativas.
4 – Saiba os diferenciais do seu cartão corporativo
Quando você conhece todos os benefícios e diferencias que o seu cartão corporativo oferece é possível potencializar seu uso. Qual a bandeira do cartão? Ele permite uso internacional? Ele te permite saque? É possível possuir cartões virtuais e sem custo adicional? Saber tudo o que o seu cartão tem para te oferecer é uma baita contrapartida para economia de tempo e recursos.
Todas as garantias de uso da bandeira e do banco do cartão vêm junto com eles. Por exemplo, o cartão corporativo da Onfly possui bandeira Visa, ou seja, ele permite maior comodidade e segurança, já que a bandeira é aceita em milhares de estabelecimentos comerciais em diversos países e territórios. Além do acesso aos caixas automáticos credenciados à rede Visa/Plus espalhados por aí, inclusive no Banco24Horas.
5- Use o cartão corporativo de forma racional
Seja transparente e honesto para com a empresa que você presta serviços! Não dá para sair gastando o seu saldo com o cartão corporativo sem o mínimo planejamento ou apenas para apagar incêndios. É preciso ter ciência de que cada centavo do seu budget merece ser visto com carinho.
Como falamos acima, no guia de política da empresa há o que pode e o que não pode ser usado com o cartão corporativo. É claro que quando se trata de despesas com viagens ou situações cotidianas é possível acontecer emergências. Por isso, use-o e siga todas as normas para não passar sufoco.
