Por que não usar planilhas prontas para fazer o seu RDV
É um processo padrão para quem viaja a trabalho elaborar um relatório de despesas de viagens, o famoso RDV, seja para controle de atividades ou para reembolso destas despesas.
O próprio Excel fornece um modelo de formulário de relatório de despesas de viagem de maneira simples e “arcaica” para categorizar suas despesas, como suas refeições, hospedagem e datas. Mas nem sempre estas planilhas prontas irão solucionar seus problemas.
Embora possa apresentar uma certa praticidade, uma planilha pronta não foi projetada para a sua empresa e as especificidades que seus colaboradores apresentam.
É uma questão lógica, já que muitas dessas planilhas prontas são elaboradas para solucionar problemas básicos e de cunho pessoal e podem ser um risco para sua gestão e consolidação dos seus dados financeiros.
Mas, vamos entender tudo que está em volta desta sigla para compreender a importância da personalização e o impacto de um bom relatório de viagens a trabalho para toda a gestão organizacional da sua empresa.
A importância do RDV
A sigla RDV significa Relatório de Despesas de Viagem e é um importante documento que registra todas as despesas que envolvem uma viagem a trabalho, incluindo hospedagem, transporte, alimentação, entre outros gastos relacionados.
O RDV é um dos principais mecanismos de controle de um gestor de viagens, tanto para entender o comportamento do viajante quanto para possíveis reembolsos.
O RDV normalmente inclui informações como datas e locais de viagem, detalhes das despesas, recibos e comprovantes de pagamento, além de outros documentos que comprovem a necessidade e adequação dos gastos.
Há muitas vantagens em fazer um RDV em uma gestão de viagens corporativas. Podemos citar o controle de gastos, a organização de despesas, a facilitação da prestação de contas e consequentemente, a redução de fraudes e otimização dos processos de gastos.
Além disso, o relatório de despesas de viagens também pode ajudar sua empresa a adequar a política de viagens com base nos dados analisados neste relatório. Se os colaboradores estão gastando muito com a hospedagem, pode ser necessário fazer uma análise nos motivos deste aumento e entender as variáveis deste quesito.
Por que não usar planilhas prontas para RDV?
Parece clichê dizer isso, mas cada empresa realmente é única e apresenta processos diferenciados de como gerir viagens corporativas.
Com isso, os relatórios de viagens a trabalho exigem essa personalização e essa proximidade com o perfil dos colaboradores. Por isso, é preciso pensar em como produzir e quais informações devem conter no seu RDV, já que uma planilha pronta pode apresentar:
Personalização reduzida: digo e repito, cada empresa apresenta políticas e necessidades específicas e certos modelos de planilhas RDV prontas podem trazer certas limitações para o panorama da sua gestão. Isso pode impedir a um entendimento melhor e mais aprofundado sobre sua base de dados.
Erros de digitação ou de fórmula: como a maioria das planilhas prontas que você encontra por aí, é possível que esses documentos tenham erros em suas fórmulas ou equações que podem afetar a precisão dos cálculos e resultados. Também vale lembrar que erros de digitação ou uma vírgula no lugar errado podem comprometer todos os números da planilha.
Segurança dos dados: se você usar uma planilha pronta, precisará inserir informações confidenciais, como detalhes de cartão de crédito ou dados bancários. Isso pode colocar seus dados pessoais ou de negócios em risco se a planilha não for segura o suficiente.
Como substituir a planilha de RDV?
Em vez de usar planilhas prontas, considere utilizar softwares especializados em gestão de despesas de viagem, que oferecem recursos personalizados, integração com outros sistemas e segurança de dados avançada, além de reduzir o risco de erros.
Na Onfly, nossa plataforma disponibiliza relatórios completos sobre as viagens da sua empresa para apoiar a tomada de decisões estratégicas. É possível avaliar se os preços escolhidos pelos colaboradores realmente foram os melhores encontrados, além de verificar o volume de viagens mensais e por ano, detalhado por colaborador e por centro de custos.
Além disso, nosso sistema apresenta diversos campos customizáveis para você personalizar o dashboard conforme as suas necessidades e da sua empresa. Tudo isso com exportação fácil para CSV e Excel. Sem contar com nosso serviço de integração com o seu ERP para facilitar seus lançamentos financeiros e contábeis.
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