Por que não usar planilhas prontas para fazer o seu RDV

É um processo padrão para quem viaja a trabalho elaborar um relatório de despesas de viagens,o famoso RDV,  seja para controle de atividades ou para reembolso destas despesas. O próprio Excel fornece um modelo de formulário de relatório de despesas de viagem de maneira simples e bem “arcaico” para categorizar suas despesas, como suas refeições, hospedagem e datas. Mas nem sempre estas planilhas prontas irão solucionar seus problemas. 

Embora possa apresentar uma certa praticidade, uma planilha pronta não foi projetada para a sua empresa e as especificidades que seus colaboradores apresentam. É uma questão lógica, muitas dessas planilhas prontas são elaboradas para solucionar problemas básicos e de cunho pessoal e podem ser um risco para sua gestão e consolidação dos seus dados financeiros. 

Mas, vamos entender tudo que está em volta desta sigla para compreender a importância da personalização e o impacto de um bom relatório de viagens a trabalho para toda a gestão organizacional da sua empresa. 

A importância do RDV 

A sigla, RDV, significa Relatório de Despesas de Viagem e é um importante documento que registra todas as despesas que envolvem uma uma viagem a trabalho, incluindo hospedagem, transporte, alimentação, entre outros gastos relacionados. O RDV é um dos principais mecanismos de controle de um gestor de viagens, tanto para entender o comportamento do viajante quanto para possíveis reembolsos. 

O RDV normalmente inclui informações como datas e locais de viagem, detalhes das despesas, recibos e comprovantes de pagamento, além de outros documentos que comprovem a necessidade e adequação dos gastos. 

Há muitas vantagens no porquê de fazer um RDV em uma gestão de viagens corporativas. Podemos citar o controle de gastos, a organização de despesas, a facilitação da prestação de contas e consequentemente, a redução de fraudes e otimização dos processos de gastos. 

Além disso, o relatório de despesas de viagens também pode ajudar sua empresa a adequar a política de viagens com base nos dados analisados neste relatório. Se os colaboradores estão gastando muito com a hospedagem, pode ser necessário fazer uma análise nos motivos deste aumento e entender as variáveis deste quesito. 

Por que nao usar planilhas prontas para RDV

Parece cliché dizer isso mas cada empresa realmente é única e apresenta processos diferenciados de como gerir viagens corporativas. Com isso, os relatórios de viagens a trabalho exigem essa personalização e essa proximidade com o perfil dos colaboradores. Por isso, é preciso pensar em como produzir e quais informações devem conter no seu RDV, já que uma planilha pronta pode apresentar:

Personalização reduzida: Digo e repito, cada empresa apresenta políticas e necessidades especificas e certos modelos de planilhas RDV prontas podem trazer certas limitações para o panorama da sua gestão. O que pode impedir a um entendimento melhor e mais aprofundado sobre sua base de dados.

Erros de fórmula: Como a maioria das planilhas prontas que você encontra por aí, é possível que esses documentos tenham erros em suas fórmulas ou equações que podem afetar a precisão dos cálculos e resultados.

Segurança dos dados: se você usar uma planilha pronta, precisará inserir informações confidenciais, como detalhes de cartão de crédito ou dados bancários. Isso pode colocar seus dados pessoais ou de negócios em risco se a planilha não for segura o suficiente.

O que fazer então?

Em vez de usar planilhas prontas, considere utilizar softwares especializados em gestão de despesas de viagem, que oferecem recursos personalizados, integração com outros sistemas e segurança de dados avançada, além de reduzir o risco de erros.

Na Onfly, nossa plataforma disponibiliza relatórios completos sobre as viagens da sua empresa para apoiar a tomada de decisões estratégicas. É possível avaliar se os preços escolhidos pelos colaboradores realmente foram os melhores encontrados, além de verificar o volume de viagens por mês e por ano, detalhado por colaborador e centro de custos. 

Além disso, nosso sistema apresenta diversos campos customizáveis para você personalizar o dashboard de acordo com as suas necessidades e da sua empresa. Tudo isso com exportação fácil para CSV e Excel. Sem contar com nosso serviço de integração com o seu ERP para facilitar seus lançamentos financeiros e contábeis. 

Não dê bobeira com planilhas prontas e encontre a melhor solução para sua empresa. Quer saber mais? Fale com um de nossos consultores de viagens.

viagem a trabalho
Compartilhe esse conteúdo
José Alberto Rodrigues
José Alberto Rodrigues

Olá! Me chamo José Alberto Rodrigues. Sou jornalista e pós-graduado em Comunicação e Marketing. Sou o Analista de Conteúdo na Onfly e nos últimos meses venho me dedicando a entender como funciona o mercado de viagens corporativas e como otimizar os custos de viagens das empresas. Para falar comigo, é só mandar um e-mail para jose@onfly.com.br