Fraude: como localizar no acordo de viagens da sua empresa?

Fraude é um problema sério que pode afetar muito negativamente as finanças e a reputação de uma empresa. 

Segundo a Associação de Examinadores Certificados de Fraudes (no original, Association of Certified Fraud Examiners — ACFE), organizações em todo o mundo perdem entre 5% a 8% de seu faturamento devido à fraude, e uma parte significativa (cerca de 15%) dessas perdas está relacionada às viagens a trabalho. 

Na prática, são milhares e milhares de reais da companhia indo pelo ralo. Ou melhor, indo diretamente para o bolso dos fraudadores. 

Por isso, neste artigo tratamos do que é fraude em viagens a trabalho e nos acordos tarifários, quem pode cometê-la, como ocorre, como fazer auditorias e a importância de dados e relatórios na prevenção.

O que é uma fraude na viagem a trabalho? 

A fraude é qualquer atividade ilícita onde recursos financeiros ou outros ativos da empresa são desviados ou mal utilizados durante as reservas, execução ou reembolso de despesas de viagem. 

Essa fraude pode variar de pequenas despesas lançadas indevidamente (como a nota fiscal com valor diferente do que realmente foi gasto para pagar um táxi, por exemplo) a grandes e complexos esquemas envolvendo vários indivíduos e volumosas quantias de dinheiro. 

A ACFE destaca que tais fraudes podem incluir falsificação de documentos, pedidos de reembolso fraudulentos e até mesmo preços “inflados” apresentados por fornecedores de serviços de viagem.

• Agências de viagens ou outros prestadores de serviços não transparentes podem inflacionar preços de passagens e hospedagens, ou cobrar por serviços não prestados;
• Gestores que aprovam viagens podem ser coniventes com práticas fraudulentas, como aprovar despesas inexistentes ou inflacionadas em troca de vantagens pessoais;
• Colaboradores podem inflacionar despesas ou criar recibos falsos para obter reembolsos maiores do que realmente gastaram.

Já tratamos aqui no blog da fraude em viagens a trabalho e é sempre válido ressaltar que erros humanos acontecem em processos empresariais e, por isso mesmo, é fundamental verificar o que gerou a inconsistência nos dados para saber se houve um erro acidental ou fraude no processo. 

Quem é o responsável por fraude em acordo tarifário das viagens a trabalho? 

As fraudes nas viagens a trabalho, infelizmente, também podem afetar os acordos tarifários entre a empresa e a companhia aérea. Vale lembrar que os acordos são descontos negociados entre empresas aéreas e empresas clientes, que podem variar, em média, entre 5% e 25%. 

Nessa situação, as fraudes podem ocorrer quando existe uma agência de viagens antiética como parceira das viagens das empresas. São várias formas de executar a atividade ilícita e o desvio de dinheiro quando não há transparência entre o que foi comprado e o que se pagou de fato. 

O desvio financeiro pode acontecer por manipulação de tarifas. Nesse caso, agências de viagens podem alterar tarifas após a aprovação inicial, aproveitando-se da falta de fiscalização rigorosa.

Também podem ser criados esquemas complexos de superfaturamento ou serviços não prestados. Por exemplo, agências de viagens podem inflar os valores do acordo tarifário, cobrando o valor cheio da empresa e aplicando o desconto para ficar com a diferença. 

Também pode haver a criação de documentos falsos, criados pelos próprios colaboradores ou agências para justificar despesas inexistentes.

E mesmo que não sejam os fraudadores, gestores de viagens (ou outro profissional responsável pelas viagens da empresa) podem ser prejudicados por essas fraudes. Isso porque cabe a eles fazer o monitoramento das tarifas, reservas e relatórios, garantindo ainda que a agência de viagens seja segura e de confiança. 

Para lidar com todos esses tipos de fraudes, a solução é implementar um parceiro de viagens confiável. A agência de viagens deve oferecer transparência completa e relatórios acessíveis, que façam registros dos dados em tempo real. 

Isso aumenta a segurança de que os processos estão sendo cumpridos, oferecendo total transparência nos acordos tarifários. O ideal é optar por uma travel tech, que utiliza a tecnologia como pilar nesses processos, reduzindo drasticamente as chances de erros humanos e que permite visualizar todos os dados para reduzir fraudes. 

Como fazer verificações nos acordos tarifários da sua empresa? 

Se você suspeita que haja fraudes ou inconsistências nos números dos bilhetes aéreos emitidos com seus acordos tarifários, a checagem é um processo essencial.

Por meio de uma análise minuciosa é possível identificar e até mesmo prevenir fraudes em viagens a trabalho. Algumas estratégias são muito eficazes, como: 

• Manter uma frequência de auditorias: realizar avaliações periódicas nas reservas e nas despesas de viagens vai garantir que todos os gastos sejam legítimos e estejam corretamente documentados;
• Fazer cruzamento de dados: quando há suspeita de fraude, o ideal é comparar dados de diferentes fontes. Avalie as informações de agências de viagens, travel techs, companhias aéreas, relatórios internos e recibos para identificar possíveis discrepâncias. Compare o valor pago, o valor oferecido pela companhia aérea e o valor que deveria ter sido cobrado com o acordo tarifário para verificar se houve inflação irregular dos preços; 
• Utilizar a tecnologia: utilizar software e sistemas de gestão de viagens e de despesas corporativas na rotina vai te ajudar a identificar padrões anômalos de gastos que podem indicar fraude;
• Fique atento ao mercado: acompanhar as tendências de mercado e receber feedbacks de colaboradores e fornecedores para verificar a segurança do seu parceiro de viagens aumenta a confiabilidade das transações.

Para te ajudar a analisar a integridade do seu acordo tarifário e garantir que o processo está sendo cumprido honestamente, desenvolvemos um diagnóstico gratuito com o nosso time de especialistas em dados. 

Solicite uma avaliação e tenha certeza que está tudo em conformidade agora mesmo. 

Qual é a importância dos dados para prevenir fraudes? 

Os dados precisos e relatórios detalhados são fundamentais para prevenir (e identificar) fraudes em viagens a trabalho. 

Os números fornecem uma visão transparente das reservas e das despesas para permitir um diagnóstico precoce de possíveis irregularidades. 

Para isso, é recomendado utilizar sistemas integrados de gestão de viagens que ofereçam visibilidade em tempo real sobre todas as reservas e despesas relacionadas a viagens. Nesse sentido, plataformas que permitem a integração com outros sistemas, como ERP, também são grandes aliadas, pois reduzem os erros humanos, como falhas de digitação. 

Também é essencial que a agência de viagens informe relatórios detalhados de todas as viagens, incluindo justificativas para despesas e documentação de suporte, conciliando todos os valores cobrados e pagos. 

Afinal, a transparência e a precisão dos dados são essenciais para criar um ambiente de confiança e responsabilidade.

Se você não sabe exatamente quanto sua empresa pagou nos bilhetes aéreos com acordo tarifário para agências tradicionais de viagens, solicite um diagnóstico gratuito com o nosso time de dados.