5 dicas para aprovar ou reprovar despesas facilmente

A análise para aprovação ou para reprovação das despesas corporativas faz parte da rotina de qualquer gestor. Apesar de ser comum no dia a dia, a gestão de despesas nem sempre é simples. É que, na prática, as despesas podem estar em desacordo com a política da empresa ou com o manual de procedimentos.

Por isso, garantir uma gestão efetiva e transparente é importante para o gestor, para a saúde financeira da empresa e também para o colaborador – que vai evitar o prejuízo de ter seus gastos reprovados. Pensando nisso, vamos falar sobre algumas estratégias que podem ajudar a aprovar ou reprovar despesas de viagens com mais facilidade. 

1. Tenha uma política clara

O primeiro passo para evitar dor de cabeça com os gastos corporativos é estabelecer uma política clara de viagens e de despesas. Com este documento, fica claro quais despesas são reembolsáveis, quais não são e também quais são os critérios de gastos aprovados ou não. Na prática, isso ajuda a evitar mal-entendidos e reduz o número de despesas que precisam ser revisadas e/ou reprovadas. 

Dentro da solução da Onfly, a política é incorporada à plataforma, simplificando ainda mais o processo de checagem se a despesa está ou não ferindo o que é determinado pelo documento.

2. Faça auditoria dos gastos

Para auditar os gastos, as empresas exigem comprovantes de todas as despesas. É importante que os funcionários forneçam os comprovantes das despesas, como recibos e as (dezenas) de notas fiscais. E, em muitos casos, se o funcionário não puder fornecer um comprovante para uma despesa, é bastante provável que ela seja reprovada.

Entretanto, para comprovar os gastos, o colaborador não precisa acumular dezenas de notinhas. Com uma ferramenta de gestão, é simples cadastrar o gasto e a nota fiscal, na palma da mão e sem estresse. Também vale pensar em um cartão corporativo como solução para dar fim ao reembolso: é muito mais controle na hora de gerir as despesas.

Ou seja, a auditoria é fundamental, mas quando realizada de forma assertiva, ela é muito mais eficaz, evitando fraudes e inconscienciosas na prestação de contas.   

3. Analise as despesas com frequência 

Não deixar as despesas acumuladas aguardando a aprovação ou reprovação é outra dica de ouro. Isso garante a fluidez do processo, evitando demora sem sentido nos processos.  Com uma rotina estabelecida, é mais fácil verificar se as despesas estão dentro do orçamento, se os gastos estão apropriados e também reduzir as contas desnecessárias.

A análise constante das despesas torna o processo mais eficiente, identificando despesas impróprias, aumentando a conformidade com as políticas da empresa e detectando erros ou fraudes antes que tomem proporções maiores. 

4. Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia é uma grande força na hora de gerir as despesas. Os processos podem ser automatizados, simplificados e realizados em menos tempo – direcionando os esforços para onde são realmente necessários. 

Nesse sentido, utilizar um sistema de gestão de despesas pode facilitar muito o processo de aprovar ou reprovar despesas. O sistema permite que os funcionários enviem suas despesas de viagem eletronicamente, o que torna mais fácil para os gestores revisarem e reprovar as despesas que não estão conforme as políticas da empresa.

Com a Onfly, é possível aprovar vários RDV’s e adiantamentos de uma vez, tornando a experiência do aprovador muito melhor. 

Informe o motivo da reprovação

Os colaboradores precisam estar cientes da política de viagens e de despesas antes de começarem a viagem corporativa. Mas, no caso de uma despesa incompatível com a política e, por isso, reprovada, é importante que o colaborador saiba o motivo – tanto para garantir a comunicação clara dentro da empresa, quanto para evitar casos de recorrência. 

Na plataforma de gestão de despesas da Onfly, por exemplo, as despesas aprovadas ficaram verdes e as reprovadas, vermelhas. Isso torna a visualização mais fácil. Olha só como é intuitivo saber se a despesa foi aprovada ou não:

Além disso, ao clicar em reprovar, é possível detalhar em uma caixa de comentários o motivo da reprovação. No caso do RDV, também fica explícito o motivo da reprovação. 

O porquê da reprovação fica explícito tanto na plataforma, quanto é comunicado por e-mail. Dessa forma, o colaborador consegue saber o motivo pelo qual seu gasto foi reprovado. 

Com essas dicas, a rotina de aprovar ou recusar despesas fica bem mais simples e prático! Assine nossa newsletter e fique por dentro das melhores dicas para uma gestão eficiente de viagens e de despesas:

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