Checklist de Viagem Corporativa

Entenda tudo que é necessário levar para uma viagem a trabalho e faça download do Checklist de Viagem Corporativa da Onfly!

Se você já viajou, sabe bem todos os preparativos que envolvem esse processo. E se já viajou a trabalho, deve saber que é preciso se atentar a muito mais coisas para evitar uma experiência ruim, ter que comprar itens às pressas ou, até mesmo, perder viagem.

Com isso em mente, elaboramos aqui na Onfly um Checklist de Viagem Corporativa que você poderá fazer download e adaptar para as necessidades das viagens de seus colaboradores e garantir o sucesso e experiência das viagens da sua empresa.

Mas antes, vamos conversar um pouco sobre tudo que acontece para uma viagem corporativa acontecer e o que deve os colaboradores devem considerar para se prepararem para a viagem.

O pré viagem

Antes de qualquer coisa, temos que deixar claro o óbvio: para acontecer uma viagem, o colaborador precisa estar ciente da viagem e da política de viagem da empresa, as passagens precisam ser compradas, o hotel reservado e os transportes escohidos e fechados. Outro ponto elementar da pré viagem é definir os objetivos da ida ao destino e saber quanto tempo vai ser gasto para cumprir as tarefas.

Viajar gera desgaste físico ao colaborador, gasta tempo dos gestores para o planejamento e execução dessa viagem e, caso algo dê errado, pode gerar estresse, perdas monetárias e até ameaçar a integridade física do colaborador. Por isso, é muito importante que os gestores saibam lidar com as viagens corporativas e possam fazer isso da melhor forma possível para empresa e para o colaborador.

No limite, viajar por viajar para fazer número, é uma tremenda bobagem, lembre-se que existem tecnologias eficientes para fazer video-conferência, portanto, viaje se efetivamente for importante, ok?

Então lembre-se de tudo que precisa ser feito e não esqueça de conferir as regras especiais e como estão sendo as viagens durante a pandemia.

Tudo que você precisa levar numa viagem corporativa

Checklist de Viagem Corporativa

Com todas as tarefas dos gestores realizadas para que a viagem ocorra e com o colaborador ciente de suas atividades e de quando será a viagem, chega a hora de completar o Checklist de Viagem Corporativa com tudo que precisa ser levado para o destino. 

Veja um pouco sobre tudo que com certeza precisa ser levado para o sucesso desse investimento.

Documentos

A coisa mais importante para qualquer pessoa fazer uma viagem é ter consigo os documentos. É com eles que é feita a identificação e, se você não os tiver em mãos, você não é ninguém (literalmente). Agora imagina, num lugar fora de onde você não conhece muitas pessoas, não conseguir provar quem você é?

Por isso, ter em mãos um documento válido nacionalmente ou internacionalmente é imprescindível. No Brasil, são utilizados normalmente a Carteira de Identidade e a CNH, que permite também dirigir em todo o país. 

Já internacionalmente, alguns países próximos aceitam a Carteira de Identidade e, a maioria, requisita que você tenha um Passaporte válido e, até mesmo, um visto de permanência. 

Outro documento que agora está sendo necessário para acessar alguns estabelecimentos e eventos no país e no mundo são os Certificados de Vacinação contra Covid. Aqui, cabe ressaltar que no Brasil, cada estado tem uma definição do que pode ser utilizado, mas no geral, o app ConectSus exibe este comprovante.

E pensando em viagens corporativas, pode ser necessário para sua empresa que você leve seu crachá de identificação para acessar outras sedes e, até mesmo, ter acesso a eventos, fábricas, entre outros.

Itens para realizar a viagem 

Com os documentos em mãos, agora é preciso ter tudo que é preciso para que a viagem ocorra. Ou seja, toda a papelada e e-mails e aplicativos e vouchers que vão garantir seu transporte, sua estadia e suas atividades.

Começo então com o básico: o cartão de embarque, seja do avião ou do busão, de ida e de volta (!). Para voos, os cartões são liberados com o check in 48 horas antes e, para o transporte rodoviário, normalmente é liberado com a compra. Outro transporte que deve ser considerado é caso algum veículo precise ser alugado. Nisso, a reserva tem de estar feita e, caso necessário, o caução pago (cabe à empresa evitar que o colaborador precise utilizar o cartão pessoal para tal).

Outro item importante é o voucher do hotel. Afinal, depois que chega, é preciso se hospedar. A forma com que cada hotel e cada rede realiza a validação do seu voucher é diferente em cada uma, mas é sempre bom tê-lo em mãos, seja por e-mail, impresso ou em um app.

É válido também lembrar dos objetivos da viagem: se for uma participação em eventos, você precisa lembrar dos ingressos e/ou credenciais.

Itens básicos

Agora sim, passando para os itens básicos para a viagem que, caso sejam esquecidos, é possível conseguí-los no destino. Mas vamos concordar né, é melhor levar!

Começamos com itens de higiene pessoal. Escovar os dentes, tomar banho, passar desodorante… é sempre bom ter tudo que você precisa para fazer negócios limpinho e cheirosinho.

Seguimos para um item que é mais que importante atualmente: máscaras. Enquanto as autoridades não permitem, ainda é obrigatório em todo território nacional o uso de máscaras em espaços públicos e nos meios de transporte. Cabe então sempre levá-las e garantir que são de qualidade e confortáveis para o uso

Outra coisa importante que muita gente esquece são os remédios de uso contínuo. Mesmo que muita gente leve a famosa “farmacinha” na bolsa, muita gente que precisa dos remédios para manter a saúde pode deixar os remédios por último (já que precisam ser tomados) e esquecerem deles. É bom também estar ciente que em voos, algumas substâncias precisam ser autorizadas e, em caso de necessidade de refrigeração, despachadas de forma correta.

Para terminar, dois objetos que a gente só percebe que esqueceu quando precisa deles: Carregador do Celular e Guarda-Chuvas. Vai me falar que nunca esqueceu de levar um destes? 

Material de Trabalho

Agora, vamos conversar sobre o que cada situação vai ter uma necessidade. Os materiais de trabalho que são necessários para que os objetivos da viagem do colaborador sejam cumpridos variam, mas levantamos aqui alguns que costumam aparecer em quase todas as viagens.

Os notebooks (e tablets) são cada vez mais necessários e quase todas as viagens a trabalho necessitam que estes sejam levados. Afinal, o colaborador pode trabalhar a distância, completar relatórios, rodar programas e softwares, conectar com maquinários, e por aí vai. Logo, lembre-se de levá-los e levar os seus carregadores.

Muita gente também costuma precisar de alguns itens de papelaria, como papel, cadernos, canetas e pranchetas e de alguns itens eletrônicos, como pen drives, discos externos, câmeras fotográficas, cabos de conexão. Aqui entra aquilo que comentei anteriormente sobre ir de acordo com a necessidade e objetivos.

Outros itens importantes são também os Equipamentos de Proteção Individuais. Às vezes, seu executivo de vendas vai estar muito bem seguro numa sala de reuniões no 19º andar de um prédio espelhado, mas quando seu mestre de obras estiver visitando uma obra em outro estado, ele vai precisar do EPI. Ok, o EPI pode ser disponibilizado na obra, mas deixe o colaborador avisado de como conseguir. 

Próximo dos EPIs estão as roupas adequadas e acontece da mesma forma: vender seu produto para investidores caretas? Levar terno. Análise de solo numa mina? Calça jeans e camisa. 

Pegou o sentido da coisa?

Então bora para o próximo tópico…

Roupas

Aproveitando as roupas adequadas, a gente não pode esquecer das roupas em si. Lembre-se das peças de cima, das de baixo, das peças inteiras, dos calçados. 

Nesse tópico, destacamos o que é mais fácil esquecer: pijaminha, chinelo e roupas íntimas. Esses entram na mesma categoria dos carregadores de celular: você vai esquecer e precisar sair pra comprar um. 

Cada empresa e cada viajante tem sua necessidade

Como deixamos bem claro, cada empresa e cada viajante tem sua necessidade. O Checklist de Viagem Corporativa é um guia geral e que pode ser adaptado para cada empresa e cada tipo de viagem. 

Às vezes, uma viagem para apresentação em estande requer lembrar dos materiais, cartões de visita e até mesmo os mimos para distribuição. Outras vezes, a viagem é um bate volta na ponte aérea. Por isso, cabe o planejamento e a consciência do

 que vai ser feito.

Faça download do Checklist de Viagem Corporativa

Depois dessa explicação toda, vamos ao que realmente importa: o Checklist de Viagem Corporativa da Onfly! Para situar, elaboramos este list para facilitar os preparativos para viajar do seu colaborador. Sinta-se à vontade para completar os campos e, se necessário, alterá-los para as necessidades de sua empresa. 

Para a personalização, disponibilizamos alguns campos com texto em vermelho e a possibilidade de editar completamente a planilha, para ficar da forma que você precisa. 

Clique no banner abaixo para fazer o download!

Leve a gestão de viagens da sua empresa para o próximo nível

Agora que o checklist foi resolvido, já pensou em facilitar e elevar as viagens da sua empresa para o próximo nível? O “pré viagem” que te contei lá no começo gasta muito tempo e pode ser muito mais prático: com a Onfly, você tem todas as compras e reservas num só lugar, com pesquisa de preços e muito mais. Além do pré, o pós viagem também acontece na plataforma, com gestão de despesas, relatórios e muita facilidade.

E melhora mais ainda: a nossa solução de viagens reduz até 30% as despesas com passagens, hotéis e reembolsos da sua empresa! Conheça a Onfly:

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Arthur Fortes
Arthur é Estagiário de Marketing na Onfly e graduando em Turismo com ênfase em Marketing na UFMG. Para conversar com Arthur, envie um e-mail para arthur@onfly.com.br !

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