Checklist para contratar uma agência de viagens corporativas 

Contratar uma agência de viagens corporativas parece simples, mas quando a operação cresce, os desafios começam a aparecer. 

Muitas empresas ficam presas a contratos rígidos, plataformas antigas e custos inesperados, o que gera atrasos, retrabalho e perda de controle financeiro.

Este guia apresenta critérios essenciais para escolher uma TMC moderna, alinhada à tecnologia, transparência e suporte eficiente. Com esse checklist, sua empresa evita riscos comuns e constrói uma gestão de viagens mais previsível e segura.

A seguir, você encontra os três pilares que orientam uma contratação estratégica. Confira os pontos de atenção e avance com segurança na escolha da sua próxima agência!

1. O pilar tecnológico: plataforma e autonomia (OBT)

Antes de avaliar tarifas ou atendimento, é fundamental analisar a base tecnológica da agência. A plataforma define a experiência do viajante, o nível de autonomia do time e a eficiência do processo de reservas.

Uma TMC (empresa de gestão de viagens corporativas) que não investe em tecnologia força sua empresa a depender de processos manuais. Isso cria gargalos e aumenta custos operacionais. Por isso, o primeiro pilar exige atenção especial.

1.1. A necessidade de self-booking (OBT)

Ao buscar uma TMC, comece verificando se ela oferece uma Online Booking Tool funcional. 

Muitas agências ainda trabalham com atendimento por e-mail, o que limita escala e velocidade. A ausência de tecnologia gera dependência do agente e reduz o controle interno.

Antes de fechar contrato, valide:

• A plataforma permite reservar aéreo, hospedagem e mobilidade em um único lugar?;
• O viajante consegue fazer tudo sozinho, dentro da política?;
• O sistema substitui o atendimento manual ou apenas replica o processo antigo?.

Uma OBT eficiente aumenta a autonomia e melhora a experiência do colaborador. Seu time passa a resolver demandas simples sem intervenção, o que reduz o tempo gasto com deslocamentos administrativos.

1.2. Capacidade de integração (APIs)

Após confirmar a existência de uma plataforma, o próximo passo é avaliar sua capacidade de integração. A gestão de viagens precisa conversar com o financeiro e com o ERP da empresa. Caso contrário, você terá dados incompletos ou atrasados.

Use estas perguntas como guia:

• A ferramenta se conecta ao seu ERP, como Omie ou NetSuite?;
• O sistema disponibiliza relatórios em tempo real para o CFO?;
• Os dados precisam ser exportados manualmente ou fluem por API?.

A falta de integração dificulta controles essenciais, como conciliação de despesas, centros de custo e monitoramento de budget. Empresas que buscam eficiência precisam priorizar ferramentas conectadas ao ecossistema corporativo.

1.3. User Experience (UX)

Mesmo com integrações e funcionalidades robustas, uma plataforma pode fracassar se não for intuitiva. Muitos viajantes deixam de usar a ferramenta quando encontram telas confusas ou etapas pouco claras.

Antes de contratar, investigue:

• O fluxo de reserva é simples e rápido?;
• O viajante entende facilmente como pesquisar e finalizar uma compra?;
• A experiência reduz erros ou gera dúvidas constantes?.

Uma boa UX diminui a dependência do time de suporte e aumenta a adoção interna. Quando a plataforma é fluida, a política se cumpre naturalmente e as exceções caem.

2. O pilar financeiro: transparência e custos

Depois de avaliar a tecnologia, é hora de analisar os custos. O pilar financeiro é decisivo para o CFO, já que muitos contratos escondem taxas adicionais ou modelos pouco claros. A previsibilidade é essencial para evitar surpresas.

Antes de avançar, é importante entender que o mercado está passando por transformações. O futuro é das TMCs que unem software, transparência e atendimento 24h, criando uma operação mais eficiente para todos.

2.1. Estrutura de remuneração da TMC

A forma como a agência ganha dinheiro afeta diretamente a transparência do processo. Existem modelos que incentivam a eficiência e outros que criam conflitos de interesse. Modelos baseados em comissão são geralmente os mais opacos.

Entenda as opções mais comuns:

• Fee por transação: valor fixo por reserva executada;
• Fee mensal (SaaS): assinatura estável, independente do volume de viagens;
• Mark-up (comissão): a TMC adiciona uma margem sobre tarifas, reduzindo transparência.

Antes de avançar, verifique se a agência realmente opera com custos expostos. Isso evita incentivos desalinhados e garante que a TMC trabalhe a favor da empresa, não da tarifa que paga mais comissão.

2.2. Taxas ocultas: as red flags

Taxas ocultas são responsáveis pela maioria dos conflitos entre empresas e TMCs. Ao fechar contrato, muitos detalhes passam despercebidos. Só depois a empresa descobre cobranças adicionais por processos simples.

Avalie com cuidado:

• Existe cobrança extra por emissão, reemissão ou cancelamento?;
• Há taxa adicional da TMC em cancelamentos, além da tarifa da companhia aérea?;
• Qual é o prazo real para devolução de créditos de passagens canceladas?.

Taxas pouco claras podem comprometer o planejamento financeiro. É essencial confirmar todas as condições antes de assinar, garantindo previsibilidade para o time.

3. O pilar operacional e de suporte (Duty of Care)

O pilar operacional reúne os critérios relacionados à segurança do viajante, à prevenção de riscos e ao atendimento. Isso é vital para empresas que lidam com viagens frequentes ou equipes em campo.

Antes de entrar nos critérios, vale reforçar que a operação é o ponto onde a TMC mais impacta o dia a dia. Uma agência com suporte limitado ou sem estrutura para crises pode comprometer viagens que envolvem prazos críticos.

3.1. Nível de serviço (SLA) e atendimento 24/7

O primeiro aspecto é a cobertura do atendimento. Viagens acontecem em fusos diferentes, com imprevistos fora do horário comercial. Por isso, confirmar a disponibilidade real da TMC é indispensável.

Na avaliação, considere:

• O suporte funciona 24 horas por dia, todos os dias?;
• O SLA para emergências é claro e mensurável?;
• Existem canais múltiplos de atendimento, como telefone e chat?.

A velocidade da resposta impacta diretamente a experiência do viajante e a reputação interna da área de viagens.

3.2. Compliance e política de viagens

Após verificar o suporte, avalie como a agência lida com o cumprimento da política de viagens. A plataforma deve permitir configurar regras que evitam excessos e compras proibidas.

Verifique:

• A ferramenta bloqueia reservas fora do permitido?;
• Existe um fluxo de aprovação simples e documentado?;
• O gestor consegue acompanhar exceções em tempo real?.

Quando a política depende de análise manual, erros são inevitáveis. Automatizar esse processo reforça o compliance e reduz custos.

3.3. Rastreabilidade e gestão de crises

O último ponto do pilar operacional é o Duty of Care. Empresas precisam saber onde seus viajantes estão, especialmente em situações de risco climático, instabilidade política ou incidentes locais.

Avalie se a TMC oferece:

• Mapa com localização dos viajantes em tempo real;
• Alertas de risco para regiões específicas;
• Suporte imediato em remarcações ou evacuações.

Essa camada de controle protege colaboradores e demonstra maturidade na gestão de viagens.

Transforme sua contratação com critérios sólidos

Escolher uma agência de viagens corporativas vai muito além da tarifa. É uma decisão que envolve tecnologia, transparência financeira e capacidade operacional. 

Empresas que seguem este checklist evitam contratos inadequados, reduzem retrabalho e constroem uma operação mais eficiente e segura.

A Onfly reúne exatamente os pilares que o mercado moderno exige. A plataforma integra reservas, política de viagens, conciliação, cartão corporativo e atendimento especializado em um único ambiente. 

Tudo com total visibilidade de custos, autonomia para o viajante e suporte rápido sempre que a operação precisar.

Se a sua empresa busca uma TMC que combine software completo, transparência real e atendimento 24h, a Onfly é o próximo passo. Agende uma demonstração gratuita e veja na prática como elevar o nível da sua gestão de viagens!