Cartões corporativos: mais facilidade, menos preocupações

Saiba como os cartões corporativos oferecem mais facilidade e menos preocupações na gestão de viagens a trabalho.

Em todas as áreas da vida, estamos sempre buscando formas mais fáceis e menos preocupantes de fazer nossas tarefas. Seja pagando nossas contas através do internet banking ou pedindo comida por aplicativo, por exemplo. Os cartões corporativos estão entre essas facilidades que trazem diversos benefícios para os gestores e colaboradores. 

Se você ainda não sabe o que é um cartão corporativo e qual a sua função, veja a seguir todos os detalhes de como a sua gestão de viagens pode se tornar muito mais fácil e menos preocupante com o cartão corporativo. Acompanhe! 

Gastos de colaboradores: o que são e como são reembolsados?

Primeiro, é importante lembrar que um dos desafios de uma gestão de viagens corporativas é ter controle dos gastos dos colaboradores. Basicamente, em uma viagem corporativa os colaboradores que viajam a trabalho precisam se hospedar em hotéis, pagar por transporte, comer, entre outras necessidades que são vistas como gastos. 

Todos esses gastos essenciais devem ser custeados pela empresa, mas é importante considerar que existem dois processos que são muito utilizados, sendo eles: adiantamento de despesas e o reembolso de despesas. 

De forma bem simples, o adiantamento é o processo que consiste em adiantar os gastos para que o colaborador possa pagar por esses gastos já com o dinheiro fornecido pela empresa. Por outro lado, o reembolso é o oposto disso. O colaborador utiliza seu próprio dinheiro para custear seus gastos e depois pede reembolso à empresa.

Nos dois casos, há diversas desvantagens, pois o risco de fraude em alguma etapa do processo é maior, o colaborador pode ter suas finanças pessoais afetadas, há diversos processos que envolvem essas modalidades de custeio, entre outros problemas. 

Cartões corporativos: o que são?

Os cartões corporativos surgiram para facilitar a vida de todo mundo. Eles funcionam como um cartão de crédito convencional, mas são vinculados à empresa. Esses cartões podem ser utilizados em diversas situações, no caso das viagens corporativas, os colaboradores utilizam o cartão corporativo para pagar pelas despesas da viagem, incluindo hospedagem, transporte, alimentação, entre outros gastos. 

Portanto, é muito mais fácil e simples ter o controle dos gastos dos colaboradores em viagens através do cartão corporativo. E esse não é o único benefício. Veja a seguir as facilidades de utilizar esse cartão e todas as preocupações que podem ser eliminadas. 

Mais facilidade

Facilidade é quase um sinônimo para cartões corporativos. E não é para menos, eles oferecem uma gestão muito mais fácil, simples e organizada. Veja a seguir as principais facilidades de utilizar cartões corporativos para custear as despesas de viagens. 

Sem necessidade de adiantamentos

Ao utilizar o cartão corporativo na viagem a trabalho, o colaborador não precisa de adiantamentos. Isso significa que é possível eliminar completamente esse processo que geralmente demanda muito planejamento e que pode apresentar diversas falhas. 

Isso significa que a sua empresa não precisa mais ficar “adivinhando” quais serão os gastos do colaborador em viagem e poderá acabar com todo o processo de comprovação de gastos, já que o cartão corporativo reúne tudo isso em um só lugar. Simples, não é mesmo?

Sem necessidade de planilhas de reembolso

A mesma lógica se aplica às planilhas de reembolso ou ao processo de reembolso de despesas de viagem. Quando a empresa não faz o adiantamento dos gastos, é comum que o colaborador tenha que custear a sua viagem para depois ser reembolsado. Já falamos aqui no blog da Onfly como Empresas que valorizam os colaboradores não trabalham com reembolsos. Vale a pena conferir!

E para acabar de vez com os reembolsos na sua gestão de viagens, basta utilizar o cartão corporativo, que tem o papel justamente de fornecer o recurso necessário para que o colaborador possa custear suas despesas durante a viagem.

Menos preocupações

Com todas essas facilidades, os cartões corporativos também eliminam preocupações para os gestores e colaboradores. Veja a seguir as principais preocupações que são eliminadas ao utilizar o cartão corporativo.

Uma única fatura

Algo bem interessante sobre os cartões corporativos é que eles possibilitam reunir todos os gastos em um só lugar. Em vez de montar planilhas de reembolso ou planejar todas as despesas uma a uma, é possível transformar tudo isso em uma única fatura de despesas.

Isso significa que você terá muito mais controle sobre os gastos, mais organização e menos processos no pagamento das despesas de viagens. 

Gastos contados e calculados automaticamente

Outra grande vantagem de contar com os cartões corporativos para as despesas de viagens dos colaboradores é que eles possibilitam ter todos os gastos contados e calculados automaticamente. Não é preciso ficar calculando os gastos, conferindo as notas fiscais ou fazer qualquer tipo de comprovação, já que aparece tudo bem discriminado na fatura. 

Portanto, utilizar cartões corporativos é se ver livre desses processos cansativos e altamente desgastantes na gestão de viagens corporativas. 

Mais segurança

Por fim, não poderíamos deixar de lembrar que uma grande preocupação nos processos de adiantamento ou de reembolso é em relação à segurança de todo esse processo. Já falamos aqui na Onfly sobre o quanto as fraudes estão presentes nos processos de gestão de viagens. Portanto, ter uma forma mais segura para lidar com essa gestão é algo sempre válido.

Esse é o caso dos cartões corporativos, que possibilitam ter mais segurança em todos esses processos. Dessa forma, é possível afirmar que os cartões corporativos permitem reduzir as fraudes realizadas em processos como adiantamentos ou reembolsos de despesas de viagens. 

Afinal de contas, com o cartão corporativo é possível saber exatamente qual foi o gasto, quando ele foi realizado, entre outras informações. É possível saber tudo que é importante em um só lugar, em uma única fatura. 

Além disso, em caso de perda, furtos e roubos, é possível também bloquear o cartão para evitar gastos e rastrear onde esses gastos foram feitos, diferente se o colaborador for adiantado em dinheiro.

Conclusão

Bom, vimos até aqui que processos como adiantamento e reembolso já estão ultrapassados, além de demandar diversos processos que muitas vezes abrem brechas para problemas como fraudes. Portanto, contar com uma opção mais moderna, prática, fácil e que elimina diversas preocupações, é algo muito vantajoso para qualquer empresa. E tudo isso é possível através dos cartões corporativos. 

Gostou dessa dica muito legal para descomplicar a sua vida na gestão de viagens? Comente com a gente se você já utiliza um cartão corporativo na sua empresa!

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Arthur Fortes

Arthur é Analista de Marketing na Onfly e graduando em Turismo com ênfase em Marketing na UFMG.
Para conversar com Arthur, envie um e-mail para arthur@onfly.com.br !

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