Booking Leakage: Entenda o que é isso e como evitar na sua empresa

Você já ouviu falar em Booking Leakage? O termo pode ser novidade para você, mas a prática é muito comum dentro das empresas. Trata-se do vazamento de reservas, em uma tradução literal. Uma prática que prejudica todo o controle e a visibilidade dos gastos com viagens dentro de uma organização. 

Basicamente, sua empresa possui um sistema de gerenciamento de viagens já configurado, integrado como ERP e com sua plataforma de BI.

Mas é conhecido que nem todos os funcionários utilizam o sistema regularmente ou adequadamente, ou pior, os sistemas não possuem a mesma disponibilidade de inventário que os sites que vendem para consumidor final, como OTAs. Isso é bastante frustrante para a empresa, principalmente porque esse comportamento, que é chamado de booking leakage, pode trazer consequências sérias para a gestão.

Parece confuso para você? 

A seguir explicarei tudo sobre essa prática e porque ela é tão comum nas empresas. Confira!

O que é booking leakage?

Booking Leakage é o termo em inglês para vazamento de reservas, em uma tradução literal. É a prática onde funcionários fazem reservas fora do canal de reservas “oficial”  utilizado pela empresa. A prática inclui reservas de voos e de hotéis feitas fora da plataforma ou da política de viagens da empresa. 

Por exemplo, em vez do funcionário utilizar o sistema interno “oficial” para reservar um voo, ele faz a reserva diretamente no site da companhia. Dessa forma, a reserva fica completamente invisível para o gestor de viagens corporativas. 

Todo tipo de reserva feita fora do sistema utilizado pela empresa se torna invisível para o gestor, que é responsável por controlar as despesas dos funcionários em viagens a trabalho, ela só aparece depois, no ERP, em forma de “reembolso”, muitas vezes classificado como “outros”.

As reservas feitas externamente não transmitem a mesma visibilidade para os gestores, com todos os detalhes e informações necessárias para um maior controle financeiro e gerencial, como por exemplo, se a compra foi a mais barata ou se o prazo de antecedência estava dentro da política. Dessa forma, o funcionário precisa detalhar todas essas informações através de relatórios de despesas, o que torna o trabalho muito mais demorado e passível a erros e fraudes. 

Também é válido lembrar que esse é um grande problema para empresas que não possuem política de viagens e sistemas de reservas, sendo que os colaboradores podem fazer reservas onde quiser, levando às mesmas dificuldades que mencionei antes. 

Quais são os problemas que o booking leakage pode causar?

Os mais afetados por esse comportamento são os gestores, equipe financeira e os acionistas da empresa, que precisam se desdobrar para detalhar as reservas que são praticamente invisíveis quando realizadas fora do sistema configurado pela empresa. Mas eles não são os únicos…

Esse comportamento também pode trazer consequências financeiras significativas para a empresa e até problemas de segurança. As plataformas e sistemas que existem para gerenciamento de viagens corporativas são utilizados não apenas para facilitar o trabalho, mas também para garantir maior compliance, transparência e segurança em todas as operações. 

Veja a seguir os três principais motivos para que sua empresa utilize uma plataforma para gerenciamento de viagens corporativas.

• Visibilidade dos custos – tudo detalhado para que nada fique invisível em sua gestão;
• Controle dos custos – dados detalhados permite um maior controle sobre os custos de uma viagem;
• Acesso às informações de reservas – se necessário, é possível saber todas essas informações a qualquer momento.

Portanto, não utilizar plataformas e sistemas de reservas é um grande erro que pode levar aos seguintes problemas em sua empresa:

1. Aumento dos custos com reservas 

Os sistemas de reservas possuem diversos objetivos, sendo que um deles é encontrar opções de reservas mais baratas de acordo com as necessidades de viagens.

Quando o colaborador realiza a reserva por conta própria, na maioria das vezes não há uma pesquisa aprofundada sobre os melhores preços. Logo, a reserva costuma ser mais cara e é a empresa que acaba sofrendo com isso no longo prazo. 

2. Aumento das chances de fraudes

As fraudes podem acontecer quando menos esperamos, mas se tem algo que aumenta as chances delas ocorrerem em uma gestão de viagens é quando as reservas são feitas fora de um sistema.

Dentre as diversas fraudes que existem, a prática de apresentar notas fiscais falsas ou até mesmo fraudadas em conjunto com o gerente do hotel, por exemplo, é bastante comum. Isso acontece quando o colaborador faz a própria reserva e não há um sistema para detalhar os custos e as demais informações da reserva. 

3. Aumento da insatisfação no setor financeiro

A falta de transparência nas informações da reserva realizada pelo funcionário é algo que traz grande insatisfação para o setor financeiro. Os gestores que lidam com esses processos têm grandes dificuldades em detalhar os gastos da viagem quando o colaborador não traz essas informações detalhadas. 

Isso gera processos desnecessários, podendo inclusive levar ao turnover. Além da demora em solicitar, conferir e aprovar relatórios que devem ser feitos pelo colaborador que fez a reserva fora da plataforma.

Por que os colaboradores fazem reservas fora da plataforma?

Nem sempre isso acontece por má-intenção do colaborador, que fique claro, aliás, arrisco a dizer que boa parte dos colaboradores fazem reservas fora da plataforma oficial, simplesmente porque as plataformas oficiais são ruins e tem baixo inventário. O motivo mais comum para que isso aconteça é incongruências entre as preferências dos colaboradores e a plataforma de reservas utilizada. Veja a seguir como ocorre essas incongruências:

• O colaborador acredita que poderá encontrar uma reserva mais econômica fora da plataforma. Não é por mal, mas ele reserva fora da plataforma porque acredita que isso trará economia para a empresa.
• Há o colaborador que detesta adotar novos hábitos e tem dificuldades com mudanças, por isso, não utiliza a plataforma porque prefere continuar com seus velhos hábitos. 
• As opções de reservas oferecidas pela plataforma não estão alinhadas com as preferências do colaborador, por isso, ele procura uma reserva fora da plataforma seguindo suas preferências. Isso ocorre quando o sistema utilizado é ultrapassado, não registra as preferências do funcionário e não está alinhado para melhorar a experiência do colaborador.
• Por questão de conveniência, o funcionário pode fazer uma reserva fora da plataforma, quando essa não oferecer uma opção mais viável considerando o objetivo da viagem. 
• O conteúdo disponibilizado pela plataforma oficial é insuficiente, exemplo, ele busca por hotéis em Belo Horizonte, aparecem 30 hotéis, ele busca no Hoteis.com por exemplo e aparece 300 hotéis. Por isto que aqui na Onfly somos obcecados por inventário, e buscamos conteúdo em mais de 8 brokers, além de conteúdos exclusivos diretos com os fornecedores, tanto de hotéis, cia. aérea e locadoras de carros.

Esses são alguns dos motivos que levam os colaboradores a fazer reservas fora da plataforma utilizada pela empresa para viagens. 

Como evitar o booking leakage? 

Agora que você já sabe o que é booking leakage, os malefícios dessa prática e os principais motivos que levam às reservas fora da plataforma, veja a seguir algumas dicas para evitar o booking leakage:

1. Estabeleça um programa de incentivo para os colaboradores utilizarem o sistema de reservas da empresa;
2. Abandone plataformas antigas, metódicas e que não consideram as preferências dos colaboradores;
3. Implemente um processo de aprovação de reservas mais flexível, para que os colaboradores tenham suas necessidades atendidas também;
4. Utilize uma plataforma amigável, funcional e que atenda às preferências de todos, inclusive da sua empresa. Utilize a plataforma Onfly!