IA na gestão de viagens corporativas: o que já é realidade e o que vem por aí
Até pouco tempo atrás, a inteligência artificial aplicada à gestão de viagens corporativas parecia algo distante, que precisava de um aporte financeiro robusto e só era realidade para grandes multinacionais.
Esse cenário mudou.
Parte dessas aplicações já está dentro de ferramentas usadas todos os dias por times de viagens e financeiro, muitas vezes sem que o usuário perceba que há um modelo de IA rodando por trás da tarefa.
O termo, porém, também virou vitrine de marketing. Praticamente toda plataforma do setor anuncia algum recurso de IA, o que torna difícil separar o que já resolve um problema real do que ainda é discurso comercial.
Neste artigo, exploraremos o que é aplicação comprovada de IA na gestão de viagens corporativas, e o que segue em estágio inicial, com base em levantamentos recentes do setor.
Vamos lá?
Por que a IA chegou com força na gestão de viagens corporativas
A gestão de viagens a trabalho historicamente dependeu de etapas manuais e repetitivas: recibo fotografado às pressas ou perdido, planilha desatualizada, aprovação parada no e-mail, conciliação de fatura concentrada no fechamento do mês.
São tarefas baseadas em padrões, e é justamente esse tipo de tarefa que a inteligência artificial resolve com mais eficiência.
A velocidade da adoção também tem explicação financeira.
Segundo a GBTA (Global Business Travel Association), os gastos globais com viagens corporativas devem somar US$ 1,71 trilhão em 2026, e US$ 35,8 bilhões serão investidos só no Brasil, uma alta de 13,8% em relação ao ano anterior.
Com um volume financeiro desse porte, qualquer ganho de eficiência no processo se traduz rapidamente em economia.
Um estudo da Serko em parceria com a Sabre mostra que mais de 90% dos gestores de viagens corporativas já utilizam IA ou IA generativa em algum ponto do programa, principalmente para reduzir custos, melhorar a experiência do viajante e acelerar análises.
O que já é realidade na gestão de viagens corporativas
As aplicações abaixo são recursos que já rodam em produção, usados por empresas de diversos portes para reduzir o trabalho manual do time de viagens e do financeiro.
Leitura automática de recibos e notas fiscais
Em vez de o colaborador digitar valor, data e categoria de cada despesa, basta fotografar o comprovante.
Modelos de reconhecimento de imagem combinados com processamento de linguagem extraem essas informações automaticamente e preenchem o relatório de despesas.
Isso reduz o tempo que o viajante gasta prestando contas e melhora a qualidade dos dados recebidos pelo financeiro, sem letra ilegível ou nota fiscal borrada gerando retrabalho.
Na Onfly, a Despesa Inteligente atua nessa frente. Basta tirar uma foto da nota fiscal e o preenchimento das informações da despesa é automático. Isso facilita a prestação de contas e devolve tempo para os viajantes.
Conciliação automática de despesas
Cruzar extrato do cartão corporativo com os lançamentos de despesa é uma das tarefas mais desgastantes do fechamento de mês.
A IA já é capaz de comparar automaticamente essas duas bases, identificar o que já bate e sinalizar divergências, reduzindo um processo que levava dias para poucas horas, às vezes minutos.
Isso não elimina a necessidade de revisão humana em casos de exceção, mas tira do time financeiro o trabalho repetitivo de cruzar planilha com fatura linha por linha.
O Trust Expense da Onfly é uma solução que tem justamente essa premissa.
A ferramenta de auditoria analisa de forma automatizada os lançamentos de reembolso, cruzando dados da reserva (como datas, locais e políticas da empresa) com os comprovantes apresentados, identificando inconsistências, desvios ou padrões suspeitos de forma contextual e semântica.
Sugestão inteligente de política de viagens
Geralmente, a política de viagens é definida uma vez e revisada raramente, mesmo quando o perfil de gasto da empresa muda.
Com IA, o sistema passa a analisar o histórico real de viagens, identificar padrões de gasto por rota, por cargo ou por período, e sugerir ajustes de política com base em dados.
Isso ajuda o gestor a manter regras realistas, alinhadas ao perfil de viagem da empresa, em vez de um limite genérico apertado demais ou permissivo demais.
Previsão de custo de viagem
Antes de aprovar uma viagem, o gestor consegue ter uma estimativa de custo baseada em histórico de preços, sazonalidade e rota.
A lógica da aprovação muda: em vez de aprovar sem saber o impacto financeiro e só descobrir depois, o aprovador já enxerga uma faixa de custo esperada no momento da solicitação. Para o financeiro, isso significa mais previsibilidade no fluxo de caixa e menos surpresa no orçamento do mês.
O SmartCost é uma ferramenta gratuita da Onfly que ajuda as empresas a cotarem custos de alimentação, passagens e hospedagens com base nos valores reais do mercado. O resultado carrega em menos de um minuto e ajuda a organizar viagens a trabalho com clareza.
Combinadas, essas quatro aplicações reduzem a carga operacional dos times de viagens e financeiro e liberam tempo para análise estratégica, negociação com fornecedores e atenção às exceções que realmente exigem julgamento humano.
Adotar uma ferramenta de IA, porém, não garante esse ganho automaticamente.
Um levantamento da GBTA em parceria com Spotnana, Marriott International e Direct Travel, feito com 269 gestores de viagens da América do Norte e da Europa, mostrou que 58% dos entrevistados relataram pouco ou nenhum impacto concreto da IA em seus programas.
Segundo o estudo, a causa está menos na tecnologia e mais na qualidade da base de dados usada por ela: apenas 12% das empresas pesquisadas têm visão consolidada de toda a operação de viagens em uma única plataforma, e 63% ainda lidam com relatórios fragmentados entre fornecedores diferentes.
Os dados sugerem que a IA amplifica o que já existe. Quando a informação está dividida em sistemas que não se comunicam, o resultado tende a ser limitado, independentemente da sofisticação do modelo.
O que ainda está em fase inicial ou promessa de mercado
Nem tudo que se fala sobre IA em viagens corporativas já é realidade aplicada. Alguns conceitos aparecem com frequência em material de marketing, mas na prática ainda estão amadurecendo.
Assistentes de reserva totalmente autônomos
A ideia de um assistente que recebe uma solicitação de viagem e conclui toda a reserva sozinho, sem intervenção humana, ainda esbarra em limitações reais.
A viagem corporativa envolve variáveis difíceis de automatizar por completo, como preferência pessoal do viajante, exceção de política que precisa de aprovação, mudança de última hora ou disponibilidade que muda em tempo real.
O que existe hoje são assistentes que sugerem opções dentro da política e aceleram a decisão do viajante ou do aprovador.
É um ganho relevante, mas distante da reserva totalmente autônoma que às vezes é apresentada como realidade pronta.
Análises do setor apontam que agentes de IA capazes de conduzir uma reserva inteira, de ponta a ponta, devem chegar ao mercado brasileiro em escala entre 2026 e 2027.
Negociação automática de tarifas
Outra promessa recorrente é a de sistemas que negociam tarifas em tempo real diretamente com companhias aéreas e fornecedores, sem intervenção comercial humana.
Na prática, a negociação de tarifa corporativa ainda depende fortemente de contrato firmado entre a empresa de gestão de viagens e os fornecedores, volume negociado previamente e relacionamento comercial.
A IA já ajuda a identificar o melhor momento para comprar, a rota mais econômica e o fornecedor com melhor custo-benefício para aquele trajeto específico, mas a negociação automática, tarifa por tarifa, em tempo real, ainda não é uma realidade disseminada no mercado.
A diferença importa na hora de escolher fornecedor. Um gestor que contrata uma plataforma esperando negociação automática de tarifa e recebe apenas sugestão de melhor preço não escolheu o produto errado: a expectativa é que estava mal calibrada.
Até onde a automação deve avançar sem tirar o controle humano da decisão
Esse é um dos pontos mais sensíveis da adoção de IA na gestão de viagens corporativas. Até onde a automação pode avançar sem tirar do gestor o controle sobre decisões que exigem julgamento humano?
Automatizar leitura de recibo, conciliação e previsão de custo é uma coisa. Delegar a um algoritmo a decisão de aprovar uma exceção de política, autorizar um gasto fora do padrão ou lidar com uma situação de segurança do viajante é outra completamente diferente.
Esse tipo de decisão carrega julgamento de contexto, responsabilidade e, muitas vezes, implicação legal ou de compliance que não deveria ficar só nas mãos de um modelo estatístico.
O caminho mais equilibrado, e também o que se observa em empresas que já usam IA com maturidade, é tratar a automação como camada de suporte à decisão.
A IA processa volume, identifica padrão e sinaliza risco. A decisão final em casos sensíveis continua sendo do gestor, que tem contexto que nenhum modelo consegue captar sozinho, como a relação com um fornecedor específico, a urgência real de uma viagem ou uma exceção que faz sentido para aquele caso e não deveria virar regra geral.
Essa é uma escolha de governança que cada empresa faz ao configurar sua política de aprovação. Companhias que estabelecem esse limite com clareza conseguem os ganhos de eficiência da automação sem perder controle sobre decisões que exigem julgamento humano.
O estágio atual da IA na gestão de viagens corporativas
Leitura de recibo, conciliação, sugestão de política e previsão de custo viraram tarefa automática em boa parte das empresas que já adotam IA.
Ao mesmo tempo, promessas como reserva totalmente autônoma e negociação automática de tarifa ainda estão em construção, e vale ao gestor diferenciar isso na hora de avaliar fornecedor.
Com a chegada da IA, o papel do gestor de viagens muda de forma, saindo do operacional repetitivo e passando a concentrar-se na análise, na estratégia e na decisão.
Aprofunde-se nessa discussão
A fronteira entre automação e controle humano foi tema central do Decola Talks #05, videocast da Onfly.
Rodrigo Possatto, Diretor de Sourcing de Aéreas da Onfly, recebeu Joyce Macieri, Global Travel Manager da Minerva Foods e presidente da ALAGEV, e Peterson Prado, da Onfly, para discutir quais processos já estão automatizados na gestão de viagens corporativas e como transformar essa área em um centro de inteligência sem perder o controle sobre decisões sensíveis.
Assista ao episódio completo do Decola Talks #05.
Conheça a Onfly Grátis e veja na prática o uso da IA para simplificar processos
Se sua empresa tem até três viajantes cadastrados por CNPJ, é possível entender os ganhos da automação na rotina da gestão de viagens de forma totalmente gratuita.
A Onfly Grátis é o plano da Onfly sem mensalidade e sem taxa por reserva, com toda a estrutura de reserva, prestação de contas e centralização de despesas da versão paga.
