10 boas práticas que você deve adotar nas viagens a trabalho

Adotar boas práticas para elaborar e para gerir a política de viagem no dia a dia é benéfico: como resultado, colaboradores mais engajados; sem dor de cabeça para o gestor e viagens corporativas que trazem resultado positivo. 

Isso porque esse documento tem papel fundamental para garantir conformidade e eficácia na gestão de viagens.

Uma política de viagens corporativas é o conjunto de regras do que pode e do que não pode ser feito durante a viagem corporativa. Esse documento também deve ser alinhado para informar aos colaboradores critérios para reservar, como comprovar despesas, além de quais são os direitos e deveres do viajante nas viagens a trabalho. 

Essas regras podem ser estabelecidas em um documento disponível no servidor da empresa ou até mesmo de forma física na sede do escritório. Porém, hoje em dia, o mais eficiente é incorporar as regras de gestão de viagens e de despesas à plataforma de gerenciamento de viagens que a empresa utiliza, como a ferramenta da Onfly.

Mas, no final das contas, o que são as boas práticas na política de viagens?

Boas práticas na política de viagens 

As boas práticas na política de viagens envolvem principalmente clareza e transparência. Com as definições estabelecidas de forma explícita, toda a empresa sai ganhando, desde viajantes, gestores, gestão de pessoas e c-levels. 

As boas práticas vão evitar ruídos na comunicação e favorecer economia nas finanças. Algumas delas são: 

Boas práticas para os viajantes

1. Ficar por dentro das regras da política de viagens 

O viajante deve contar com uma política de viagens clara e que seja de fácil acesso. É através deste documento que o colaborador vai saber:

• o que pode e não pode ser feito na viagem a trabalho; 
• limites de gastos;
• parâmetros permitidos para reservas;
• prazo de antecedência necessário;
• regras para transporte;
• dentre outros. 

É importante que o viajante tire suas dúvidas sobre a política e procure se informar sobre as normas de cada empresa. Assim, fica muito mais simples que o colaborador tenha uma viagem corporativa que não fere as diretrizes e normas da política, garantindo uma boa prática. 

2. Autonomia para reservar sua viagem

Uma das boas práticas que impactam diretamente o viajante é ter facilidade e autonomia para fazer suas reservas de carro, hospedagem, ônibus ou aéreo. Isso poupa tempo e evita burocracias ineficazes, já que não é necessário prolongar a escolha das reservas em diversas reuniões e trocas de e-mails. 

Mas, claro que a autonomia do colaborador deve estar dentro das diretrizes da empresa! E para facilitar esse processo, uma plataforma de gestão de viagens e de despesas permite um sistema de reservas eficaz e dentro da política, ao mesmo tempo que permite que o próprio funcionário realize suas escolhas. 

3. Tranquilidade de que conta com uma política de cuidados 

O bem-estar do viajante faz parte das responsabilidades da empresa durante as viagens a trabalho. E esse cuidado deve ser estabelecido na política de cuidados (duty of care) — que são as obrigações éticas e legais da empresa em garantir a segurança do colaborador. 

É fundamental manter essas práticas atualizadas e em pleno funcionamento para garantir a tranquilidade do viajante, que tem a quem recorrer no caso de uma situação atípica. 

Boas práticas para gerentes financeiros e de viagens

4. Esclarecer as regras para os funcionários que viajam

Da mesma forma que o viajante precisa conhecer as normas e diretrizes que vão direcioná-lo durante a viagem a trabalho, cabe ao gestor mantê-las atualizadas e estruturadas. 

Por exemplo, além de garantir que o trabalhador receba uma diária de alimentação, ajustar o valor dentro do necessário para uma determinada região ou reajustar conforme a inflação são pontos primordiais para o gestor garantir que a política é eficiente. 

5. Orientar sobre regras e boas práticas trabalhistas

É importante orientar o viajante sobre a legislação trabalhista e as boas práticas relacionadas a ela. Isso evita trabalhadores frustrados e possíveis passivos trabalhistas. 

Afinal de contas, o descanso semanal remunerado, o sobreaviso ou as horas extras podem gerar muitas dúvidas e cabe ao gestor esclarecê-las da melhor forma possível. 

6. Reduza a frustração com despesas e reembolsos

O processo de reembolso pode ser demorado e causar grande descontentamento nos colaboradores. Além disso, acumular várias notinhas durante a viagem corporativa é bastante complicado, tornando o processo de preencher relatórios e fazer prestação de contas ainda mais moroso. 

Por isso, uma ferramenta de gestão de despesas é essencial. Com ela, é possível automatizar relatórios e recibos, reunindo em um só lugar as informações das viagens de todos os colaboradores e de todas as viagens.

7. Otimize o tempo de educação dos viajantes

Tornar os processos transparentes e rápidos não quer dizer que o viajante precisa de horas e horas de treinamento. Na verdade, a tecnologia pode ser grande aliada para proporcionar ferramentas intuitivas e de fácil compreensão para o uso do viajante. 

Com isso, o funcionário “recebe seu tempo de volta” para poder investi-lo em outras atividades, treinamentos, reuniões e até mesmo em aproveitar a viagem.

Boas práticas para empresas

8. Acompanhar as despesas e custos associados a viagens de negócios

Uma boa prática é manter a gestão eficiente das despesas e custos associados a viagens corporativas. 

Além de importante para a saúde financeira da empresa, o acompanhamento das despesas é básico para saber o retorno do investimento (ROI) da viagem a trabalho, bem como quais viagens foram positivas e quais não valeram a pena. 

9. Economizar nos gastos das viagens

Viagens mais sustentáveis são uma tendência até mesmo no mercado das viagens a trabalho. Para além da questão ambiental, uma viagem sustentável também tende a ser mais econômica. E para ter controle de quais são os gastos nas viagens corporativas, uma plataforma de gestão de despesas vai:

• centralizar as despesas;
• permitir visualização de dados;
• simplificar processos.

E é através desses recursos que é possível tomar decisões mais assertivas e economizar nos gastos de viagens. 

10. Promover a cultura empresarial 

A política de viagens da empresa deve estar alinhada aos valores da cultura empresarial. Ou seja, é importante ter um match entre a cultura da empresa e as normas estabelecidas na política de viagens. 

Hoje em dia, a tecnologia permite que as empresas tenham políticas de viagens mais abrangentes, eficazes e que podem passar por melhorias contínuas — permitindo ajustes com o passar do tempo ou conforme surjam novos objetivos. 

Transparência é a chave das boas práticas

Uma única plataforma completa de gestão de viagens e despesas combina um sistema online de reserva de viagens (OBT) e uma ferramenta de gerenciamento de despesas para melhorar o processo de viagem e também a experiência dos funcionários. 

Ou seja, para a empresa, para o funcionário e para o gestor de viagens, uma solução tudo-em-um favorece a implementação de boas práticas nas viagens corporativas e na política de viagens.

Fale com um dos nossos especialistas e conheça a plataforma de gestão de viagens e gestão de despesas da Onfly.