Precisamos acabar com o escárnio do reembolso de despesas nas empresas!

Eu estou no mundo corporativo há mais ou menos uns 17 anos. Antes da Onfly, trabalhei em diversas empresas como PUC Minas, UOL e Concrete Solutions – uma consultoria muito foda de tecnologia, que posteriormente foi vendida para a Accenture.

Em todas elas, eu lidei com o desconforto de realizar reembolsos de despesas. Lembro que na PUC Minas, lá em 2006, meu salário era aproximadamente de R$ 600,00/mês, e em uma viagem que eu fiz para Guanhães, de aproximadamente 6 dias, tinha “direito” a gastar pela política de viagem R$ 40,00/dia. 

Eu pagava minha faculdade e não tinha cartão de crédito, portanto R$240,00 (40% do meu salário) não era um dinheiro que eu tinha “fácil”, disponível na conta. Precisei resgatar um dinheirinho que eu tinha em um investimento suado, e aquilo me gerou um baita desconforto, pois o dinheiro só voltou semanas depois.

Lá em 2006, com apenas 22 anos, eu experimentei pela primeira vez, uma das coisas que eu considero mais absurdas no mundo corporativo: o reembolso de despesas!

Qual é o problema do reembolso?

O reembolso de despesa tem um problema raiz, que é a absoluta inversão de papéis no processo. Note, na história acima, eu que ganhava R$ 600,00/mês, tinha uma vida do ponto de vista financeiro bem modesta, financiei uma instituição de ensino, que em uma conta rápida devia estar faturando algo próximo de R$ 35M/mês e que certamente tinha um caixa bem gordo, além de linhas de crédito disponíveis bem mais baratas do que eu tinha.

Vale lembrar que, ainda em 2006, a taxa selic estava em 14%, logo, ainda perdi uns 0,5% de valorização do dinheiro.

Perdi duas vezes!

O problema do reembolso é este, o funcionário assume um papel de banco e financia a instituição que ele trabalha.

É distópico e ultrajante, seria mais ou menos como Jorge Paulo Lemann, o homem mais rico do Brasil, subir o morro para pegar empréstimo a juros negativos com moradores de baixa renda, que não possuem dinheiro.

Por que existe o reembolso então, se ele é tão danoso?

O reembolso existe por uma herança histórica, há vinte ou trinta anos atrás, não existia solução de pagamentos que permitisse colocar um cartão de crédito corporativo na mão dos colaboradores.


Então, a empresa tinha essencialmente duas opções:

1 – Adiantamento

Quando o colaborador recebe uma grana antes, de forma antecipada, em depósito na conta corrente, e depois precisa apresentar as notas fiscais para justificar aqueles gastos e “devolver” a diferença. Já ouvi histórias de colaboradores que foram demitidos, de grandes empresas, pois não fizeram a prestação de contas do adiantamento em tempo (a empresa entende, neste caso, que o colaborador furtou o dinheiro, pois ele deveria devolver para o caixa da empresa o que não foi gasto).

O adiantamento, em geral acontece quando o colaborador tem uma renda muito baixa, ou quando o gasto vai ser muito alto (por exemplo, o colaborador precisa ficar 30 dias em NY para um evento)

O problema do adiantamento, é o processo de transferência, conciliação, e depois prestação de contas do colaborador, com dinheiro muitas vezes sendo devolvido para tesouraria da empresa, em espécie.

2 – Reembolso de despesas

O famigerado reembolso de despesas, por uma questão de praticidade, o colaborador dentro de uma política de despesas pré-estabelecida realiza gastos com o seu dinheiro, e depois, ao prestar contas e apresentar os recibos das despesas, a empresa reembolsará ele.

De longe, este é o processo mais simples para a empresa e mais cômodo, por outro lado, é uma merda para o colaborador, pois independente da tecnologia e do software que se coloca para otimizar o processo, ele continua sendo ruim.

A briga dos malandros:  Empresa x colaborador,  “já que não tenho dinheiro, vou roubar…”

Aí, entra um outro componente na história, que é a fraude. O colaborador não é bobo, ele percebe que boa parte das empresas não se esforçam para eliminar os reembolsos e coloca o funcionário para gastar o seu próprio dinheiro.

O colaborador, então, começa a sacanear…

Já ouviram aquela famigerada frase “Quer que coloque quanto no recibo do Táxi?”, ela começou pois alguém percebeu que poderia pagar R$ 20,00 na corrida do táxi, pegar um recibo de R$ 40,00 e ficar com a diferença.

Isto se repetiu, para gastos em hotéis, restaurantes, bares, existe restaurante inclusive que já tem um bolo de nota fiscal do lado, caso o cliente precise, ele entrega a nota fiscal, por exemplo: O funcionário gasta R$ 15,00 no almoço, mas a política de viagem permite até R$ 35,00, aí já tem restaurante que entrega uma nota fiscal perto deste valor, para o funcionário embolsar, mais uma vez, a diferença.

Este é o problema do mundo corporativo, de um lado, a empresa achando que está levando a vantagem, colocando o colaborador para financiar sua operação, e do outro lado, o colaborador sendo mais malandro que a empresa, usurpando um valor que não é seu de direito (furtando a empresa).

Então, para encerrar este capítulo, o reembolso de despesas só existe por uma inércia, por falta de vontade das empresas em mudar, pois hoje já é possível colocar cartão corporativo na mão de qualquer colaborador que irá viajar.

Tecnologia existente para eliminar reembolsos, já tem há alguns anos.

O reembolso bagunça a vida financeira do colaborador

No último lugar em que trabalhei, em  uma grande rede de varejo, soube de colegas que precisavam fazer empréstimo pessoal, para custear as viagens a trabalho, e receber reembolso meses depois.

Eu mesmo, graças a deus, nunca precisei pegar empréstimos (ufa), mas já deixei muito dinheiro na mesa com reembolsos não prestados, o processo era tão ruim, eu tinha que preencher várias planilhas, anexar recibos e colher assinaturas de várias pessoas, que eu acabava deixando pra lá.

Já ouvi histórias de country manager da empresa gringa, que financiava a empresa aqui e chegou a ter U$ 30K em reembolsos para receber, e mesmo sendo um alto executivo, teve problemas pessoais com estes valores.

O reembolso é um escárnio, ele bagunça a vida financeira do colaborador, misturando gastos da empresas com seus gastos pessoais, e gera mais um problema para ele se preocupar.

Agora, além de atender o cliente, otimizar processos da empresa ou trazer mais receita com vendas, ele precisa se preocupar em como gerir esses malditos reembolsos de despesas.

Só tem um tipo de colaborador que ama o reembolso de despesas dentro da empresa, que é o colaborador que rouba. Este colaborador adora: superfatura notas e consegue fazer um adicional em seu salário.

Empresas que valorizam os colaboradores, não trabalham com reembolso!

Estou convicto, que empresas que são GPTW, que realmente valorizam os colaboradores, não trabalham com o reembolso, ou se trabalham, estão buscando ativamente novas soluções para eliminá-los.

Recentemente, conversei com um CFO de uma startup que está com 60 vagas abertas e não consegue preencher, assim como grande parte das startups de alto crescimento (Só aqui na Onfly, temos 15 atualmente).

Questionei ele sobre o processo de reembolsos na empresa e se fazia sentido eliminar com um cartão corporativo individual para cada colaborador.

A resposta foi surpreendente: “Claro que não faz sentido, com o reembolso eu transfiro toda responsabilidade de prestação de contas para o colaborador, se ele não pega nota, não tem reembolso, ele gasta o dinheiro dele, e depois eu pago, então ganho fluxo de caixa na minha operação”.

Note a aberração aqui, o CFO gosta de um processo ineficiente que pune o colaborador (ninguém gosta de ficar sem reembolso de uma despesa que gastou) em prol de um alívio no fluxo de caixa.

Aí, acontece mais ou menos o seguinte…

De um lado, a empresa gasta um caminhão de dinheiro com consultoria de recrutamento, tech recruiter, benefícios, certificação GPTW, employer branding e tudo mais para deixar a empresa “sexy” para novos colaboradores,  e do outro lado, tem uma política criada pelo CFO que expele os talentos, e o turnover vai lá pro alto.

Eu vi isto acontecer, em uma empresa que trabalhei, de franquias, gastamos tubos de dinheiro com consultoria de recrutamento para trazer talentos, especificamente na área de consultoria de campo, e dois meses depois, os colaboradores contratados pediram demissão por estar em desacordo com a política de reembolso da empresa.

Genial né?

Há, CFOs, se vocês soubessem como é importante reter talentos em uma empresa para melhorar o top-line da empresa, vocês não criariam processos ruins para penalizar os colaboradores.

reembolsos de despesas azulzinho

Como queremos resolver este problema

A Onfly nasceu, por uma insatisfação nossa com os processos ineficientes em gestão de viagens e despesas, depois de anos tendo uma experiência horrível com os modelos tradicionais, perseguimos uma solução para melhorar a vida do colaborador, do gestor e do acionista (sim, vimos muita fraude nas empresas que trabalhamos).

Olhando para a jornada do colaborador, ainda ouvíamos muitas reclamações com os processo de reembolso, certa vez um colaborador de uma startup deu o seguinte feedback:

“A plataforma é massa, eu até não gasto muito tempo para lançar os relatórios, mas cara, ainda sim, é chato, eu não gosto de fazer”.

Quando olhamos para este feedback, a gente percebeu, que por mais que fossemos eficientes em digitalizar o processo de reembolso, o problema não está no software, mas sim no reembolso em si.

Logo, perseguimos uma forma de eliminar essa dor nas empresas, e daí nasceu o Azulzinho, o nosso cartão corporativo que tem a proposta de eliminar a necessidade de reembolsos dentro de uma empresa, com uma conta digital que permite gerenciar saldos de cartão físico e virtual com apenas poucos cliques.

Poderia até jogar confete, falando que agora somos uma fintech, mas isto é bobagem e não gera nenhum valor, o que importa, para o cliente, é que iremos eliminar um processo burocrático para ele, e isto só vai ser possível com uso intensivo de tecnologia.

O Azulzinho nasce, com um grande propósito, se liga no manifesto dele:

“Olá, muito prazer!

Sou o Azulzinho, e estou aqui para simplificar sua vida \o/

A Onfly nasceu de uma grande insatisfação dos fundadores com os processos de viagens e reembolsos em suas antigas empresas, e com pessoas apaixonadas e uso intensivo de tecnologia, resolvemos mudar o jogo.

Eu fui criado pra tirar toda a burocracia da frente, abrindo o caminho até seus objetivos e te devolvendo o protagonismo que tanto merece.

Comigo, você terá mais tempo para focar nas coisas que realmente importam.

A partir de hoje, você poderá me usar para pagar todas as suas despesas corporativas e categorizá-las com poucos cliques, eliminando a preocupação com reembolsos e separando de vez a sua vida financeira pessoal e profissional.

Conte sempre comigo. Simplifique, vá de Onfly!”

É sobre autonomia, liberdade, e devolver o protagonismo que as pessoas merecem!

Eu tenho absoluta certeza, que daqui há 10 anos, iremos olhar para trás, e rir dos tempos em que as empresas trabalhavam com reembolso de despesas, e nos questionar “como podemos ter trabalhado tanto tempo assim?”.

É mais ou menos isto que eu vejo hoje, quando entregamos um cartão de crédito da Swile na mão dos nossos colaboradores, e falamos “Gaste como quiser”, e substituímos os diversos cartões que eles tinham (alimentação, supermercado, vale transporte, etc.. etc..).

O maior ativo de qualquer empresa é, e sempre vai ser as pessoas, as empresas precisam entender que é necessário devolver o protagonismo e o tempo para elas, para que elas possam criar, desenvolver, inovar e por conseguinte, gerar valor de longo prazo para os acionistas.

Os processos de reembolsos precisam acabar, e pode acreditar que eles vão acabar, assim como o monopólio ineficiente dos táxis, as cobranças abusivas de tarifas dos bancões, as experiências frustradas ao alugar uma residência (Obrigado QuintoAndar), a burocracia para comprar servidores físicos (valeu AWS) e várias outras coisas excelentes que estão acontecendo no mundo.

Precisamos ter relações entre colaboradores e empresas mais transparentes, mais honestas e melhores.

Precisamos eliminar definitivamente o escárnio chamado reembolso de despesas nas organizações, e vamos perseguir isto,  nos próximos dias, semanas, meses e anos aqui na Onfly!

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Marcelo Linhares

Marcelo Linhares é um dos fundadores da Onfly, possui mais de 10 anos de experiência em marketing digital e varejo omnichannel, nos últimos 2 anos estudou o mercado de viagens e percebeu que as agências tradicionais trabalhavam da mesma forma há 20 anos, e resolveu criar a Onfly para transformar este mercado. Ele está sempre disponível no e-mail marcelo@onfly.com.br

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