Empresas que valorizam os colaboradores não trabalham com reembolsos: Entenda!

As vezes a gente fica se perguntando, qual é o futuro do processo de reembolsos, e está cada vez mais claro que o futuro dos reembolsos é simplesmente não existir reembolso.

Veja, os reembolsos são práticas arcaicas, ultrapassadas e que geram uma grande bagunça financeira para o colaborador que faz viagens corporativas, afinal, acaba misturando as finanças pessoais com as finanças da empresa.

Quando um colaborador paga uma conta, que deveria ser a empresa que deveria pagar, e depois pede reembolso, ele coloca um chapéu de “banco” e financia as operações da empresa.

Por isso, estamos bem convictos,  que empresas que valorizam seus colaboradores não utilizam reembolsos, mas sim, formas mais simples para solucionar esse problema, como o cartão corporativo, que a propósito, já cai completamente conciliado no software de gestão. 

Embora os reembolsos sejam práticas muito comuns entre as empresas, é importante destacar que há muitos problemas com os processos de reembolso de despesas corporativas, o que leva a uma experiência bem ruim para o colaborador e até o aumento do risco de fraudes.

A verdade é que tudo muda, inclusive a forma como os colaboradores precisam lidar com as despesas em uma viagem a trabalho, por exemplo. No caso do cartão corporativo, essa é uma mudança que traz muitos benefícios para a empresa e para os funcionários. Confira a seguir porque você deve abolir os reembolsos na sua empresa. 

Por que os reembolsos são tão ruins?

Primeiro, vamos entender porque a prática de reembolsos é tão ruim para a experiência do colaborador. Quando não há adiantamento de despesas ou cartão corporativo, o funcionário precisa arcar com os custos das despesas da viagem do seu próprio bolso, para receber depois o reembolso.

Contudo, isso causa uma grande bagunça nas finanças do colaborador, pois ele precisa retirar do próprio bolso os valores necessários para custear a viagem, que nem sempre possui despesas acessíveis. 

Além dessa bagunça financeira, o funcionário ainda precisa aguardar processos demorados para receber o reembolso das despesas da viagem. Sem mencionar o caso de empresas que exigem a comprovação de todos os custos mediante recibos em papel, obrigando o colaborador a guardar aqueles diversos comprovantes.

Já vimos casos aqui, de reembolsos demorarem 2 meses, e o colaborador precisar de comprar uma doleira para armazenar os recibos.

Nem todo mundo tem 2 meses de fluxo de caixa para suportar este buraco nas finanças, lembrem-se.

Há ainda outro fator que impacta diretamente na empresa, que é o aumento do risco de fraudes nos processos de reembolso. Já falamos aqui na Onfly sobre as fraudes nas solicitações de reembolso e como isso pode impactar nos valores da empresa. 

Também já trouxemos dicas para reduzir as fraudes dentro da sua empresa. Mas é importante lembrar que reembolsar o colaborador é um processo desgastante, que interfere na experiência do funcionário e ainda contribui para as fraudes. Portanto, a melhor opção para resolver todos esses problemas é a utilização do cartão corporativo em uma viagem a trabalho.

O que é e como funciona um cartão corporativo?

O cartão corporativo é um cartão que pode ter a função débito ou crédito e que é usado pelo colaborador para custear gastos relacionados à empresa, como é o caso dos gastos em uma viagem corporativa, ou até mesmo gastos do dia-a-dia, como marketing, telefone celular, plataformas de tecnologia SAAS (como slack, mailchimp, gmail). 

Assim como o cartão de crédito usado por pessoas físicas, o cartão corporativo tem taxa de anuidade, limite de compra e pode ter a modalidade nacional ou internacional (mas veja, o cartão corporativo da Onfly não tem anuidade, tampouco mensalidade, então, aguarde).

Embora esse tipo de cartão seja mais usado no setor público, inclusive com recentes questionamentos acerca dos gastos do nosso representante maior do poder executivo, cada vez mais as empresas privadas estão aderindo a esse método para facilitar processos, melhorar a experiência dos colaboradores e dar adeus a todos aqueles recibos. 

O cartão corporativo pode ser usado por qualquer organização, independentemente da área de atuação, porte da empresa ou faturamento. É uma opção viável para todas as empresas que desejam simplificar processos e valorizar seus funcionários que realizam viagens corporativas. 

Cartão corporativo é o mesmo que cartão empresarial?

São muito parecidos, mas há uma diferença importante entre essas duas opções de cartões usados por organizações. A diferença é em relação ao faturamento da empresa. 

Empresas que usam cartão corporativo possuem faturamento mensal maior do que as empresas que utilizam o cartão empresarial. Portanto, o cartão corporativo possui algumas regalias como diminuição de certas taxas, benefícios, maior prazo de pagamento, entre outras. Mas é importante destacar que esses benefícios variam de acordo com cada contrato, e com cada fornecedor. 

Quais são as vantagens do cartão corporativo?

Saiba que há muitas vantagens em aderir ao cartão corporativo na sua empresa que vão além da eliminação dos reembolsos e melhorias na experiência do colaborador. Veja a seguir quais são todas essas vantagens:

1. Centraliza as despesas

Em vez de várias despesas espalhadas em diferentes contas e recibos, o que gera uma desorganização financeira na empresa, o cartão corporativo centraliza as despesas. Dessa forma, a organização financeira se torna muito mais fácil. 

Isso possibilita ter maior controle das despesas em uma viagem corporativa, mais organização e transparência. Mesmo no caso de cartões que são pré-pagos, o colaborador possui maior independência, mas a empresa mantém o controle dos gastos. 

2. Facilita os processos de auditoria

A maior facilidade na conciliação contábil é outra vantagem de usar o cartão corporativo. Com esse cartão, as auditorias são feitas facilmente, pois o cartão é muito mais fácil de administrar do que diversos recibos gerados em uma viagem corporativa. 

3. Melhora o planejamento financeiro

Ao utilizar um cartão corporativo é muito mais fácil configurar um teto para gastos dos cartões, o que previne aquele descontrole financeiro ao calcular os diversos recibos em uma viagem corporativa. 

Dessa forma, o planejamento financeiro da empresa se torna muito mais simples, pois é possível calcular de forma mais palpável os custos de uma viagem corporativa. 

4. Simplifica os gastos da viagem corporativa

É muito mais fácil pagar a fatura do cartão corporativo ou carregar um cartão pré-pago, do que contabilizar recibo por recibo para fazer o reembolso do colaborador. 

Essa simplificação poupa trabalho dos gestores de viagem corporativa, elimina processos desnecessários dentro da sua empresa e deixa o funcionário mais satisfeito, já que ele não precisará aguardar pelo reembolso. 

5. Não é invasivo ao colaborador

Novamente, o colaborador ao ter um cartão corporativo, não coloca dinheiro na frente, não assume papel de banco e financia a empresa.

Para o colaborador, é ótimo a empresa que tem cartão corporativo, pois ele não precisa desembolsar nenhum valor antes.

Por isto, temos certeza que empresas que buscam ser reconhecidas como empresas com boa marca “empregadora” (o tal do employer banding), estão olhando para acabar com os reembolsos dentro da sua organização.

Conclusão

Reembolsos são práticas antigas que, enquanto necessárias, eram as práticas recomendadas para custear as despesas corporativas. Mas com a chegada do cartão corporativo, esse cenário tem mudado significativamente para trazer mais benefícios para a empresa e para os colaboradores em viagem. 

Por isso, as empresas que ainda utilizam reembolsos estão desvalorizando seus colaboradores, que podem ter uma experiência dentro da empresa muito melhor com uma simples inserção do cartão corporativo nas despesas de viagem da empresa, além dos benefícios financeiros para a própria empresa. 

Viu só como reembolsos podem desvalorizar o trabalho do colaborador? Conte nos comentários se você já conhecia o cartão corporativo.