Adiantamento de despesas: como contabilizar?

A prática de reembolso de despesas é bastante comum entre empresas e colaboradores que têm gastos recorrentes nas suas atividades ou que precisam viajar a trabalho. Contudo, também há outra forma lidar com esses custos, que é o adiantamento de despesas.

Como o próprio nome sugere, o adiantamento de despesas é a prática de adiantar ao colaborador o valor da despesa corporativa.

Isso significa que ele já terá o valor em sua posse antes de realizar o gasto, seja ele com suprimentos para trabalhar no dia a dia ou com despesas de viagem, eliminando a necessidade de pedir reembolso posteriormente.

Embora essa prática seja comum para algumas empresas, há muitas dúvidas sobre como contabilizar o adiantamento de despesas. Pensando nisso, criamos esse conteúdo com tudo que você precisa saber. Confira!

O que é o adiantamento de despesas?

É o oposto da prática de reembolso, onde o colaborador gasta seu próprio dinheiro na viagem, comprova os gastos e depois é reembolsado pela empresa.

No adiantamento de despesas, o colaborador já recebe o valor que precisará. No caso de viagens corporativas, trata-se de gastos como passagens aéreas, hospedagem, aluguel de carro ou transporte urbano, alimentação, ingresso para eventos, entre outros.

Já explicamos, mas é importante destacar que o adiantamento de despesas é uma prática comum. E possui diversas vantagens, dentre elas podemos destacar: menos processos de reembolso de despesas, possibilidade de usar um cartão corporativo, maior comodidade financeira para o colaborador, já que não vai tirar dinheiro do bolso para pagar as contas da empresa, entre outros.

Como funciona o adiantamento de despesas?

O funcionamento desse processo é bem simples. Mas para ficar mais fácil de entender, criamos um exemplo prático de como é feito o adiantamento de despesas.

Imaginemos que um funcionário realizará uma viagem agendada de três dias. Ao longo desse período, ele precisará gastar com alimentação, deslocamento e hospedagem.

Sabendo disso, o gestor precisa calcular os gastos antes do colaborador viajar e fornecer o adiantamento. Mas lembre-se: mesmo com o adiantamento, o colaborador precisará guardar as notas fiscais para ser feita a comprovação dos gastos ao longo do período.

Essa prática permite evitar despesas desnecessárias ou superiores ao que foi planejado pela gestão de viagens da empresa. Contudo, é sempre importante considerar que gastos extras podem ocorrer por diferentes situações.

Nesse caso, o colaborador precisará do reembolso para arcar com esses custos, caso eles sejam essenciais e de responsabilidade da empresa.

Como contabilizar o adiantamento de despesas?

Agora que você já sabe o que é e como funciona o adiantamento de despesas, chegou a hora de explicarmos sobre como contabilizar esses gastos. 

Do ponto de vista contábil, o adiantamento de despesas de viagem é uma conta do ativo circulante da empresa, ou seja, no momento do adiantamento sai dinheiro do banco X e entra na conta de “adiantamento de despesas de viagem”. A representação contábil seria assim:

C = Banco XPTO –  Valor: R$ 500,00
D= Adto despesas de viagem – Valor: R$500,00  

Deste fato contábil inspiram-se os devidos cuidados. Geralmente a tendência da conta de adiantamento de despesas de viagem é ser zerada no final do mês, merecendo, portanto, uma conciliação de seus saldos para os mais variados usuários das informações contábeis.

Apesar disso, não é raro ver a empresa chegar em 31 de dezembro com o saldo elevadíssimo desta conta que, com certeza, será orientado a assumir como resultado, já que não existe perspectiva de realização desse ativo.

Por isso, há a importância de controlar bem essa conta, ou o dinheiro adiantado vira notinha de despesa, o colaborador devolve ao caixa da empresa, realizando assim o ativo.

1. Entenda o regime do adiantamento

A empresa, de acordo com sua política de viagens irá definir deliberadamente como funciona o adiantamento de despesas de viagens. Ou se essa prática não existe, seja em função da facilidade da existência de um cartão corporativo ou apenas por entender que o reembolso é o melhor e mais forçoso caminho para entrega de notas e comprovação de despesas. 

Neste cenário, no qual não há o adiantamento, é muito comum ver uma reclamação generalizada dos viajantes das empresas por ter que colocar a mão no bolso para arcar com gastos e pedir o reembolso depois.

2. Defina quais são as despesas reembolsáveis

Outro ponto muito importante é definir quais são as despesas reembolsáveis em uma viagem. Afinal, nem toda despesa é vista como uma necessidade da viagem corporativa e deve ser definida claramente na política de viagens. Mas as principais despesas que devem ser ressarcidas são:

• Alimentação;
• Hospedagem;
• Credenciamento em eventos;
• Transporte (passagens aéreas, táxis e custos com a utilização de carro próprio).

Há ainda outros custos que você pode incluir, como o seguro viagem, por exemplo, que já explicamos aqui que não é obrigatório, mas que faz uma grande diferença na viagem corporativa.

3. Elabore um formulário

Calcular todos os custos antes mesmo de acontecerem é algo bastante difícil, pois o gestor pode acabar se esquecendo de algo importante que o colaborador precisará durante a viagem ou gastos que estão sujeitos a preços flutuantes.

Por isso, o ideal é que sua empresa tenha um formulário específico para o adiantamento de despesas de viagens corporativas. O formulário deverá ser preenchido pelo colaborador, apontando os gastos previstos para sua viagem com justificativas.

Com essas informações, a empresa poderá calcular uma média de valores para depositar na conta do colaborador, entregar em espécie ou, de forma mais prática, fornecer um cartão corporativo.

Após a viagem, ou em uma data fixa, o colaborador comprova esses gastos para dar a certeza de que realmente foram necessários em sua totalidade. Se, por qualquer motivo, o gasto final foi inferior ao adiantado, é dever do colaborador (e também deve ser informado na política de viagens) devolver a diferença à empresa.

Além disso, a empresa pode fazer um cálculo mais preciso das diárias de viagens a trabalho, através da análise de dados anteriores. Leia mais sobre como calular a diária da viagem.

4. Facilite o acesso às diretrizes

Algo muito importante na adequação de um processo interno é facilitar o acesso às novas diretrizes aos colaboradores da empresa.

Toda a equipe deve conhecer a política de viagens corporativas e o processo de adiantamento de despesas. Isso impedirá que os colaboradores cometam algum erro ou tenha algum mal-entendido por não ter as informações a seu alcance.

Uma ideia legal é fornecer um tipo de cartilha que deve ser entregue antes de realizar uma viagem corporativa. Essa cartilha pode ser impressa ou digital. A empresa também pode colocar essas diretrizes em um quadro de fácil acesso a todos os colaboradores ou estabelecer regras dentro de um software.

5. Especifique o processo de prestação de contas

Mesmo com as despesas adiantadas, é importante que o colaborador retorne com as notas fiscais para a empresa comprovar seus gastos. Essa prática fornece melhor controle das finanças para a gestão da empresa.

Por isso, é importante especificar como será esse processo para os colaboradores poderem guardar os recibos ou digitalizá-los em tempo real (como é o caso de empresas que utilizam a Onfly).

Todas essas dicas deverão ser aplicadas na construção de um processo de adiantamento de despesas na empresa, para o gestor poder contabilizar esses custos com maior facilidade. É sempre importante lembrar que todo o processo deve ser transparente, ao alcance de todos e benéfico tanto para o colaborador quanto para a empresa.

Aqui no blog você encontra várias dicas que te ajudarão a ter processos de adiantamento de despesas ou reembolso muito mais transparentes, para evitar fraudes e problemas internos.