SOW e viagens corporativas: o que muda para PJs e CLTs
Se o funcionário precisa viajar a trabalho, isso precisa constar no SOW do projeto? A dúvida é mais comum do que parece, principalmente em empresas que trabalham com times híbridos, fornecedores e contratos complexos.
O SOW (Statement of Work) é o documento que define o escopo, as responsabilidades e os custos de um projeto. Ele é, em essência, o acordo operacional entre as partes: descreve o que será feito, em quanto tempo, por quem e com quais recursos.
Mas quando o assunto são viagens corporativas, esse item costuma ficar de fora. Muitas vezes, só é lembrado quando surge uma auditoria, um reembolso contestado ou uma despesa não prevista. E é justamente aí que mora o risco.
Ao longo deste conteúdo, você vai entender quando as viagens devem constar no SOW, como documentá-las corretamente e quais são as diferenças entre colaboradores CLT e prestadores de serviço (PJ) dentro desse contexto. Confira!
O que é o SOW (Statement of Work)
O Statement of Work é um documento técnico que detalha como um projeto será executado. Ele complementa o contrato principal e garante que todas as expectativas estejam alinhadas, tanto entre cliente e fornecedor, quanto entre diferentes áreas internas.
Na prática, o SOW é o ponto de referência para gestão, compliance e auditoria. É a partir dele que se avalia se o que foi entregue está dentro do escopo acordado e se os custos são compatíveis com o planejado.
Principais componentes de um SOW
Antes de entrar na relação entre viagens e SOW, é importante relembrar os elementos essenciais desse documento.
Um SOW bem estruturado inclui:
- Objetivo e escopo do trabalho: descreve a finalidade do projeto, as entregas esperadas e o que está fora do escopo;
- Entregáveis e métricas de performance: define as entregas tangíveis, os indicadores de sucesso e os critérios de aceitação;
- Cronograma: apresenta o planejamento temporal, com etapas, prazos e milestones;
- Custos e forma de pagamento: detalha valores, condições de faturamento e reembolsos previstos;
- Regras de compliance e travel policy (se houver deslocamento envolvido): define normas, responsabilidades e procedimentos aplicáveis a viagens ou despesas relacionadas à execução do trabalho.
Esses pontos garantem que todas as partes tenham clareza sobre o escopo e os limites do projeto. E é justamente no último item que as viagens corporativas entram em cena.
Viagens corporativas entram nos padrões de SOW?
Em muitos casos, sim. As viagens corporativas devem constar no SOW sempre que fizerem parte das atividades previstas para a execução do projeto.
Isso ocorre, por exemplo, quando um fornecedor precisa visitar uma unidade do cliente, realizar treinamentos presenciais ou acompanhar entregas em campo. Nesses casos, deixar de incluir as viagens no documento pode gerar divergências sobre reembolso e responsabilidade de custos.
Quando incluir viagens no SOW
As viagens devem ser registradas no SOW quando houver:
- Deslocamento necessário à execução do contrato (como reuniões presenciais, auditorias ou visitas técnicas);
- Custos previsíveis, como passagens, hospedagem e alimentação, que possam ser estimados no orçamento inicial;
- Necessidade de aprovação prévia, garantindo que os gastos sigam o processo interno e a política corporativa.
Em cada situação, o documento deve deixar claro:
- Quem é responsável por pagar as despesas;
- Se haverá reembolso e em quais condições;
- Qual política de viagem será aplicada;
- E como serão tratados os comprovantes, relatórios e prestações de contas.
Essa previsibilidade protege tanto o contratante quanto o contratado. Em uma eventual auditoria, o registro formal no SOW mostra que a empresa segue padrões de governança e compliance. Algo especialmente importante em corporações com atuação internacional.
A diferença entre PJs e CLTs nas viagens corporativas
Para entender o impacto real das viagens no SOW, é preciso diferenciar os dois principais grupos envolvidos em um projeto: prestadores de serviço (PJ) e colaboradores CLT.
Prestadores e fornecedores (PJ)
No caso dos prestadores de serviço, o SOW é o único documento que formaliza as condições de trabalho. Tudo o que envolve deslocamento, hospedagem ou reembolso precisa estar descrito de forma clara.
Isso significa que, se o prestador precisar viajar para cumprir o escopo, os custos devem estar:
- Previstos no orçamento total do contrato;
- Especificados no SOW com aprovação formal;
- Vinculados à política de compliance da empresa contratante.
Sem essa previsão, há risco de o fornecedor não conseguir reembolsar despesas legítimas, ou, pior, de a contratante ser cobrada por algo que não estava acordado.
Funcionários CLT
Já para os colaboradores contratados em regime CLT, as viagens costumam seguir a política interna de viagens corporativas. Essa política define limites de gastos, categorias de voo e hotel, e regras de reembolso.
No entanto, mesmo nesses casos, é recomendável mencionar no SOW quando o projeto envolver deslocamentos. Isso ajuda a alinhar expectativas entre áreas, fornecedores e gestores.
Por exemplo: em projetos colaborativos, em que equipes internas e externas trabalham juntas, o SOW pode incluir uma cláusula dizendo que as viagens dos colaboradores seguirão as diretrizes internas da empresa contratante.
Essa prática garante coerência entre os contratos e a política corporativa, evitando dúvidas sobre reembolsos e responsabilidades.
Leia também: O que é o duty of care e como garantir a segurança nas viagens corporativas!
Riscos de não incluir viagens corporativas no SOW
Deixar as viagens corporativas de fora do SOW parece inofensivo, mas pode gerar problemas sérios.
Entre os principais riscos estão:
- Custos não previstos no orçamento;
- Auditorias com apontamentos de não conformidade;
- Passivos trabalhistas ou fiscais em casos de pagamentos indevidos;
- Desalinhamento entre áreas internas, especialmente entre Jurídico, RH e Financeiro;
- Falhas de compliance em viagens realizadas sem aprovação formal.
Esses riscos aumentam conforme o tamanho e a complexidade do projeto. Empresas com vários fornecedores, por exemplo, podem enfrentar divergências de valores, métodos de pagamento e critérios de aprovação se o tema não estiver documentado desde o início.
Além disso, viagens não previstas podem comprometer o orçamento do projeto. Quando os custos não são registrados no SOW, a despesa precisa ser absorvida de forma emergencial, o que prejudica a gestão financeira e a previsibilidade.
A importância do compliance nas viagens de projeto
As regras de compliance e governança devem ser vistas como parte integrante do planejamento do SOW.
Ao incluir viagens no documento, a empresa demonstra cuidado com:
- A transparência de custos;
- A segurança dos viajantes;
- O cumprimento das políticas corporativas internas.
A ausência dessa previsão pode gerar interpretações incorretas sobre a natureza do vínculo entre as partes.
Por exemplo, quando um fornecedor recebe reembolsos diretos sem que isso conste em contrato, a relação pode ser interpretada como de subordinação, o que abre margem para questionamentos jurídicos.
Por isso, documentar é sempre mais seguro. Mesmo que as viagens sejam raras, vale inserir uma cláusula padrão no SOW prevendo que eventuais deslocamentos devem seguir a política vigente da empresa.
Como padronizar o registro de viagens no SOW
Para manter consistência entre contratos e áreas, muitas empresas criam modelos padronizados de SOW. Nesses modelos, há campos específicos para viagens, permitindo indicar:
- Se haverá deslocamentos previstos;
- Quem será responsável pelos custos;
- Qual política de viagem deve ser seguida;
- Como será feita a prestação de contas.
Esse padrão ajuda a evitar esquecimentos e facilita o trabalho das áreas de auditoria e compliance. Além disso, centraliza as informações e reduz retrabalhos na elaboração de novos contratos.
Outro ponto essencial é a integração com plataformas de gestão de viagens.
Quando as informações do SOW se conectam com o sistema corporativo, é possível acompanhar gastos, aprovações e relatórios em tempo real, garantindo total visibilidade sobre o que está dentro (ou fora) do escopo.
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As viagens corporativas são parte estratégica de muitos projetos, mas ainda são tratadas como um detalhe contratual. Na prática, ignorar esse item no SOW pode gerar custos extras, falhas de compliance e até riscos trabalhistas.
Tanto para fornecedores quanto para colaboradores CLT, a regra é clara: se há deslocamento, deve haver registro. O SOW precisa deixar explícito quem paga, como paga e sob quais regras.
Mais do que um documento de gestão, o SOW é uma ferramenta de governança e transparência. Quando bem estruturado, ele garante que cada viagem, assim como cada entrega, aconteça dentro do escopo, do orçamento e das políticas da empresa.
A plataforma da Onfly integra políticas, aprovações e reembolsos em um único sistema. Assim, garante que todas as viagens previstas no SOW sigam os padrões de compliance e orçamento definidos, reduzindo riscos, custos e retrabalhos contratuais.
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