Como criar regras de solicitação de reembolso na sua empresa

Se você já precisou pagar uma despesa corporativa do próprio bolso, sabe que solicitar reembolso é parte importante da rotina profissional — especialmente em viagens a trabalho. Mas será que você está fazendo isso da forma correta?

Empresários e gestores sabem: uma política mal definida de reembolsos pode gerar mal-entendidos, atrasos nos pagamentos, gastos fora do controle e até desmotivação da equipe.

Se a sua empresa ainda trata reembolso como uma exceção, está na hora de transformar isso em processo. Neste guia direto ao ponto, você confere passos práticos para criar regras de solicitação de reembolso claras, justas e alinhadas com a cultura da sua empresa.

O que é uma solicitação de reembolso?

Solicitação de reembolso é o pedido formal feito por um colaborador a uma empresa para receber de volta valores pagos com recursos próprios, geralmente em nome da organização.

É muito comum em situações como:

• Viagens corporativas (transporte, hospedagem, alimentação);
• Compra emergencial de materiais ou serviços não previstos; 
• Inscrição em eventos ou treinamentos; e
• Deslocamentos (transporte, combustível, estacionamento).

Esse processo garante que o colaborador não fique com prejuízo financeiro e que a empresa tenha controle sobre as despesas.

Por que é importante formalizar o pedido?

Embora algumas empresas usem aplicativos ou ERPs para facilitar esse processo, muitas ainda lidam com solicitações manuais — por e-mail ou até mesmo em papel. Em todos os casos, formalizar o pedido é importante por três razões principais:

1. Organização financeira: o setor de contas a pagar precisa de dados claros e documentos que justifiquem o reembolso;
2. Transparência e clareza: evita mal-entendidos entre colaboradores e empresa;
3. Rastreabilidade: é fundamental para auditorias, prestação de contas e compliance.

7 passos essenciais para evitar confusões e retrabalho

Como em qualquer processo, o planejamento é fundamental. Confira os principais passos para ter solicitações de reembolso de viagens corporativas impecáveis.

1. Defina quais tipos de despesas são reembolsáveis

O primeiro passo é evitar a subjetividade. Liste de forma clara:

• Quais despesas são aceitas (ex: hospedagem, transporte, alimentação, cursos);
• Quais não são reembolsáveis (ex: upgrade de passagem, minibar, compras pessoais); e
• Existe limite por tipo de despesa? Quais são?

Dica: use categorias simples e aplique exemplos reais do dia a dia.

2. Estabeleça prazos para solicitação de reembolso

Nada de reembolso pedido dois meses depois da viagem. Deixe claro:

• Prazo máximo para envio do pedido (ex: até 5 dias úteis após a despesa); e
• Consequência para pedidos fora do prazo (ex: não reembolso, exceções mediante aprovação).

Por quê? Isso facilita o controle financeiro e evita acúmulo de pendências.

3. Padronize a documentação exigida

Reembolso sem comprovante? Só com autorização especial. Liste o que é obrigatório, especialmente para manter a conformidade com a legislação:

• Notas fiscais (com CNPJ, data e descrição);
• Recibos e comprovantes; e
• Formulário de reembolso preenchido (físico ou digital).

Dica extra: organize tudo em um checklist que o colaborador deve seguir.

4. Determine o canal oficial de solicitação

Nada de reembolso por WhatsApp, e-mail solto ou post-it. Centralize:

• Qual é o canal oficial? (sistema, formulário, plataforma de viagens);
• Quem aprova (gestor direto? financeiro? ambos?); e
• Quais campos devem ser preenchidos.

Automatizar esse fluxo com ferramentas como a Onfly ajuda — e muito.

5. Inclua regras de aprovação e alçada

Nem todo mundo precisa aprovar tudo. Crie níveis:

• Reembolso até R$300 → aprovação do gestor direto; e
• Acima de R$301 → aprovação também do financeiro ou da diretoria.

Isso garante agilidade sem perder o controle financeiro.

6. Comunique e treine o time

De nada adianta ter regras se ninguém conhece. Faça um esforço de comunicação:

• Crie um documento simples (PDF, intranet ou apresentação);
• Treine os colaboradores (principalmente quem viaja com frequência); e
• Deixe sempre acessível para consulta.

Cultura se cria com repetição e clareza. Um bom onboarding já resolve 80%.

7. Revise periodicamente a política de reembolso

A realidade muda, e sua política também deve mudar. A cada semestre ou ano:

• Analise os dados: onde estão os gargalos?
• Atualize limites, categorias ou prazos se necessário; e
• Envolva lideranças no processo de revisão.

Com um sistema integrado de reembolsos, esse diagnóstico fica muito mais fácil.

Torne seu processo de reembolsos escalável com a Onfly

Criar regras de reembolso é essencial, mas garantir que elas sejam seguidas, sem perder tempo e dinheiro no processo, é o verdadeiro desafio. É aqui que a Onfly se destaca.

Com soluções inteligentes, a Onfly transforma o processo de reembolsos corporativos em algo simples, ágil e rastreável:

• Validação automática de despesas com IA (Trust Expense), evitando fraudes e inconsistências;
• Fluxo de aprovação configurável, com alçadas, aprovadores alternativos e bloqueios por regra;
• Lançamento de despesas pelo app, WhatsApp e e-mail, otimizando o tempo do colaborador;
• Integração com ERPs e previsibilidade financeira para o time de gestão e controladoria; e
• Aderência às políticas internas sem fricção, com regras claras e aplicadas na prática.

O resultado? Menos retrabalho, mais controle e um aumento real no ROI da área financeira e de viagens.

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