Viagem internacional a trabalho: guia prático com 7 dicas essenciais

Viajar a trabalho para o exterior pode ser uma oportunidade bastante empolgante, mas também Realizar uma viagem corporativa internacional é uma experiência profissional enriquecedora. 

Seja para participar de uma feira, visitar uma filial, fechar contratos ou acompanhar operações em outros países, esse tipo de deslocamento exige preparo e vai muito além de reservar passagens e hotel.

Cada detalhe, desde a documentação até a adaptação cultural, influencia diretamente o sucesso da missão. 

Por isso, preparamos este guia prático com 8 dicas essenciais para quem vai fazer uma viagem a trabalho internacional, garantindo mais organização, segurança e produtividade durante toda a jornada.

Continue a leitura e faça uma viagem livre de imprevistos!

1. Organize os documentos com antecedência

O primeiro passo para garantir que sua viagem corporativa internacional ocorra sem problemas é a preparação da documentação. Antes de tudo, verifique:

• Validade do passaporte (muitos países exigem validade de pelo menos 6 meses).
• Necessidade de visto de entrada, conforme o país de destino.
• Vacinas exigidas (como a da febre-amarela ou COVID-19).
• Documentos da empresa, como carta-convite, autorização de viagem ou comprovante de hospedagem.
  

Digitalize e armazene tudo em nuvem: passagens, reservas de hotel, agenda da viagem, seguro-viagem e contatos importantes. Ter acesso rápido a esses documentos pode fazer toda a diferença em situações de emergência.

2. Monte a mala com o necessário para o destino

Uma das dúvidas mais comuns antes de uma viagem a trabalho internacional é: o que levar na mala?

A resposta depende de fatores como clima, duração da viagem, programação e cultura local. Em geral, recomenda-se:

• Roupas sociais ou business casual para compromissos formais.
• Peças confortáveis para deslocamentos e momentos de descanso.
• Adaptadores de tomada e carregadores portáteis.
• Medicamentos básicos e itens de higiene pessoal.
• Notebook, materiais de trabalho e cartões de visita.
  

Se for necessário estar sempre conectado, considere adquirir um chip internacional. Isso evita depender de redes públicas e garante acesso ao e-mail e aplicativos corporativos logo na chegada.

3. Prepare-se para as diferenças culturais e linguísticas

Representar a empresa em outro país vai além da performance técnica: envolve respeito à cultura local. Antes da viagem, pesquise hábitos e costumes que podem impactar seu comportamento durante reuniões, apresentações e interações sociais.

Alguns pontos importantes:

• Cumprimentos e etiqueta em ambientes formais.
• Pontualidade e rituais de negócios.
• Alimentação e horários de refeições.
• Código de vestimenta.
• Relação com hierarquias.
  

Além disso, se você não domina o idioma local, aprenda frases básicas e prepare apresentações com vocabulário simples e claro. Aplicativos de tradução podem ser um grande aliado, mas demonstrar esforço em se comunicar costuma ser muito bem-visto pelos anfitriões.

4. Planeje a logística com cuidado

A logística é o coração da viagem corporativa internacional. Uma falha na organização de horários, deslocamentos ou reservas pode comprometer toda a agenda.

Verifique com antecedência:

• Voos e conexões (considere possíveis atrasos).
• Tempo estimado entre aeroportos, hotel e locais de reunião.
• Disponibilidade de táxis, transporte público ou transfer.
• Check-in e check-out de hotéis (respeitando os fusos).
  

Centralizar essas informações em uma plataforma de gestão de viagens pode facilitar muito o processo. Se a sua empresa usa a Onfly, por exemplo, é possível acompanhar a viagem em tempo real e ter todos os dados reunidos em um só lugar!

5. Adapte-se ao fuso horário com antecedência

Viagens para países com grande diferença de fuso horário exigem preparação especial. O jet lag pode comprometer o foco, o humor e até a saúde.

Algumas estratégias para minimizar o impacto:

• Ajuste gradualmente seu horário de sono alguns dias antes da viagem.
• Durante o voo, evite álcool e cafeína; prefira água e refeições leves.
• Programe compromissos importantes apenas após uma boa noite de sono.
• Use a luz natural a seu favor para regular o ritmo do corpo.

Em destinos com mais de 5h de diferença, vale considerar chegar com pelo menos 24h de antecedência ao primeiro compromisso.

6. Esteja pronto para ser produtivo desde o primeiro dia

Mesmo fora do ambiente habitual, sua produtividade precisa se manter alta. Para isso, é fundamental ter:

• Um cronograma diário de tarefas e reuniões.
• Materiais de apoio prontos e acessíveis, inclusive offline.
• Espaço adequado no hotel para trabalhar, com internet estável.
• Aplicativos de produtividade e armazenamento em nuvem.
  

Além disso, reserve momentos para revisar pendências e atualizar a equipe sobre o andamento da viagem. A comunicação eficiente evita retrabalho e mantém todos alinhados com os objetivos da missão.

7. Mantenha contato com a equipe da empresa

A distância física não pode ser desculpa para o distanciamento estratégico. Durante uma viagem a trabalho internacional, manter o contato com a equipe garante que as decisões locais estejam alinhadas com o restante do time.

Dicas para manter a sincronia:

• Agende reuniões rápidas de alinhamento diárias ou semanais.
• Compartilhe relatórios e aprendizados importantes.
• Utilize ferramentas como Slack, Zoom, Notion ou Trello e outros softwares de gestão e comunicação.
• Avise sobre mudanças de planos ou decisões relevantes em tempo real.
  

Essa postura mostra comprometimento com o sucesso coletivo, além de fortalecer a confiança entre áreas e lideranças.

8. Fique de olho nas restrições locais

Mesmo com a flexibilização pós-pandemia, muitas regras e restrições continuam em vigor em diversos países. Isso pode afetar sua entrada, hospedagem, circulação ou participação em eventos.

Antes da viagem, consulte fontes confiáveis para verificar:

• Regras de entrada e vacinação.
• Exigências sanitárias em aeroportos e locais fechados.
• Restrições a determinados itens na bagagem de mão.
  

Inclusive, a regra dos 100ml para líquidos em voos internacionais ainda é válida na maioria dos aeroportos do mundo. Então é importante estar sempre atento a esses detalhes!

Dica extra: checklist do viajante corporativo internacional

Antes de embarcar, é essencial garantir que tudo está em ordem para uma viagem a trabalho internacional segura, produtiva e sem imprevistos. Use este checklist como guia:

• Passaporte válido por no mínimo 6 meses.
• Visto e vacinas exigidas em ordem.
• Seguro-viagem com cobertura adequada.
• Chip internacional ou plano de dados ativo.
• Agenda atualizada com compromissos confirmados.
• Documentos digitalizados e salvos em nuvem.
• Mala completa e adequada ao clima e cultura. 
• Comunicação com o time estruturada.
• Conhecimento básico da cultura e idioma local.
• Planejamento logístico revisado.

Realizar uma viagem a trabalho internacional é uma grande responsabilidade e também uma oportunidade para aprender, representar sua empresa com excelência e expandir sua rede de contatos.

Com planejamento, atenção aos detalhes e uma postura proativa, você pode transformar esse momento em um verdadeiro diferencial na sua carreira!

Quer mais dicas práticas para otimizar suas viagens corporativas? Veja também 10 dicas para reduzir o jet lag na sua viagem a trabalho. Boa viagem e sucesso nas suas conexões globais! 

Assine nossa newsletter e fique por dentro de tudo que envolve o mercado de viagens corporativas.