Guia completo para gerenciar pessoas em viagens corporativas: dicas e ferramentas

Com equipes cada vez mais móveis e negócios expandindo para diferentes regiões, aprender como gerenciar pessoas em viagens corporativas tornou-se um desafio estratégico para líderes e gestores. Seja para fechar um contrato, participar de um evento ou visitar uma filial, viagens de negócios exigem planejamento, comunicação eficiente e ferramentas que garantam produtividade, segurança e bem-estar dos colaboradores.

Neste guia completo, você encontrará:

• Os principais desafios na gestão de equipes em viagem.
• Melhores práticas para liderar times em deslocamento.
• Ferramentas essenciais para otimizar a comunicação e organização.
• Dicas para manter a produtividade e lidar com imprevistos.

Se você é gestor, RH ou profissional de viagens corporativas, este conteúdo vai ajudar a transformar deslocamentos em oportunidades de alto desempenho e networking. Vamos começar!

Principais desafios na gestão de equipes em viagem

Gerenciar equipes em viagens corporativas vai além de aprovar diárias e passagens. Envolve lidar com questões como:

• Comunicação remota: a ausência física pode dificultar o acompanhamento das atividades e o engajamento da equipe, prejudicando o alinhamento de expectativas.
• Produtividade em ambientes dinâmicos: sem a supervisão direta, é complexo avaliar o desempenho e os resultados das tarefas., uma vez que as equipes ou colaboradores podem se distrair com deslocamentos, jet lag ou infraestrutura inadequada.
• Problemas de segurança e bem-estar: riscos relacionados à saúde, segurança e conforto dos colaboradores em destinos diversos, como extravio de documentos ou acidentes.
• Desorganização de agendas: a gestão de múltiplos compromissos e atividades pode resultar em sobrecarga e falhas de coordenação, além perda de prazos.
• Custos não planejados: gastos excessivos com transporte, hospedagem ou alimentação sem controle.

Como gerenciar pessoas em viagens corporativas: melhores práticas

Nesta seção, reunimos as melhores práticas para líderes que desejam otimizar a gestão de colaboradores em deslocamento, desde a criação de políticas claras até o uso inteligente de tecnologia. Confira!

1. Estabeleça uma política de viagens clara

Uma política bem definida evita mal-entendidos e reduz custos, pois orienta os colaboradores sobre como agir nessas circunstâncias. Portanto, inclua diretrizes sobre:​

• Limites de gastos e categorias de despesas reembolsáveis (hospedagem, alimentação, transporte).​
• Procedimentos para reservas e reembolsos.​
• Expectativas de comportamento e relatórios pós-viagem.
• Aplicativos obrigatórios (ex.: gestão de despesas, gestão de viagens etc.)
• Procedimentos para emergências (como acionar o RH ou seguro-viagem).​

Comunique essas políticas de forma acessível e as mantenha sempre atualizadas.

2. Mantenha comunicação constante (mas não excessiva)

Muito se fala sobre os problemas do microgerenciamento no desempenho e qualidade de vida dos colaboradores, por isso, não abuse da comunicação. Quando for se comunicar com colaboradores em viagens, utilize ferramentas de comunicação eficazes, assim como boas estratégias

• Check-ins rápidos: use mensagens no Slack, Teams ou WhatsApp Business para atualizações diárias.
• Reuniões estratégicas: agende videoconferências apenas para decisões críticas.
• Canais dedicados: crie um grupo “Viagens em andamento” para centralizar informações.

Estabeleça uma frequência de check-ins que balanceie suporte e autonomia, respeitando o tempo e a agenda dos colaboradores.​

3. Use tecnologia a seu favor

• Gestão de tarefas: Trello ou Asana para dividir projetos em etapas.
• Organização de itinerários: TripIt ou Google Trips para consolidar voos e reservas.
• Gestão de despesas e viagens: Onfly para aprovar reservas e despesas automaticamente.

Ferramentas tecnológicas podem otimizar a gestão de viagens:​ essas ferramentas reduzem erros, economizam tempo e oferecem insights valiosos para a gestão.​

4. Priorize a segurança e bem-estar

Garanta a segurança e o bem-estar dos colaboradores com:​

• Treinamentos pré-viagem: inclua normas de segurança e contatos de emergência.
• Acompanhamento remoto: ferramentas como Everbridge alertam sobre riscos locais (tempestades, protestos).
• Saúde mental: incentive pausas e horários de descanso para evitar o burnout.
• Assistência 24/7: disponibilize suporte em tempo integral para emergências.​
• Planos de contingência: esteja preparado para imprevistos como cancelamentos de voos ou problemas de saúde.​
• Apoio psicológico: considere oferecer suporte emocional, especialmente para viagens longas ou para destinos com riscos elevados.​

Ferramentas essenciais para gestão de viagens corporativas

A adoção de ferramentas adequadas pode transformar a gestão de viagens corporativas:​

Essas ferramentas, quando integradas, proporcionam uma gestão mais eficiente e segura das viagens corporativas.​

Como manter a produtividade em viagens

Manter a produtividade durante viagens é um desafio, mas é possível com as estratégias certas:​

• Defina metas claras: antes da viagem, estabeleça objetivos específicos e mensuráveis para cada viagem (ex: feche 3 reuniões comerciais).​
• Utilize métodos ágeis: adote práticas como sprints de trabalho com prazos curtos e entregas parciais para manter o foco.​
• Reduza reuniões: agende apenas compromissos essenciais para otimizar o tempo e/ou substitua por e-mails ou relatórios rápidos no Notion.​
• Ofereça suporte remoto: disponibilize recursos e assistência para resolver problemas rapidamente.​
• Incentive a autonomia: capacite a equipe para tomar decisões sem consultas constantes.

Essas práticas ajudam a equilibrar as demandas da viagem com as responsabilidades profissionais.​

Transforme viagens corporativas em vantagem competitiva

Gerenciar equipes em viagens corporativas é um desafio, mas com as soluções certas, como as oferecidas pela Onfly, esse processo se torna muito mais ágil e eficiente. Evitar os erros mais comuns em viagens corporativas pode fazer toda a diferença na experiência de seus colaboradores, garantindo viagens mais produtivas e com menos imprevistos.

Outro ponto importante é o impacto que uma gestão de viagens bem estruturada tem no bem-estar dos colaboradores. Investir em políticas que promovem um ambiente positivo e saudável reflete diretamente na motivação e satisfação da equipe, gerando resultados ainda mais expressivos para sua empresa.

Pronto para otimizar as viagens da sua equipe? Comece agora!

Perguntas Frequentes (FAQ)

Como lidar com imprevistos em viagens corporativas?

Tenha um plano B (hotel alternativo, por exemplo), contatos de emergência e seguro-viagem com ampla cobertura.​ Ou uma parceira de viagens como a Onfly, com atendimento humanizado 24h por dia.

Qual a melhor forma de acompanhar gastos em viagens?

Use plataformas via web ou app como a Onfly para registrar notas fiscais, gerar relatórios automaticamente e reduzir o tempo e a burocracia gasta com a prestação de contas.​

Como evitar conflitos de agenda em equipes multinacionais?

Ferramentas como Doodle ou World Time Buddy ajudam a encontrar horários compatíveis.