Como escolher a tarifa do voo da sua viagem?

Escolher a tarifa do voo pode parecer uma tarefa simples, mas envolve uma série de considerações, especialmente quando falamos das viagens a trabalho. 

As tarifas aéreas flutuam em termos de preço e, para além disso, é importante considerar os benefícios na hora de decidir entre a tarifa econômica e uma tarifa mais completa. Afinal, esse valor final (considerando custo e vantagens) pode impactar a flexibilidade e o investimento total da viagem. 

Neste artigo, elencamos as principais vantagens e desvantagens das diferentes tarifas, considerando taxas, multas de cancelamento e possibilidades de remarcação. Dessa forma, você estará bem informado com orientações sobre como escolher a melhor opção para as suas viagens a trabalho.

Confira!

Quando escolher a tarifa econômica na viagem a trabalho?

A tarifa econômica é, comumente, a opção mais atraente para quem busca economizar dinheiro. Principalmente quando tratamos das viagens de trabalho, as políticas de viagens devem restringir o valor máximo da passagem aérea, além do prazo mínimo de antecedência.

Por isso, a tarifa econômica, pode ser uma boa opção para comprar dentro das regras. No entanto, essa escolha vem com próprias vantagens e desvantagens que devem ser ponderadas por viajantes e gestores: 

Principais vantagens da tarifa mais barata: 

1. Custo mais em conta

O principal atrativo da tarifa econômica é o custo reduzido. Para empresas com orçamentos mais restritos, essa opção significa economia, especialmente se os voos forem muito frequentes ou se houver fluxo alto de viajantes.

2. Simplicidade

As tarifas econômicas geralmente são simples e diretas, sem complexidades associadas a mudanças de planos (existe a cobrança de tarifas extras se você precisar remarcar).

Isso é ideal para viagens com pouca ou nenhuma flexibilidade. Por exemplo, se você participará de um evento agendado (e confirmado) para determinada data, pode escolher a tarifa econômica, pois existe bem pouca chance de necessidade de alterações. 

3. Maior compatibilidade com as políticas de viagens

Muitas políticas corporativas de viagens incentivam a escolha da tarifa econômica para reduzir custos, desde que não comprometa o conforto ou a eficiência.

E quais as desvantagens?

1. Flexibilidade limitada

As tarifas econômicas frequentemente possuem restrições em termos de mudanças e cancelamentos. Caso haja necessidade de alteração ou cancelamento do voo, as taxas podem ser elevadas, e o processo pode ser complicado.

2. Menos benefícios

Estas tarifas geralmente não incluem benefícios como seleção de assento (sem custo extra), assento conforto (aquele com maior espaço para as pernas), embarque prioritário ou bagagem despachada. Se essas são necessidades que podem ser úteis nas suas viagens de trabalho, considere escolher uma opção mais completa de tarifa. 

3. Conforto reduzido

Para viagens longas, o conforto também pode ser um problema. Assentos mais apertados e menos espaço podem impactar a experiência geral do viajante. Se o voo for muito longo e houver a necessidade de despachar mais malas, seja com equipamentos de trabalho ou itens pessoais, vale pensar em uma tarifa mais ampla. 

Quando escolher a tarifa mais cara na viagem a trabalho?

Optar por uma tarifa mais completa pode ser vantajoso em determinadas circunstâncias, especialmente para viagens a trabalho nas quais o conforto e a flexibilidade são os fatores mais determinantes.

Se a sua viagem a trabalho tem alta probabilidade de ser alterada ou até mesmo cancelada, a tarifa mais cara é mais vantajosa, até mesmo pela possibilidade de fazer alteração sem preço adicional.

Quais são as vantagens da tarifa plus? 

1. Flexibilidade para alterações

As tarifas mais caras frequentemente oferecem políticas mais flexíveis em termos de mudanças e cancelamentos. Geralmente, permitem alteração sem custo e reembolso é permitido com taxas (enquanto na economia, não existe essa possibilidade). Se houver uma alta probabilidade de mudanças na agenda, essa flexibilidade pode evitar custos adicionais e, no final das contas, significa economia.

2. Benefícios adicionais

Estas tarifas chamadas de “plus” geralmente incluem benefícios como maior franquia de bagagem (entre uma e duas malas despachadas sem pagar a mais por isso), escolha de assento, assento com maior espaço… Todos estes aspectos podem contribuir para uma experiência de viagem mais confortável.

3. Menos estresse com alterações

Se a viagem é essencial para o sucesso do trabalho, ter uma tarifa que permite alterações sem grandes custos e sem processos mais custosos pode evitar muito estresse de última hora.

As desvantagens da tarifa mais cara

1. Custo elevado

O custo mais alto é a principal desvantagem. Mesmo com benefícios adicionais, o preço pode ser bem mais alto do que as tarifas econômicas, impactando o orçamento da empresa. Avalie quais são as chances de remarcar ou cancelar esse voo, além de tempo de duração e malas despachadas, para saber se vale a pena.

2. Necessidade de justificativa

Algumas políticas de viagens a trabalho exigem justificativas para optar por tarifas mais caras, o que pode ser um processo mais burocrático do que a tarifa econômica. 

3. Possível subutilização dos benefícios

Em viagens curtas ou de pouco impacto, os benefícios adicionais, como espaço extra ou escolha de assento, podem não ser totalmente aproveitados, tornando o custo extra menos vantajoso.

Como orientar os viajantes na escolha da tarifa na política de viagens?

Para garantir que as escolhas de tarifas estejam alinhadas com as políticas da empresa e as necessidades dos viajantes, é fundamental fornecer orientações claras na política de viagens.

Separamos, a seguir, algumas diretrizes para auxiliar na tomada de decisão:

 1. Avalie a probabilidade de alterações

Esse deve ser o item mais importante para definir sua tarifa no voo da viagem corporativa.

Antes de decidir, pense na probabilidade de alterações nos planos de viagem. 

Para viagens com alta probabilidade de mudança, optar por tarifas mais flexíveis é uma escolha mais prudente. Para viagens com agenda fixa, uma tarifa econômica será suficiente.

Como gestor de viagens, oriente e eduque os viajantes sobre essa boa prática. 

 2. Considere o tempo de viagem

Para viagens longas, como vimos, a tarifa mais cara oferece mais vantagens, se o conforto é um fator importante. 

Verifique se a política de viagens permite a escolha de tarifas mais caras para aumentar o conforto e, consequentemente, a produtividade do viajante. Também avalie se o valor da tarifa mais completa está dentro ou fora da regra da política de viagens, antes de decidir. 

Nesse caso, uma ferramenta de gestão de viagens completa, como a da Onfly, pode indicar facilmente se essa reserva está ferindo a política, facilitando uma decisão mais acertada e autônoma do colaborador sem infringir as regras. 

 3. Avalie o impacto no orçamento

Considere o impacto da escolha da tarifa no orçamento da empresa. 

Às vezes, investir em tarifas mais caras pode resultar em economia indireta, evitando taxas, multas e cobranças extras das mudanças e/ou remarcação, além de aumentar a satisfação do viajante.

Leve isso em conta na hora de decidir. 

 4. Revise a política de viagens da empresa

As políticas de viagens não são perenes. Esse documento precisa de atualizações constantes. 

Por isso, confira se as regras continuam fazendo sentido, além de garantir que todos os viajantes estejam cientes das diretrizes.

Forneça treinamentos ou materiais que esclareçam quando é apropriado optar por tarifas mais caras e como justificar essas escolhas.

 5. Use ferramentas tecnológicas

Utilize ferramentas de gestão de viagens corporativas, como a solução da Onfly, que oferecem relatórios completos para fazer uma análise mais completa de custos e benefícios de diferentes tarifas. 

Estas ferramentas podem ajudar a definir as melhores regras para uma escolha mais econômica e eficiente, alinhada com as necessidades da empresa.

A escolha da tarifa do voo para uma viagem a trabalho envolve uma análise cuidadosa de custo, flexibilidade e benefícios. Mas, ao considerar a probabilidade de alterações, o conforto e o impacto no orçamento, você pode tomar a melhor decisão para o viajante e para a empresa. 

Apesar de um desafio constante, é possível equilibrar economia e eficiência, garantindo que as viagens de trabalho sejam realizadas da melhor forma possível. Agora, é só escolher sua tarifa por aí e ter uma boa viagem!