Rastreabilidade dos Gastos de Viagem – Controlar é preciso e necessário.
Não negligencie a importância de rastrear o controlar os gastos com viagens e despesas da sua empresa.
Tem jeito de fazer isto de um jeito inteligente e fácil.
Se tem uma coisa que as empresas são “obrigadas” a fazer são os gastos com
viagens, acho que entre os empresários médios e grandes com quem converso
seguidamente, não tem mais dúvida que o aperto de mão presencial, fecha muito
mais negócios e solidifica parcerias.
Mas, qual é o problema?
Acompanhar esses gastos, claro.
Quando é que é necessário e quando é exagero fazer uma viagem, essa dúvida
paira sobre a intangibilidade do gasto. Se vou fechar mais negócios, resolvo mais
problemas, transfiro mais cultura, mas se não vou, economizo na viagem e consequentemente elimino uma despesa desnecessária.
Todo mundo que viaja a trabalho, no fundo no fundo já se questionou em algum
momento que não deveria ter feito aquela viagem, e em outro momento, se
questiona que sua “não presença” pode ter acarretado várias pequenas derrotas,
afinal, a presença conta.
Para ser o fiel da balança, a rastreabilidade dos gastos, pode devolver essa
segurança às corporações, independente do seu tamanho.
Saber exatamente quanto se gastou, ajudará as empresas a calcular o retorno mais tangível possível (ROI em viagens) de uma feira de negócios, ou de um encontro com o fornecedor, e é claro das visitas a clientes e futuros clientes.
O mito da organização espontânea.
A maioria das empresas ainda acredita na fantasia de que “os processos vão se
organizar sozinhos”.
Sim, claro, do mesmo jeito que a gente acredita que dieta começa na segunda, ou que só vamos assistir um episódio da série.
O problema é que sem rastreabilidade, a coisa vira uma bagunça digna de reality show.
Tem gente pedindo reembolso de Uber até para ir ao banheiro, outros “esquecendo” de pedir
nota fiscal, e aquele clássico colaborador que insiste que o jantar de R$ 800 foi um
“encontro estratégico de negócios” – que, por coincidência, aconteceu num
restaurante de chefe premiado.
O grande problema é que muitas empresas subestimam o impacto de uma boa
gestão de viagens. Acham que controlar despesas é só olhar extrato de cartão
corporativo e dar aquela bronca genérica no grupo do WhatsApp.
Só que não é bem assim, sem rastreabilidade, os dados viram um grande mistério.
De onde veio? Quem aprovou? O que é esse valor?
Controle não é luxo, é necessidade, e não é para “inglês ver” não, é o tipo que
acompanha tudo, desde a reserva do aéreo até a notinha do cafezinho no aeroporto.
Porque no fim das contas, os pequenos gastos somam mais do que a gente imagina
– e é aí que mora o perigo (e o budget derrete).
Tem jeito de fazer do jeito certo
Agora, feche os olhos, respire fundo e imagine um mundo onde todas as despesas
são registradas corretamente, as aprovações são rápidas, e ninguém precisa
mandar aquele famoso e-mail “favor revisar minha prestação de contas”.
Parece utopia?
Não é mais não!
Graças a tecnologia e processos bem definidos isso tem sido possível e o papel do gestor passa de simples apagador de incêndio à planejador estrategistas dos gastos.
Experimente bloquear (com tecnologia senão não irá funcionar) as viagens com antecedência menor que 15 (quinze) dias, só de fazer isso já reduz o número de viajantes e cria-se um processo de redução natural de gastos já que antecedência conta muito.
Experimente dizer ao seu colaborador: aqui este seu cartão corporativo e já está com a trava
máxima de gastos por tipologia de despesa (MCC – Merchant Category Code), uma
clara separação do que é cobra e do que é tatu, assim não se misturaria gastos de
combustível com gastos de refeição e por aí vai.
Em resumo, rastrear e auditar gastos de viagem é uma necessidade, não uma
opção.
As empresas que ainda acham que conseguem viver no “achismo” logo
descobrem que o buraco é mais embaixo – e o rombo no orçamento, maior do que
imaginavam.
Então, da próxima vez que alguém disser “ah, depois a gente vê isso”, lembre-se: é
assim que começa a bagunça.
Melhor organizar agora do que ter que explicar depois por que tem uma despesa de hotel em Cancun em nome do colaborador que já deixou a empresa (por performance) a 10 meses.
Eu não quero estar na sala dessa reunião (rs) e ter que explicar isto para os acionistas.
