6 motivos que explicam porque sua empresa precisa de uma plataforma digital para gestão de viagens

Em tempos de Covid-19, mais do que nunca, as empresas estão buscando reduzir custos e gerar mais eficiência em todos os seus processos.

E um dos setores historicamente mais “ineficientes” dentro das organizações, é sem dúvida, a de prestação de contas , reembolsos de despesas e gestão de viagens.

Que para muitas empresas, diga-se de passagem, chega a ser a segunda linha de despesas da operação (pré-covid).

A grande maioria possuem processos apartados, entre o gestor de viagens e o financeiro ( responsável pelos reembolsos) com intenso uso de papel, burocracia de aprovação entre os diversos colaboradores, eventualmente possuem fraudes, e contam com uma agência de viagens que usa os mesmos processos de 20 anos atrás.

E curiosamente, de forma míope as empresas acreditam que estão tendo eficiência fazendo “BID” de agência de viagens uma vez por ano, onde conseguem reduzir alguns reais no fee, quando o verdadeiro ganho está em mudar todo o processo, trazendo mais inteligência e tecnologia.

Pensa o seguinte…

Hoje sua empresa faz “BID” entre cooperativas de táxi? Ou usa aplicativos de transporte como Uber ou 99?

Sua empresa faz “BID” faz de soluções de ERP ou entende qual tem mais aderência para sua operação? Existe ERP gratuito e existe ERP de R$ 10milhões de reais a implantação.

Sua empresa demorou 12 meses para fazer um “BID” de plataforma de videoconferência, ou contratou o Zoom ou qualquer outra plataforma em alguns dias, para atender as demandas do Home Office dos seus colaboradores no período de Covid-19?

De verdade, agora é a melhor hora para as empresas otimizarem seus processos, trazer inovação e reduzir custos em relação as despesas de viagens, não dá para esperar 12 meses para fazer um novo BID

Compilamos 7 motivos, para explicar o porquê sua empresa precisa urgentemente questionar o “status quo” dos processos tradicionais e ultrapassados e adotar uma plataforma digital e inteligente de viagens.

1 – Redução de custos com hotéis e passagens aéreas com descontos

O primeiro grande ganho que uma empresa possui é a redução de custos com descontos em hotéis e passagens aéreas.

Plataformas digitais otimizam a busca por conteúdo, trazendo inventário de vários lugares, imagina uma espécie de Buscapé para sua empresa, em tempo real trazendo hotéis de vários lugares, como Booking, Hoteis.com, plataformas corporativas, e acordos exclusivos de hotel?

Então, tudo isto é possível com uso de tecnologia e integração entre plataformas, e as plataformas digitais  para gestão de viagens possuem inteligência para fazer isto.

Algum colaborador da sua empresa já questionou que encontrou passagem aérea mais barata no site da companhia do que no sistema de viagens da empresa?

Então, imagine agora que em tempo real sua empresa vai ter um robô para verificar se o preço da tarifa pública está mais barata, e se tiver, mostra ela para você?

Incrível né? É como se tivesse uma pessoa olhando em vários sites e trazendo o melhor preço para você em menos de 1minuto.

2 – Otimização de processos e redução de custos com tempo dos colaboradores

Com plataformas inteligentes de viagens, todo o processo é feito de forma digital e ágil, desde planejamento de solicitação, aprovação, reembolso e relatório para tomada de decisão pelos gestores.

Se sua empresa ainda recebe solicitação de viagens por e-mail, acredite, tem uma janela enorme de ineficiência, pois neste ínterim entre o colaborador enviar um e-mail e o responsável fazer as cotações, as passagens podem mudar até 200%.

Processos de solicitação por e-mail são ineficientes, não geram dados, e não permite tomar decisões rápidas.

Lembre-se, “data is new oil” (dados é o novo petróleo) 😉

Por exemplo, com quanto tempo de antecedência cada colaborador está solicitando a compra de passagem aérea?

Sabia que um mesmo trecho, comprando com 21 dias de antecedência, pode ser até 92% mais barato que uma passagem comprada em cima da hora?

Olha um exemplo,  uma passagem comprada com 21 dias de antecedência pode custar R$ 80,00 o trecho, a mesma passagem, comprada um dia antes, pode custar R$ 1000,00.

Já pensou a economia disto para sua empresa? Você acompanha este indicador?

3 – Satisfação dos viajantes

Sua empresa acompanha os níveis de satisfação dos colaboradores com o processo de viagens?

Sabia que tem uma pesquisa do GBTA que correlaciona experiência do viajante corporativo com turnover?

Veja bem, olha que interessante:

“A maioria dos compradores de viagens concorda que as empresas podem melhorar a retenção de funcionários ou reduzir a rotatividade por meio de vários esforços centrados no viajante. Estes incluem upgrades de viagens, como classe executiva (80%); tecnologia de melhor qualidade (80%); políticas mais centradas nos viajantes (77%); tempo adicional para viagens freqüentes (73%); melhor atendimento ao cliente a partir de seus TMC/viagens programa (68%); fornecedores de melhor qualidade (63%); e regras menos rigorosas (53%)”

É preciso ter empatia, vestir o “chapéu” do colaborador que viaja e entender se ele está feliz com os processos de viagens da sua empresa.

Tem empresa que chega a comprar uma “doleira” de presente para o colaborador ficar guardando recibos em papel, para ajudá-los a prestar conta após a viagem.

Em média colaboradores gastam até 2 horas para fazer prestação de contas por cada viagem, tempo que poderia estar sendo utilizado para pensar em como a sua empresa poderia vender mais ou entregar serviços melhores.

Ademais, colaboradores inteligentes abandonam empresas com processos ineficientes, simples assim!

4 – Tomada de decisões mais inteligentes

Hoje sua empresa consegue saber exatamente quanto custou uma viagem de um colaborador? Em tempo real, sem ter que acionar relatórios de ERP ou pedir para “alguém  de ti”?

Se a resposta for não, é muito provável que após juntar os dados e entender exatamente quanto custou uma viagem, já terá sido tarde para a sua empresa perceber que as viagens eram inúteis.

A principal pergunta é: Precisamos deste tanto de viagens? Não é possível reduzir estes custos?

A grande maioria das empresas apenas pagam no final do mês fatura do Uber, do 99, da agência de viagens, dos hotéis, e pronto, não questionam se estas despesas foram necessárias, ou melhor, se aquele investimento teve retorno positivo.

Aliás, se a empresa não entende viagens como investimento, já está tudo errado. Uma das grandes vantagens do marketing digital sobre o marketing tradicional é que é possível mensurar todos os resultados das campanhas, o que é conhecido como “ROI” (Return on Investiment).

A mesma coisa deve ser feito com viagens, por exemplo, se foi gasto R$ 3200,00 para uma viagem para Fortaleza para uma reunião de “upselling” de contrato, quanto este contrato irá trazer nos próximos 12 meses?

Se for menos que R$ 3200,00 a empresa está simplesmente queimando dinheiro.

5 – Melhora da Governança Corporativa,  Compliance, e Segurança dos acionistas

Já pensou o quanto de fraude pode acontecer em processos ineficientes?

Já pensou que quando você entrega uma conta do Uber Business para o seu colaborador por exemplo, é a mesma coisa que um cheque em branco? Ele usa, e depois a empresa simplesmente paga.

Será que o uso está sendo realizado de forma eficiente?

Outro ponto, será que os colaboradores estão com “senso de dono”, preservando e usando os recursos financeiros da empresa de forma otimizada? Ou será que estão agindo em benefício próprio.

Quer um exemplo?

Certa vez falei com um executivo de uma grande indústria, ele comentou que só viajava na companhia aérea Latam, pois acumulava pontos, e poderia viajar com a família no final do ano com os pontos, será que a empresa tinha conhecimento desta prática? Será que os acionistas aprovariam este comportamento?

Governança corporativa é um dos assuntos que mais gosto de discutir e estudar, são instrumentos e processos que são implantados para garantir  o alinhamento dos interesses dos acionistas e de todos os stakeholders (colaboradores, parceiros, governo, etc..) da empresa.

O IBGC (Instituto Brasileiro de Governança Corporativa) estabelece quatro princípios básicos da governança corporativa:

Transparência
Uma gestão transparente entre todas as partes interessadas.

Equidade
Tratamento justo e igualitário a todos envolvidos

Accountability (prestação de contas)
Prestar contas de modo claro e carregar integralmente as consequências de seus atos.

Responsabilidade corporativa
Ser orientado pela viabilidade financeira das operações e pela manutenção de seus diversos capitais

Entendeu a grande importância de uma plataforma digital de viagens que seja aderente aos princípios da Governança Corporativa, e sobretudo traga segurança aos acionistas?

Pzra simplificar, uma plataforma digital com dados abertos facilita auditorias, e garante que os recursos de viagens das empresas estão sendo alocados da melhor forma.

6 – Se sua empresa usa algum OBT, acredite, ele não feito para você, foi feito para uma agência de viagens

O mercado de viagens corporativas é bem curioso, hoje ou as empresas usam as OTAs para viajar, como Decolar.com e Booking, e embora sejam muito eficientes com intensivo uso de tecnologia, conhecidamente estas plataformas foram desenvolvidos para viagens de lazer, e não para viagens de negócio.

Então nas OTAs não é possível ter gestão de colaboradores, conciliação simplificada das viagens, gestão da política por centro de custos, projetos ou grupos, ou até mesmo relatórios para qualquer tipo de tomada de decisão.

E por outro lado, os OBTs de mercado, que hoje está concentrado em 3 softwares, não foram feitos para empresas, foram desenvolvidos para as agências de viagens operarem.

Pode parecer simples, mas é algo que cria uma complexidade enorme, o principal interesse de um OBT de mercado é resolver o problema da agência de viagens, e não da empresa, então cria-se uma complexidade enorme, com regras, termos específicos, necessidade de treinamento para os colaboradores usarem, alguns OBTs para adicionar ou remover um simples usuário, é preciso ter que mandar um e-mail para agência, criando uma dependência e uma sensação de “poder” para agência totalmente desnecessária.

Tem um conflito de interesse muito claro nestes sistemas, pois de forma proporcional criam complexidades, para terem “especialistas” (agências de viagens) que vão saber usar.

Lembrem-se que há 40 anos atrás, computadores era artefato exclusivo para programadores, e graças ao esforço hérculeo de pessoas como Steve Jobs e Bill Gates, o computador foi popularizado, pois conseguiram criar interfaces simples que várias pessoas poderiam usar.

Pergunto: Quantas vezes você já teve treinamento para usar o Gmail, Instagram ou Whatsapp?

E porquê cargas d`água você precisa ter treinamento para usar a plataforma de viagens da sua empresa?

Não precisa…

Plataformas digitais e inteligentes de viagens já entenderam isto e buscam de forma obsessiva simplificar a vida dos viajantes.

Conclusão

É quase que óbvio, que a escolha por plataformas modernas e digitais de gestão de viagens irá gerar mais engajamento dos colaboradores, simplifica o processo reduzindo tempo dos envolvidos e o “head account”, traz mais redução de custos, e entrega a transparência de gastos que os acionistas precisam.

Em mercados com maior maturidade de gestão e maior adoção de tecnologia, como Europa e Estados Unidos já é uma grande tendência,  infelizmente  algumas empresas nacionais insistem em se manter na inércia, com os mesmos processos e sistemas de 20 anos atrás e que consequentemente as tornam, menos competitivas.

Foi preciso um vírus, popularmente conhecido como “coronavírus”, para chacoalhar as empresas e obrigá-las,  da forma mais cruel possível, a serem mais eficientes.