Blog
Menu
Existe uma grande miopia nas empresas, ao resumir os custos das viagens de trabalho apenas as despesas de passagens aéreas e hotel.
E acabam erroneamente guiando todo o esforço de redução de custos para estas duas linhas, e esquecem ou simplesmente negligenciam todos os outros custos relacionados a uma viagem de trabalho.
Vamos lá, pensem no seguinte cenário:
Daniel é gerente de vendas de uma startup, ele mora em Belo Horizonte, ele acaba de sair de uma videoconferência com o cliente e já agenda a próxima reunião presencial, para daqui a 10 dias em São Paulo na parte da manhã, ele aproveita a agenda e marca outra reunião com um cliente importante na parte da tarde
Logo:
Até aqui, para a viagem do Daniel em São Paulo a empresa já investiu R$ 490,00.
Chegando no dia da Viagem:
Daniel mora no Barreiro, portanto ele precisa pegar um Uber até Confins, o Uber custa R$ 85,00.
Daniel sai muito cedo, precisa tomar café no aeroporto, no valor de R$ 9,99 (um café e um pão de queijo).
Embarca em São Paulo, e pega novamente um Uber para ir direto para a reunião, o Uber custou R$ 40,00.
Após a reunião, Daniel almoça na Vila Olímpia, e paga R$ 35,00 no almoço, após o almoço pega outro Uber e vai para a reunião da tarde, o Uber custou R$ 25,00.
Após a reunião na parte da tarde, Daniel pega o Uber e volta para o Hotel, come um hambúrguer na hamburgueria na frente do hotel e gasta R$ 40,00 (não dá para ir para São Paulo e não ir em nenhuma hamburgueria, acredite, dica pessoal).
Dorme, toma café da manhã no hotel, no dia seguinte, pega um Uber do Hotel para o aeroporto em SP no valor de R$ 40,oo, embarca, e pega um Uber do Aeroporto até o escritório da sua empresa no valor de R$ 65,00.
Se somarmos as despesas durante a viagem, com alimentação e transporte via Uber, temos mais R$ 339,99.
Logo, o investimento da startup na viagem do Daniel foi de R$ 829,99, sendo que:
Conseguem perceber, que hotel e aéreo representaram apenas 60% das despesas da viagem, e que 40% dos custos são relacionados a alimentação e transporte urbano?
Existe uma fase famosa, que já vi ser atribuída a varios autores, mas muito lembrada por Peter Drucker:
“O que não se mede, não se gerencia”.
Se sua empresa não está medindo quanto custa realmente o valor de uma viagem, ela não está gerindo bem, e inevitavelmente está tomando decisões equivocadas e erráticas.
Em muitas empresas, a despesa de viagens chega a ser o segunda maior rubrica de despesas atrás apenas de pessoas, portanto, é absolutamente inaceitável não fazer gestão bem feita de viagens.
Empresas com maior maturidade de gestão, já entendem que viagens é um investimento, e tal qual, deve ser orientado sempre para algum retorno financeiro.
É o que chamamos de ROI de viagens, no caso do exemplo acima da viagem do Daniel, a viagem custou R$ 829,99, qual vai ser o valor de retorno daquele cliente ao longo do tempo, pagará os custos da viagem?
Em marketing e vendas é muito comum medir o custo de aquisição do cliente (CAC), incluindo despesas de marketing e de vendas, certamente as despesas de viagens devem ser incluídas nesta conta, principalmente em empresas que usam muito do processo de “field sales” em seu processo de aquisição de cliente.
Existe outro “custo invisível” que precisa ser contemplado no processo de viagens, a parte de reembolso das despesas de viagens.
Se sua empresa tem um processo manual de reembolso, acredite, seu colaborador vai gastar algumas horas para processar todo o reembolso, preenchendo planilhas, imprimindo, anexando recibos (alguns ele vai perder) e pedindo aprovação para os gestores e depois para o financeiro.
Todo este ‘workflow’ manual tem um custo, empresas na idade da pedra contratam uma pessoa apenas para ficar checando “linha-a-linha” todas as despesas do reembolso para ver se houve alguma violação da política de viagem.
Empresas com melhor maturidade de gestão e processos, reduzem esta verificação de fraude para segundos, usando todo o poder computacional de plataformas modernas de gestão de reembolsos.
Grande parte da ineficiência histórica das empresas em medir os custos de viagens está atrelada a falta de sistemas adequados para juntar todas estas informações.
É muito comum em algumas empresas, os departamentos de “viagens” que olha passagem e hotel ser diferente do departamento que cuida de reembolsos, neste cenário a empresa nunca irá ver o processo como um todo.
É bem normal, quando perguntamos para algumas empresas: “quanto sua empresa gasta por mês com viagens?”, elas não saberem a resposta, e olha que muitas são empresas de capital aberto e elevado grau de governança, é preciso cruzar umas 8 faturas de fornecedores para a empresa saber exatamente quanto custou uma viagem.
Grande maioria dos sistemas, ou faz só reserva de passagem e hotel, ou só faz gestão de reembolso, se estes sistemas não conversarem entre si, a empresa jamais vai saber exatamente quanto custou uma viagem, é o verdadeiro retrato da miopia em viagens corporativas.
É preciso, consolidar todas as informações em um único sistema, que irá trazer segurança e garantir compliance aos acionistas, que permitirá gestores tomarem decisões inteligentes sobre o investimento em viagens, que deixará feliz os responsáveis pela gestão de viagens da empresa pois eliminará todo o fluxo de planilhas, whatsapps e e-mails, e por fim, e talvez mais importante, os colaboradores viajantes vão ficar felizes em não ter que preencher planilhas e guardar recibos em papéis, e perder horas fazendo prestação de contas da sua viagem.
Veja abaixo um modelo que usa bastante inteligência, para organizar e capturar todo o workflow de viagens das empresas, sem redirecionamentos, sem sistemas de terceiros, um verdadeiro “one-stop-shop” com tudo consolidado.
Eficiência operacional e gestão “data driven” é certamente uma das principais vantagens competitivas entre empresas, saber medir bem, e ter a capacidade de tomar decisões inteligentes a partir destes dados é o que vai diferenciar empresas que vão continuar sendo relevantes nesta nova economia, para as empresas que irão morrer.