Existe uma grande miopia nas empresas, ao resumir os custos das viagens de trabalho apenas as despesas de passagens aéreas e hotel.
E acabam erroneamente guiando todo o esforço de redução de custos para estas duas linhas, e esquecem ou simplesmente negligenciam todos os outros custos relacionados a uma viagem de trabalho.
Vamos lá, pensem no seguinte cenário:
Daniel é gerente de vendas de uma startup, ele mora em Belo Horizonte, ele acaba de sair de uma videoconferência com o cliente e já agenda a próxima reunião presencial, para daqui a 10 dias em São Paulo na parte da manhã, ele aproveita a agenda e marca outra reunião com um cliente importante na parte da tarde
Logo:
- Daniel compra passagem de ida e volta por R$ 270,00;
- Reserva uma diária de hotel por R$ 220,00.
Até aqui, para a viagem do Daniel em São Paulo a empresa já investiu R$ 490,00.
Chegando no dia da Viagem:
Daniel mora no Barreiro, portanto ele precisa pegar um Uber até Confins, o Uber custa R$ 85,00.
Daniel sai muito cedo, precisa tomar café no aeroporto, no valor de R$ 9,99 (um café e um pão de queijo).
Embarca em São Paulo, e pega novamente um Uber para ir direto para a reunião, o Uber custou R$ 40,00.
Após a reunião, Daniel almoça na Vila Olímpia, e paga R$ 35,00 no almoço, após o almoço pega outro Uber e vai para a reunião da tarde, o Uber custou R$ 25,00.
Após a reunião na parte da tarde, Daniel pega o Uber e volta para o Hotel, come um hambúrguer na hamburgueria na frente do hotel e gasta R$ 40,00 (não dá para ir para São Paulo e não ir em nenhuma hamburgueria, acredite, dica pessoal).
Dorme, toma café da manhã no hotel, no dia seguinte, pega um Uber do Hotel para o aeroporto em SP no valor de R$ 40,oo, embarca, e pega um Uber do Aeroporto até o escritório da sua empresa no valor de R$ 65,00.
Se somarmos as despesas durante a viagem, com alimentação e transporte via Uber, temos mais R$ 339,99.
Logo, o investimento da startup na viagem do Daniel foi de R$ 829,99, sendo que:
- R$ 270,00 aéreo (33%)
- R$ 220,00 hotel (27%);
- R$ 255,00 uber / transporte (30%)
- R$ 84,99 / Alimentação (10%)
Conseguem perceber, que hotel e aéreo representaram apenas 60% das despesas da viagem, e que 40% dos custos são relacionados a alimentação e transporte urbano?
A importância de medir o custo real de uma viagem a trabalho
Existe uma fase famosa, que já vi ser atribuída a varios autores, mas muito lembrada por Peter Drucker:
“O que não se mede, não se gerencia”.
Se sua empresa não está medindo quanto custa realmente o valor de uma viagem, ela não está gerindo bem, e inevitavelmente está tomando decisões equivocadas e erráticas.
Em muitas empresas, a despesa de viagens chega a ser o segunda maior rubrica de despesas atrás apenas de pessoas, portanto, é absolutamente inaceitável não fazer gestão bem feita de viagens.
Empresas com maior maturidade de gestão, já entendem que viagens é um investimento, e tal qual, deve ser orientado sempre para algum retorno financeiro.
É o que chamamos de ROI de viagens, no caso do exemplo acima da viagem do Daniel, a viagem custou R$ 829,99, qual vai ser o valor de retorno daquele cliente ao longo do tempo, pagará os custos da viagem?
Em marketing e vendas é muito comum medir o custo de aquisição do cliente (CAC), incluindo despesas de marketing e de vendas, certamente as despesas de viagens devem ser incluídas nesta conta, principalmente em empresas que usam muito do processo de “field sales” em seu processo de aquisição de cliente.
Ah… e tem o custo do reembolso de despesa ainda, recibos em papéis 😉
Existe outro “custo invisível” que precisa ser contemplado no processo de viagens, a parte de reembolso das despesas de viagens.
Se sua empresa tem um processo manual de reembolso, acredite, seu colaborador vai gastar algumas horas para processar todo o reembolso, preenchendo planilhas, imprimindo, anexando recibos (alguns ele vai perder) e pedindo aprovação para os gestores e depois para o financeiro.
Todo este ‘workflow’ manual tem um custo, empresas na idade da pedra contratam uma pessoa apenas para ficar checando “linha-a-linha” todas as despesas do reembolso para ver se houve alguma violação da política de viagem.
Empresas com melhor maturidade de gestão e processos, reduzem esta verificação de fraude para segundos, usando todo o poder computacional de plataformas modernas de gestão de reembolsos.
Por que as empresas não medem?
Grande parte da ineficiência histórica das empresas em medir os custos de viagens está atrelada a falta de sistemas adequados para juntar todas estas informações.
É muito comum em algumas empresas, os departamentos de “viagens” que olha passagem e hotel ser diferente do departamento que cuida de reembolsos, neste cenário a empresa nunca irá ver o processo como um todo.
É bem normal, quando perguntamos para algumas empresas: “quanto sua empresa gasta por mês com viagens?”, elas não saberem a resposta, e olha que muitas são empresas de capital aberto e elevado grau de governança, é preciso cruzar umas 8 faturas de fornecedores para a empresa saber exatamente quanto custou uma viagem.
Grande maioria dos sistemas, ou faz só reserva de passagem e hotel, ou só faz gestão de reembolso, se estes sistemas não conversarem entre si, a empresa jamais vai saber exatamente quanto custou uma viagem, é o verdadeiro retrato da miopia em viagens corporativas.
É preciso, consolidar todas as informações em um único sistema, que irá trazer segurança e garantir compliance aos acionistas, que permitirá gestores tomarem decisões inteligentes sobre o investimento em viagens, que deixará feliz os responsáveis pela gestão de viagens da empresa pois eliminará todo o fluxo de planilhas, whatsapps e e-mails, e por fim, e talvez mais importante, os colaboradores viajantes vão ficar felizes em não ter que preencher planilhas e guardar recibos em papéis, e perder horas fazendo prestação de contas da sua viagem.
Veja abaixo um modelo que usa bastante inteligência, para organizar e capturar todo o workflow de viagens das empresas, sem redirecionamentos, sem sistemas de terceiros, um verdadeiro “one-stop-shop” com tudo consolidado.
Conclusão
Eficiência operacional e gestão “data driven” é certamente uma das principais vantagens competitivas entre empresas, saber medir bem, e ter a capacidade de tomar decisões inteligentes a partir destes dados é o que vai diferenciar empresas que vão continuar sendo relevantes nesta nova economia, para as empresas que irão morrer.
