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O papel do consultor de viagens corporativas é de fundamental importância para os processos internos de uma empresa, seja ela do tamanho que for. O consultor de viagens corporativas é o profissional que vai gerenciar os serviços relativos a essa área, fazendo um acompanhamento profissional e criterioso de custos e vantagens. Todos os processos são rastreados pelo consultor, que trabalha na identificação de melhorias contínuas no atendimento, buscando entender e antecipar as necessidades do grupo. Essa intervenção acaba por se traduzir numa busca continua por economia, em cada solicitação de viagem.
Esses são alguns dos serviços em que o consultor de viagens corporativas atua diretamente:
Um bom consultor de viagens precisa ter foco em resultados, habilidade na organização de processos operacionais, comprometimento com resultados, saber trabalhar com metas e resultados. É desejável, inclusive, que ele tenha graduação na área de Turismo ou Administração, a fim de estar plenamente capacitado para desenvolver o seu trabalho, da melhor forma possível.
Elaborar propostas criativas de viagens para um público diferenciado, negociar diretamente com fornecedores para obter as melhores ofertas, reservar hotéis e serviços, bem como mediar todo o atendimento e o relacionamento com as agências de viagens são as tarefas mais importantes do consultor de viagens.
É de sua competência, ainda, monitorar a aplicação dos acordos corporativos, auxiliar a empresa na conciliação dos pagamentos relativos às viagens corporativas e oferecer os serviços adicionais de uma agência de viagens, caso seja necessário.
O consultor de viagens, portanto, opera para proporcionar uma melhor experiência de viagem, de forma que ela tenha amplo sucesso e, o que é muito importante também, a um custo reduzido. Além disso, o consultor trabalha na implantação de ferramentas tecnológicas e soluções que facilitem ainda mais os processos internos das empresas, acompanhando cada etapa do processo de planejamento e execução das viagens corporativas. Essa busca pela excelência e pela transparência dos processos, aliás, é um dos pontos fortes do trabalho do consultor de viagens.
Para que seu trabalho tenha resultados efetivos, o consultor precisará entender a dinâmica interna da empresa, bem como suas necessidades e seus processos gerenciais. A partir da identificação desses elementos próprios da cultura empresarial, serão traçadas todas as diretrizes para que cada viagem seja realizada com sucesso, atendendo aos anseios e às expectativas dos gerentes e funcionários.
Por conhecerem a fundo todos os detalhes e processos envolvidos em viagens, os consultores de viagens corporativas são eficientes na resolução de questões burocráticas, como a emissão de documentos e reservas nacionais e internacionais, só para citar dois exemplos bastante corriqueiros.
A atuação do consultor de viagens na empresa traz uma grande vantagem de economia de tempo, já que antes se perdiam horas e dias pesquisando salas de reunião para aluguel, hotéis, transporte, preços de passagens aéreas e promoções de outros prestadores de serviços, sem uma real noção dos processos envolvidos nessas buscas aleatórias. Conferir profissionalismo a essa atividade é uma das tarefas mais destacadas do consultor de viagens corporativas no âmbito das empresas.
O consultor de viagens é o profissional habilitado para tirar o máximo proveito do uso da tecnologia na esfera da empresa: assim, ele poderá acompanhar todos os processos definidos em torno da viagem, tudo isso em tempo real, e continuará acompanhando o grupo ou o funcionário durante toda a viagem.
Detalhes como o monitoramento das despesas que estão sendo feitas com o cartão corporativo ajudam, por exemplo, a realizar ajustes e correções, em caso de problemas. Dessa forma, evitam-se desperdícios e gastos desnecessários.
O consultor de viagens consegue, ainda, negociar em volume, o que um negociador comum não conseguiria sozinho. Nesse sentido, despesas com hotéis, aluguéis de carro e passagens aéreas saem mais em conta, garantindo mais economia para a empresa contratante dos serviços de viagens e de turismo corporativo.
O atendimento e a assistência aos viajantes são feitos full time, 24 horas por dia, mesmo estando o viajante corporativo em um fuso horário diferente. É importante que o consultor de viagens tenha essa disponibilidade de trabalhar em sistema de home office, se for o caso, a fim de prestar auxílio e sanar dúvidas dos funcionários em trânsito, de forma a melhorar a experiência da viagem.
Nesse sentido, poder contar com a figura de um consultor de viagens corporativas, para as médias e grandes empresas, é mais do que um luxo, uma necessidade, hoje em dia. A contratação de um profissional específico para as demandas de viagens em grupo ou mesmo de funcionários avulsos vai significar, em curtíssimo prazo, um melhor custo-benefício, já que o consultor de viagens corporativas atuará para realizar a gestão adequada e a adoção de uma política de viagens que garanta a continuidade desses mesmos benefícios.
Se o volume de viagens da empresa ainda não é significativo (entenda-se como significativo, um volume acima de R$100mil por mês), ter um consultor de viagens exclusivo é uma dificuldade, haja vista que ele não terá volume de trabalho suficiente, durante todo o dia.
Nestes casos, é normal, que este papel de consultor de viagens corporativas seja exercido por outros profissionais, como:
Neste cenário, onde o profissional exerce a função compartilhada com outras, é ainda mais importante que ela automatize o máximo possível para ter maior produtividade no processo de gestão de viagens da empresa.
Portanto, é fundamental contar com o apoio de plataformas de self-booking para ajudá-los no processo de compra de passagens e hotéis, e que facilite a conciliação de faturas.