O que faz um consultor de viagens corporativas?

O papel do consultor de viagens corporativas é de fundamental importância para os processos internos de uma empresa, seja ela do tamanho que for. O consultor de viagens corporativas é o profissional que vai gerenciar os serviços relativos a essa área, fazendo um acompanhamento profissional e criterioso de custos e vantagens. Todos os processos são rastreados pelo consultor, que trabalha na identificação de melhorias contínuas no atendimento, buscando entender e antecipar as necessidades do grupo. Essa intervenção acaba por se traduzir numa busca continua por economia, em cada solicitação de viagem.

Esses são alguns dos serviços em que o consultor de viagens corporativas atua diretamente:

• Reserva de passagens aéreas nacionais e internacionais.
• Reserva de passagens terrestres nacionais e internacionais.
• Reserva de hotelaria no Brasil e Exterior.
• Negociação com fornecedores para fechar novos e melhores acordos.
• Atendimento e CHECK-IN antecipado nos principais aeroportos do Brasil.
• Locação de aeronaves de modelos diversificados, em operação no país e/ou no exterior.
• Idealização, planejamento, organização e realização de eventos.
• Pesquisa de seguros de viagens nacionais e internacionais.
• Manejo de sistemas on-line para consulta, reserva e compra de passagens aéreas, locação de veículos e hospedagem em hotéis.
• Reserva de serviço de traslado (automóveis, ônibus, micro-ônibus e outros, em território nacional e/ou internacional).
• Assessoria na obtenção de passaportes e vistos consulares.
• Manutenção de uma carteira com executivos de relacionamento dispostos a entender as necessidades e as tendências do mercado de viagens.

Especificidades da atuação do consultor de viagens corporativas

Um bom consultor de viagens precisa ter foco em resultados, habilidade na organização de processos operacionais, comprometimento com resultados, saber trabalhar com metas e resultados. É desejável, inclusive, que ele tenha graduação na área de Turismo ou Administração, a fim de estar plenamente capacitado para desenvolver o seu trabalho, da melhor forma possível.

Elaborar propostas criativas de viagens para um público diferenciado, negociar diretamente com fornecedores para obter as melhores ofertas, reservar hotéis e serviços, bem como mediar todo o atendimento e o relacionamento com as agências de viagens são as tarefas mais importantes do consultor de viagens.

É de sua competência, ainda, monitorar a aplicação dos acordos corporativos, auxiliar a empresa na conciliação dos pagamentos relativos às viagens corporativas e oferecer os serviços adicionais de uma agência de viagens, caso seja necessário.

O consultor de viagens, portanto, opera para proporcionar uma melhor experiência de viagem, de forma que ela tenha amplo sucesso e, o que é muito importante também, a um custo reduzido. Além disso, o consultor trabalha na implantação de ferramentas tecnológicas e soluções que facilitem ainda mais os processos internos das empresas, acompanhando cada etapa do processo de planejamento e execução das viagens corporativas. Essa busca pela excelência e pela transparência dos processos, aliás, é um dos pontos fortes do trabalho do consultor de viagens.

Para que seu trabalho tenha resultados efetivos, o consultor precisará entender a dinâmica interna da empresa, bem como suas necessidades e seus processos gerenciais. A partir da identificação desses elementos próprios da cultura empresarial, serão traçadas todas as diretrizes para que cada viagem seja realizada com sucesso, atendendo aos anseios e às expectativas dos gerentes e funcionários.

Por conhecerem a fundo todos os detalhes e processos envolvidos em viagens, os consultores de viagens corporativas são eficientes na resolução de questões burocráticas, como a emissão de documentos e reservas nacionais e internacionais, só para citar dois exemplos bastante corriqueiros.

A atuação do consultor de viagens na empresa traz uma grande vantagem de economia de tempo, já que antes se perdiam horas e dias pesquisando salas de reunião para aluguel, hotéis, transporte, preços de passagens aéreas e promoções de outros prestadores de serviços, sem uma real noção dos processos envolvidos nessas buscas aleatórias. Conferir profissionalismo a essa atividade é uma das tarefas mais destacadas do consultor de viagens corporativas no âmbito das empresas.

Acesso fácil, controle efetivo, segurança: benefícios da atuação de um consultor de viagens

O consultor de viagens é o profissional habilitado para tirar o máximo proveito do uso da tecnologia na esfera da empresa: assim, ele poderá acompanhar todos os processos definidos em torno da viagem, tudo isso em tempo real, e continuará acompanhando o grupo ou o funcionário durante toda a viagem.

Detalhes como o monitoramento das despesas que estão sendo feitas com o cartão corporativo ajudam, por exemplo, a realizar ajustes e correções, em caso de problemas. Dessa forma, evitam-se desperdícios e gastos desnecessários.

O consultor de viagens consegue, ainda, negociar em volume, o que um negociador comum não conseguiria sozinho. Nesse sentido, despesas com hotéis, aluguéis de carro e passagens aéreas saem mais em conta, garantindo mais economia para a empresa contratante dos serviços de viagens e de turismo corporativo.

O atendimento e a assistência aos viajantes são feitos full time, 24 horas por dia, mesmo estando o viajante corporativo em um fuso horário diferente. É importante que o consultor de viagens tenha essa disponibilidade de trabalhar em sistema de home office, se for o caso, a fim de prestar auxílio e sanar dúvidas dos funcionários em trânsito, de forma a melhorar a experiência da viagem.

Nesse sentido, poder contar com a figura de um consultor de viagens corporativas, para as médias e grandes empresas, é mais do que um luxo, uma necessidade, hoje em dia. A contratação de um profissional específico para as demandas de viagens em grupo ou mesmo de funcionários avulsos vai significar, em curtíssimo prazo, um melhor custo-benefício, já que o consultor de viagens corporativas atuará para realizar a gestão adequada e a adoção de uma política de viagens que garanta a continuidade desses mesmos benefícios.

E para as pequenas empresas?

Se o volume de viagens da empresa ainda não é significativo (entenda-se como significativo, um volume acima de R$100mil por mês), ter um consultor de viagens exclusivo é uma dificuldade, haja vista que ele não terá volume de trabalho suficiente, durante todo o dia.

Nestes casos, é normal, que este papel de consultor de viagens corporativas seja exercido por outros profissionais, como:

• Assistentes executivas;
• Secretárias;
• Auxiliar de admnistração;
• Analistas financeiros;
• Analistas de Recursos Humanos;

Neste cenário, onde o profissional exerce a função compartilhada com outras, é ainda mais importante que ela automatize o máximo possível para ter maior produtividade no processo de gestão de viagens da empresa.

Portanto, é fundamental contar com o apoio de plataformas de self-booking para ajudá-los no processo de compra de passagens e hotéis, e que facilite a conciliação de faturas.