Como escolher o melhor fornecedor de gestão de viagens para a minha empresa?

Escolher um fornecedor de gestão de viagens corporativas nunca foi apenas sobre emitir passagens. Hoje, essa decisão impacta diretamente custos, compliance, segurança dos colaboradores e produtividade do time financeiro.

Se a sua empresa está crescendo, viajando mais ou simplesmente cansou de planilhas, processos manuais e surpresas na fatura, este guia foi feito para você.

A seguir, reunimos 7 passos essenciais para escolher o melhor fornecedor de gestão de viagens para a sua empresa, com critérios práticos, perguntas certas e alertas que evitam decisões caras no futuro.

Por que escolher bem o fornecedor de gestão de viagens faz diferença no dia a dia da empresa?

A escolha de um fornecedor de gestão de viagens corporativas impacta muito mais do que a compra de passagens e reservas de hotel. 

Ela influencia diretamente o controle financeiro, o cumprimento das políticas internas, a segurança dos colaboradores e até a produtividade dos times envolvidos.

Quando a gestão é feita de forma manual ou com fornecedores pouco integrados, os problemas aparecem rápido: falta de visibilidade sobre gastos, dificuldade para aplicar políticas, retrabalho no financeiro e pouca previsibilidade no fechamento do mês.

Por outro lado, um fornecedor com tecnologia adequada, atendimento estruturado e visão estratégica transforma a gestão de viagens em um processo mais fluido, confiável e inteligente. 

É exatamente essa diferença que permite que a empresa cresça sem perder controle — e sem transformar cada viagem em um novo problema operacional.

Agora vamos ao primeiro passo.

Passo 1: defina seu poder de compra antes de negociar

Antes de olhar para fornecedores, olhe para dentro. Saber quanto sua empresa viaja, com que frequência e em quais categorias (aéreo, hotel, mobilidade, despesas) muda completamente o jogo da negociação. Sem esse diagnóstico, qualquer promessa de economia vira chute.

Aqui, relatórios históricos e visibilidade de gastos são fundamentais. Plataformas modernas de gestão de viagens ajudam justamente a centralizar dados, identificar padrões e entender o real potencial de negociação da empresa.

Quanto mais clareza você tem sobre seu volume, mais poder de barganha entra na mesa.

Passo 2: avalie a tecnologia (integrações, relatórios e personalização)

A tecnologia deixou de ser um “diferencial” e virou pré-requisito. Um bom fornecedor de gestão de viagens precisa oferecer:

• integração com ERPs e sistemas financeiros;
• relatórios personalizáveis e em tempo real; e
• automação de políticas e fluxos de aprovação

Se a plataforma não conversa com o financeiro, o RH e a contabilidade, o retrabalho volta pela porta da frente.

Modelos mais modernos, como o de uma TMC nativa digital, já nascem com essa lógica de integração e automação.

Passo 3: o fator humano — atendimento 24/7 e duty of care

Tecnologia é essencial, mas viagem corporativa envolve pessoas.

Imprevistos acontecem. Voos são cancelados. Mudanças de agenda surgem de última hora. Por isso, atendimento 24/7 e uma política clara de duty of care não são luxo — são obrigação.

O fornecedor ideal combina:

• suporte humano sempre disponível;
• monitoramento de riscos; e
• comunicação ativa em situações críticas.

Isso garante não só tranquilidade para quem viaja, mas também segurança jurídica e reputacional para a empresa.

Passo 4: como a TMC garante tarifas corporativas mais vantajosas?

Nem sempre o menor preço é o melhor negócio.

Aqui, o ponto-chave é entender como o fornecedor negocia tarifas e quais acordos realmente estão disponíveis para o seu perfil de empresa.

Boas TMCs trabalham com:

• acordos corporativos escaláveis;
• comparação inteligente entre fornecedores; e 
• transparência total na oferta de preços.

Plataformas como a Onfly permitem visualizar opções, comparar tarifas e tomar decisões baseadas em dados — não em achismos.

Passo 5: entenda o modelo de cobrança

Esse passo costuma esconder armadilhas.

Alguns fornecedores oferecem preços baixos na entrada, mas compensam com:

• taxas por transação;
• custos extras por atendimento; e
• cobranças adicionais por relatórios ou integrações.

Avaliar o modelo de cobrança com lupa evita surpresas no médio prazo. O ideal é buscar transparência, previsibilidade e alinhamento entre custo e valor entregue.

Se você não consegue explicar facilmente como a cobrança funciona, algo está errado.

Passo 6: ouça o mercado — referências e reputação importam

Antes de fechar contrato, faça o dever de casa. Pesquise:

• avaliações de clientes;
• cases de empresas com perfil parecido com o seu; e
• reputação em canais públicos e no mercado.

Fornecedores consolidados costumam ter histórias reais para contar, métricas claras e clientes dispostos a recomendar. Em gestão de viagens, confiança se constrói com consistência.

Passo 7: utilize uma versão demo antes de decidir

Por fim, teste antes de assinar. Uma versão demo permite avaliar, na prática:

• usabilidade da plataforma;
• facilidade de implementação; e
• aderência à política da sua empresa.

Mais do que promessas comerciais, a demo mostra se o fornecedor realmente resolve seus gargalos do dia a dia. É aqui que muitas decisões se confirmam — ou caem por terra.

Escolher bem evita custos invisíveis no futuro

O melhor fornecedor de gestão de viagens não é o que fala mais bonito, mas o que simplifica processos, traz visibilidade financeira, garante compliance e cuida das pessoas que viajam pela empresa.

Quando tecnologia, atendimento e estratégia caminham juntos, a gestão de viagens deixa de ser um problema operacional e passa a ser uma alavanca de eficiência para o negócio.

E, convenhamos, se dá para viajar melhor, gastar menos e trabalhar com mais controle… por que complicar?

Quer ver tudo isso funcionando na prática?

Avaliar um fornecedor de gestão de viagens vai muito além da teoria. A melhor forma de entender se a solução faz sentido para a sua empresa é ver a plataforma em ação, com seus fluxos, suas regras e suas necessidades reais.

Solicite uma demonstração da Onfly e veja como é possível centralizar viagens e despesas, ganhar visibilidade sobre os gastos e simplificar a rotina do time financeiro — tudo em um único lugar, sem complicação.

Às vezes, bastam alguns minutos de demo para transformar a forma como sua empresa gerencia viagens corporativas. 🚀