Como gerar o máximo de valor em eventos corporativos?
Entenda como seu time pode aproveitar ao máximo os eventos corporativos externos.

Os eventos corporativos externos são aqueles que não são organizados diretamente pela sua empresa. Ou seja, são eventos preparados por terceiros, mas que sua empresa envia um ou mais participantes – que irão como convidados ou como expositores em um estande, por exemplo.
Por mais que a estrutura do evento de forma geral não seja organizada pela sua empresa, os eventos externos também exigem preparo e um posicionamento estratégico para trazer os resultados esperados.
Isso porque a participação nos eventos corporativos é um momento de networking que oferece o ambiente propício para aumentar o engajamento com clientes ativos, fortalecer parcerias com fornecedores e servir como fonte de possíveis negócios através de leads.
Para se ter uma ideia, segundo a Zippia, 60% dos líderes acreditam que os eventos são fundamentais para o sucesso da empresa.
Com isso em vista, vamos tratar a seguir de como tirar o máximo de proveito dos eventos corporativos externos e como isso pode ajudar no crescimento da sua empresa.
Por que participar de eventos e como escolher os mais adequados?
Os eventos corporativos são realizados sempre com fins profissionais. Quando a empresa envia um colaborador ou um time de colaboradores para participar de eventos externos, deve ter sempre um objetivo claro em mente.
Como vimos, os eventos corporativos podem ser grandes impulsionadores para trocas profissionais, novas chances de negócio e até mesmo capacitação e qualificação profissional. Por isso, participar de eventos pode ser uma grande oportunidade de escalar seu negócio.
E, portanto, os objetivos da empresa devem ser alinhados a cada tipo de evento.
Por exemplo, um estande em uma feira de negócios é adequado para empresas que querem fortalecer a divulgação da marca.
Mas os participantes que estarão no espaço da marca possivelmente não vão poder acompanhar as palestras, portanto, esse tipo de evento pode não ser o ideal para um momento de capacitação do time.
Do mesmo modo, um evento de determinado setor pode não ter o público alvo que a empresa quer atingir.
Ou seja, é essencial estudar qual é o tipo de evento, o que será oferecido em termos de estrutura e de conteúdo, bem como ficar de olho em quem serão os participantes e se eles têm relação com o seu negócio.
Se isso não for feito, a participação no evento será um “tiro no escuro” e provavelmente não trará os resultados esperados.
Resumidamente, para escolher os eventos mais adequados para participação do seu negócio, se atente aos seguintes itens:
- Qual é o objetivo desse evento?
- Esse objetivo está alinhado aos objetivos da minha empresa com a nossa participação? Se sim, de que forma?
- Quem é o público presente no evento e como ele se relaciona com o meu negócio?
- Existe boa oportunidade de networking, de conhecimento teórico ou prático ou de geração de leads?
- Esse é um evento consolidado no mercado e com boa reputação?
- A organização do evento está em consonância com os valores e missão da minha marca?
Essas dicas são essenciais porque a participação em eventos requer investimento financeiro e escolher um evento desalinhado às suas metas pode trazer grandes prejuízos.

Como organizar o time para participar de eventos corporativos externos?
Se a sua empresa avaliar como benéfica a participação em um evento externo, é hora de começar a preparação para uma boa experiência dos colaboradores e os melhores resultados possíveis.
Apesar de menos trabalhoso do que organizar um evento, a participação em eventos corporativos de terceiros também demanda organização e antecedência.
Uma das principais dúvidas é como escolher o colaborador (ou a equipe) que vai representar a empresa naquele evento corporativo.
Para isso, leve em consideração o formato do evento, quais serão as vantagens para aqueles participantes e também a expertise que os colaboradores têm sobre a sua marca e os seus produtos e/ou serviços.
Para entender melhor, considere o seguinte cenário: a empresa decidiu enviar um time de colaboradores para uma conferência da sua área de atuação, que vai reunir diversos parceiros e potenciais clientes.
Porém, a empresa não definiu de forma adequada quem seriam esses participantes e eles não tinham tempo de casa suficiente e nem o conhecimento necessário para abordar os demais participantes, falar bem sobre o produto, destacar seus diferenciais e nem mesmo atrair o interesse de potenciais clientes.
Nessa situação, você percebe que a escolha dos participantes foi ineficaz e, portanto, o evento não poderá trazer os resultados esperados?
Para evitar esse tipo de problema, o time que participa do evento corporativo deve ser avaliado com cuidado. Também é importante saber se o colaborador tem interesse em participar, já que muitas vezes ele pode se sentir pressionado a aceitar a participação, mas não se sente à vontade ou até mesmo preparado.
Nesse sentido, a dica é deixar um canal de comunicação aberto para receber dúvidas e até mesmo a negativa do profissional sobre a participação em determinado evento.
Como escolher o melhor estande em eventos?
Outra dúvida bastante comum quando as empresas decidem participar de eventos corporativos, principalmente de feiras, é escolher o melhor estande.
Geralmente, quando o contrato de participação é fechado, a empresa recebe um manual do expositor, com regras e orientações sobre o seu estande, além de prazos importantes para montagem e desmontagem do espaço.
Além disso, é comum que a empresa possa escolher dentre as opções disponíveis qual é o espaço do seu estande, com opções maiores e menores.
Para esta decisão, deve-se levar em consideração qual é o objetivo do evento e qual é o valor disponível em orçamento para a participação (estandes maiores e mais bem localizados dentro do evento tendem a ser mais caros).
Além disso, verifique o mapa do evento para conseguir uma opção que não fique “ofuscada”. Estandes próximos a áreas que tendem a ter grande fluxo de pessoas, como próximo ao refeitório, por exemplo, podem ser boas escolhas para captar o maior número de visitantes.
Devo fazer ativação de marca no evento?
Uma estratégia de marketing utilizada em eventos é a ativação de marca. Esse é um método efetivo para coletar leads em ações interativas e gera bastante valor para o negócio.
Jogos, espaços interativos, ações que oferecem brindes são exemplos de ativação de marca que podem acontecer em eventos corporativos.
Essa é uma oportunidade de aumentar o interesse do público pelo seu estande e, consequentemente, pela sua marca. Portanto, fazer uma ativação – mesmo que mais simples – é uma estratégia positiva nos eventos.
Antes de organizar a ativação, lembre-se de conferir o manual do expositor para ter a certeza de que ações como estas são permitidas para os participantes. Se estiver tudo autorizado, é o momento de escolher qual será a ativação.
Para esta decisão, leve em conta qual é o objetivo do evento, qual é o seu público alvo e como a ação estará ligada ao fortalecimento do branding da sua empresa. Portanto, essas atividades devem ser construídas junto ao time de Marketing para não fugir da identidade visual e nem da persona da marca.
Como escolher o material promocional para eventos?
Além das ativações, o material promocional para eventos, como banner, folder e brindes, também faz parte de uma organização estratégica para participar de eventos corporativos.
Mais uma vez, esse material deve ser estruturado conforme o objetivo. Por exemplo, se houver uma participação em uma mesa redonda, não é interessante levar folders para serem distribuídos aos convidados, já que o evento não é comercial, mas pode ser uma boa alternativa levar cartões de visita para serem entregues após um momento de conversa com potenciais clientes.
Por outro lado, em um estande em uma feira, os folders podem ser sim importantes.
Ou seja, cada evento deve ser analisado como um caso específico e que, dessa forma, demanda seus próprios materiais promocionais.
Como avaliar os resultados do evento corporativo externo?
Não é porque o evento é externo que não precisa avaliar os resultados gerados.
Após o evento, é imprescindível pensar no objetivo definido no começo do planejamento para analisar e, se possível, metrificar se foi atingido ou não.
Faça uma análise se foram gerados novas oportunidades de negócio para a empresa, se houve a divulgação da marca como esperado, se as palestras e conteúdos foram enriquecedores… Enfim, busque avaliar se o evento trouxe bons resultados de acordo com aquilo que era esperado.
Vale ainda coletar feedbacks dos participantes. Converse ou envie uma pesquisa para entender como os colaboradores que estavam no evento avaliam os objetivos e também a experiência dessa participação.
Como a sua empresa organiza a participação em eventos externos? Compartilhe sua opinião nos comentários e não se esqueça de assinar nossa newsletter!
