Como reservar hotel para grupo de pessoas em viagens corporativas?

Para viagens corporativas, não é incomum que um grupo de colaboradores viaje junto. Por isso, saiba o que considerar na hora da reserva.

Escolher um hotel para um grupo de pessoas pode ser desafiador, até mesmo para um gestor de viagens corporativas experiente. As viagens a trabalho podem ser feitas por um trabalhador sozinho ou por uma equipe — que estará representando, em conjunto, os interesses da empresa. 

No caso de uma viagem a trabalho de um grupo de pessoas, alguns pontos precisam de atenção:

  • as pessoas envolvidas têm necessidades individuais e diferentes;
  • administrar várias reservas, ao mesmo tempo, pode exigir uma logística cuidadosa;
  • quanto mais pessoas envolvidas, possivelmente, o gasto também será maior;
  • manter uma política dentro do orçamento e organizar vários reembolsos será mais complexo. 

Por isso, fizemos um guia rápido, para você entender o que ter em mente na hora de organizar uma reserva de hospedagem para um grupo de pessoas: desde melhores tarifas para grupos, acomodações especiais e como facilitar os processos (lembre-se sempre que, no fim do dia, poupar tempo também é poupar dinheiro). 

O que levar em conta na hora de reservar hotel para um grupo de pessoas?

Assim como acontece em qualquer outro tipo de viagem, a organização é a peça chave para tirar uma viagem corporativa (mesmo que seja com vários colaboradores) do papel sem dor de cabeça. 

Por isso, a primeira dica é estar ciente de tudo que será necessário antes dos colaboradores embarcarem no avião ou pegarem um carro. Responda a algumas questões básicas para saber como gerir uma viagem corporativa para um grupo de pessoas: 

  1. Qual é o nosso destino? O que queremos com essa viagem corporativa? Quais são nossos objetivos? 
  2. Quantas pessoas irão viajar? O meu grupo vai chegar ao mesmo tempo; e se não, como o horário do check-in vai atender a demanda? 
  3. Será preciso transporte entre o aeroporto e o hotel? Ou os viajantes vão estar de carro, seja próprio ou alugado? 
  4. Qual é a localização do hotel? 
  5. Quais são as preferências pessoais dos colaboradores viajantes? Elas se encaixam na nossa política de viagens?

Com as respostas em mente, é hora do maior desafio: organizar tudo isso para uma viagem de sucesso! 

Viagens corporativas exigem organização para grupos de colaboradores
Gerenciar reservas de vários colaboradores pode ser um processo complexo

Como facilitar esse processo? 

Uma pesquisa recente do SavvySleeper mostra que, anualmente, os viajantes corporativos passam, em média, 22 dias viajando a trabalho. A viagem média de negócios dura entre 3 e 4 dias. 

Por isso, imagine o seguinte cenário: organizar uma viagem de vários dias para diversos colaboradores diferentes envolvidos tanto na viagem, quanto nos eventos corporativos… Esse processo é mais complicado com tantas variáveis envolvidas, por isso temos algumas ideias para facilitar.  

Melhores tarifas

O cenário ideal para as viagens corporativas em grupo é que elas sejam mais econômicas e dentro do orçamento. Para isso, pesquisar preços é um passo básico. Qual hotel tem melhor custo benefício, conciliando comodidades, localização e ainda o valor em conta?

Também pode ser interessante verificar se o hotel tem uma política de descontos para grupos de hóspedes. Geralmente, quanto mais pessoas envolvidas na hospedagem, maior pode ser o desconto oferecido para o grupo. Alguns hotéis também oferecem tarifas especiais para os grupos que viajam por motivo de trabalho, por isso, pesquise!

Ferramentas úteis

O gerenciamento de reservas de hotéis em grupo não precisa ser feito com um monte de informações espalhadas por várias planilhas, e-mails e documentos… Na realidade, hoje algumas ferramentas online de gestão são um facilitador e tanto!

Com uma plataforma de gestão de viagens, o processo de encontrar e reservar quartos de hotel para viagens em grupo (além de transporte terrestre e aéreo) é muito mais simples.  Já pensou em reservar, gerenciar, oferecer suporte e relatar viagens de negócios em uma única ferramenta, descentralizando o processo e com suporte? 

É isso que as ferramentas de gestão de viagens e de despesas, como a Onfly, entregam.

Acomode os colaboradores

Vale a pena acomodar os colaboradores de forma que eles se sintam mais confortáveis. Uma dica para organizar a seleção dos quartos (se serão individuais, duplos, triplos, etc.) é considerar o nível de afinidade dos colaboradores e também de intimidade entre eles. Se possível, dê prioridade para quartos com menos pessoas para o colaborador ter seu momento de descanso com privacidade.

Caso um dos viajantes tenha alguma restrição alimentar, como intolerância à lactose, e a alimentação faça parte do que é oferecido no hotel, é importante conferir se haverá uma opção de refeição adequada a ele. 

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Conclusão

Organizar uma viagem para várias pessoas, inclusive no cenário corporativo, pode ser um desafio para os gestores! Mas com atenção especial a alguns detalhes, além de ferramentas para tornar o processo simples, eficiente e rápido, é possível reservar hotel (e demais serviços) para grupos de pessoas sem passar estresse

E se você quer entender mais sobre como uma ferramenta de gestão de viagens e de prestação de contas pode descomplicar a rotina da sua empresa, fale com um dos nossos especialistas!

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Elaine Maciel
Elaine Maciel

Elaine é comunicóloga pela UFSJ e embarcou no desafio de fazer parte do time de comunicação e marketing da Onfly como Analista de Conteúdo. Para conversar com ela, basta enviar um e-mail para elaine.maciel@onfly.com.br!