Como reservar hotel para grupo de pessoas em viagens corporativas?
Para viagens corporativas, não é incomum que um grupo de colaboradores viaje junto. Por isso, saiba o que considerar na hora da reserva.
Escolher um hotel para um grupo de pessoas pode ser desafiador, até mesmo para um gestor de viagens corporativas experiente. As viagens a trabalho podem ser feitas por um trabalhador sozinho ou por uma equipe — que estará representando, em conjunto, os interesses da empresa.
No caso de uma viagem a trabalho de um grupo de pessoas, alguns pontos precisam de atenção:
- as pessoas envolvidas têm necessidades individuais e diferentes;
- administrar várias reservas, ao mesmo tempo, pode exigir uma logística cuidadosa;
- quanto mais pessoas envolvidas, possivelmente, o gasto também será maior;
- manter uma política dentro do orçamento e organizar vários reembolsos será mais complexo.
Por isso, fizemos um guia rápido, para você entender o que ter em mente na hora de organizar uma reserva de hospedagem para um grupo de pessoas: desde melhores tarifas para grupos, acomodações especiais e como facilitar os processos (lembre-se sempre que, no fim do dia, poupar tempo também é poupar dinheiro).
O que levar em conta na hora de reservar hotel para um grupo de pessoas?
Assim como acontece em qualquer outro tipo de viagem, a organização é a peça chave para tirar uma viagem corporativa (mesmo que seja com vários colaboradores) do papel sem dor de cabeça.
Por isso, a primeira dica é estar ciente de tudo que será necessário antes dos colaboradores embarcarem no avião ou pegarem um carro. Responda a algumas questões básicas para saber como gerir uma viagem corporativa para um grupo de pessoas:
- Qual é o nosso destino? O que queremos com essa viagem corporativa? Quais são nossos objetivos?
- Quantas pessoas irão viajar? O meu grupo vai chegar ao mesmo tempo; e se não, como o horário do check-in vai atender a demanda?
- Será preciso transporte entre o aeroporto e o hotel? Ou os viajantes vão estar de carro, seja próprio ou alugado?
- Qual é a localização do hotel?
- Quais são as preferências pessoais dos colaboradores viajantes? Elas se encaixam na nossa política de viagens?
Com as respostas em mente, é hora do maior desafio: organizar tudo isso para uma viagem de sucesso!
Como facilitar esse processo?
Uma pesquisa recente do SavvySleeper mostra que, anualmente, os viajantes corporativos passam, em média, 22 dias viajando a trabalho. A viagem média de negócios dura entre 3 e 4 dias.
Por isso, imagine o seguinte cenário: organizar uma viagem de vários dias para diversos colaboradores diferentes envolvidos tanto na viagem, quanto nos eventos corporativos… Esse processo é mais complicado com tantas variáveis envolvidas, por isso temos algumas ideias para facilitar.
Melhores tarifas
O cenário ideal para as viagens corporativas em grupo é que elas sejam mais econômicas e dentro do orçamento. Para isso, pesquisar preços é um passo básico. Qual hotel tem melhor custo benefício, conciliando comodidades, localização e ainda o valor em conta?
Também pode ser interessante verificar se o hotel tem uma política de descontos para grupos de hóspedes. Geralmente, quanto mais pessoas envolvidas na hospedagem, maior pode ser o desconto oferecido para o grupo. Alguns hotéis também oferecem tarifas especiais para os grupos que viajam por motivo de trabalho, por isso, pesquise!
Ferramentas úteis
O gerenciamento de reservas de hotéis em grupo não precisa ser feito com um monte de informações espalhadas por várias planilhas, e-mails e documentos… Na realidade, hoje algumas ferramentas online de gestão são um facilitador e tanto!
Com uma plataforma de gestão de viagens, o processo de encontrar e reservar quartos de hotel para viagens em grupo (além de transporte terrestre e aéreo) é muito mais simples. Já pensou em reservar, gerenciar, oferecer suporte e relatar viagens de negócios em uma única ferramenta, descentralizando o processo e com suporte?
É isso que as ferramentas de gestão de viagens e de despesas, como a Onfly, entregam.
Acomode os colaboradores
Vale a pena acomodar os colaboradores de forma que eles se sintam mais confortáveis. Uma dica para organizar a seleção dos quartos (se serão individuais, duplos, triplos, etc.) é considerar o nível de afinidade dos colaboradores e também de intimidade entre eles. Se possível, dê prioridade para quartos com menos pessoas para o colaborador ter seu momento de descanso com privacidade.
Caso um dos viajantes tenha alguma restrição alimentar, como intolerância à lactose, e a alimentação faça parte do que é oferecido no hotel, é importante conferir se haverá uma opção de refeição adequada a ele.
Conclusão
Organizar uma viagem para várias pessoas, inclusive no cenário corporativo, pode ser um desafio para os gestores! Mas com atenção especial a alguns detalhes, além de ferramentas para tornar o processo simples, eficiente e rápido, é possível reservar hotel (e demais serviços) para grupos de pessoas sem passar estresse.
E se você quer entender mais sobre como uma ferramenta de gestão de viagens e de prestação de contas pode descomplicar a rotina da sua empresa, fale com um dos nossos especialistas!