14 dicas para escolher hotel para viagem a trabalho

A hospedagem ideal para uma viagem corporativa pode ser bastante diferente de um hotel para uma viagem de turismo.

O hotel corporativo vai oferecer conexão de internet de qualidade, espaço de reuniões (se for preciso) e um ambiente propício para o descanso do funcionário que está representando a empresa em uma viagem.  

Por sua vez, a escolha do hotel para uma viagem de turismo vai considerar outros fatores, como área de lazer e proximidade de pontos turísticos – itens que podem ser dispensáveis para uma viagem a trabalho. 

Muitos hotéis têm se preparado para atender a demanda dos hóspedes corporativos. Na verdade, muitos hotéis já oferecem tarifário especial para grupos de pessoas que ficam hospedadas por conta dos compromissos de trabalho. 

Mas, além de um bom preço, o que é preciso ter em um hotel corporativo para ser ideal para a sua empresa? De maneira geral, podemos dizer que existem alguns fatores para verificar se aquela é uma boa opção para as necessidades da sua firma.

Geralmente, o colaborador viajante quer, basicamente, uma hospedagem de fácil acesso, agradável e que cumpra com o que promete! 

Para decidir quais são os melhores hotéis corporativos para a sua viagem, considere os seguintes itens: 

Como escolher hotel para viagem corporativa

1. Proximidade e localização

É sempre importante verificar se o hotel fica próximo de onde irão acontecer as reuniões, eventos e outras atividades da empresa. Além da facilidade de acesso, com menos tempo de deslocamento, a proximidade ajuda a viagem corporativa a ficar mais barata, porque os gastos com transporte ficam reduzidos. Por isso, vale checar qual é o endereço, distância e facilidade de transporte (vamos falar mais sobre isso abaixo). 

2. Tipo de acomodação

É importante escolher a acomodação, ou seja, o tipo de quarto de hotel de acordo com a necessidade.

Para uma viagem de grupo de pessoas, escolha um quarto que acomode a todos sem constrangimentos e de forma confortável. No caso de um colaborador viajante que está sozinho, um quarto simples, mas limpo e confortável pode ser suficiente! 

3. Serviço de quarto e comodidades

Tudo que o colaborador quer, depois de um dia de trabalho em viagem, é encontrar um quarto arrumado, limpo e pronto para recebê-lo! Portanto, verificar quais são as avaliações do hotel sobre esses aspectos é importante. Também é imprescindível ficar de olho na conexão de internet (bom Wi-Fi é indispensável) e espaços disponíveis para eventuais reuniões, caso seja necessário. 

Para viagens mais longas ou períodos maiores de estadia, outras comodidades podem fazer a diferença, como serviço de lavanderia, restaurante para almoço e jantar ou até mesmo academia disponível para os hóspedes. 

4. Segurança da região

Além da proximidade, a segurança da área do hotel é importante para uma viagem corporativa. A região ou o bairro contam com policiamento frequente? Há uma grande incidência de furtos, roubos ou algum outro tipo de criminalidade? Caso o hotel seja próximo ao evento, mas tenha uma vizinhança que não é segura, vale repensar para garantir a segurança em primeiro lugar. 

5. Facilidade de transporte próximo

Outro ponto primordial para escolher o hotel corporativo é a facilidade de acesso ao transporte próximo. Há metrô, ônibus ou trem nas proximidades? Carros de aplicativo apresentam alguma restrição naquela localidade? Responder a essas perguntas é essencial para garantir que o colaborador chegue com tranquilidade aos compromissos. 

6. Flexibilidade de reservas e política de cancelamento em hotel corporativo

Até mesmo em viagens corporativas, imprevistos podem acontecer – até mesmo de última hora. E quando a viagem precisa ser remarcada ou até cancelada, é fundamental saber qual é a política do hotel para essas situações. 

No caso do cancelamento, a dica é dar prioridade para um hotel corporativo que não cobre taxas. Já sobre a flexibilidade de reservas, horários de check-in que podem ser alterados, permanência que pode ser estendida e até mudança de datas são questões para ficar de olho. 

7. Pagamento facilitado 

O hotel aceita pagamento online, por meio de uma ferramenta de gestão de viagens? Ou ainda: é possível acertar eventuais gastos extras com cartão corporativo? Se a resposta for sim, temos uma ótima notícia: o processo de reservar e/ou pagar fica muito mais simples! 

Isso porque ter a gestão em apenas uma solução, bem como controlar os gastos do colaborador sem dezenas de papéis e notinhas, torna a viagem corporativa bem mais tranquila, tanto para o funcionário que pode tirar o máximo proveito, quanto para o gestor de viagens que tem um controle efetivo de gastos. 

Com essas dicas simples em mente, escolher o hotel corporativo para a sua empresa vai ficar bem mais fácil, seja você gestor de viagens, profissional responsável na sua firma ou até mesmo o colaborador viajante. 

Mais hacks para definir o hotel na viagem a trabalho

8. Avalie a distância ou conforto

A localização é fundamental, mas será sempre um trade-off. Nem sempre você vai achar um hotel próximo ao seu compromisso que te fará dormir bem, portanto, abra um pouco mais o raio de sua pesquisa. Às vezes com R$ 10,00 a mais no Uber e 15 minutos no trânsito, você pode ficar melhor acomodado.

O contrário também vale. Sempre terá um hotel 5 estrelas no outro lado da cidade pelo preço de um de 3 estrelas na região das suas reuniões, mas se prepare para ficar pelo menos 1 hora no trânsito. Por isso, não caia na tentação: o estresse e o preço do deslocamento não vão compensar.

Se vai trabalhar o dia todo e pegará um voo muito cedo no dia seguinte, cogite se hospedar mais próximo ao aeroporto. Isso diminui muito a chance de se atrasar e de perder o avião, já que o dia pode amanhecer chuvoso e o trânsito não ajudar. Isso acontece porque normalmente os aeroportos estão mais distantes das regiões centrais.

9. Observe atentamente as instalações

As fotos, normalmente feitas por fotógrafos profissionais, sempre são favorecidas pelos ângulos e não mostram as surpresas. Claro que todos gostamos de fotos de uma piscina ou um lobby maravilhosos, mas desconfie se não houver fotos dos quartos. Afinal de contas é onde você passará a maior parte do tempo.

Se estiver em dúvida busque reviews para ver comentários e, principalmente, as fotos enviadas pelos hóspedes. Estas são as melhores, pois retratam a realidade nua e crua. A ideia aqui é mostrar como detalhes observados ajudarão a ter uma melhor noite e um próximo dia de sucesso.

Observe se o aparelho de ar condicionado é aquele de janela, porque normalmente são velhos, barulhentos e indicam muito o padrão do mobiliário.

Outro macete é: se ainda não conhece o hotel e o grau de cuidado, fuja dos quartos com carpete. É muito difícil mantê-los limpos, sem mofo e longe de ácaros. Hotéis mais novos estão adotando materiais mais fáceis de manter e limpar, como piso vinílico, laminados de madeira ou porcelanatos.

E as tomadas? Precisamos delas, por isso tente observar nas fotos se o quarto possui tomadas ao lado da cama para poder carregar celulares, relógio, laptop ou até mesmo um power bank.

Isso é essencial porque o viajante corporativo dorme conectado e usa seu smartphone como despertador e agenda para seus compromissos no dia seguinte. Portanto, o melhor é que seu celular esteja próximo, pois é muito chato acordar e ter que levantar para pegar o celular a 2 metros de distância.

Apesar disso, muitos hotéis corporativos, que possuem o público de negócios como majoritário, não pensaram nisso ainda.

Atente-se ainda aos banheiros. Se a cerâmica e/ou revestimento forem muito antigos, há grande chance de você não gostar. Por mais que seja bem limpo e higienizado, não trazem uma boa sensação.

10. Sou alérgico. E agora?

A solução é simples. Opte por hotéis e quartos mais novos.

Ao chegar no quarto do hotel, levante o lençol e a capa do colchão para ver se não há mofo, em alguns casos, há um lindo lençol por cima de um colchão amarelo e velho. Como é difícil perceber essa situação sem olhar atentamente, se for necessário, ligue para a recepção do hotel e peça para trocar de quarto imediatamente.

11. O silêncio é fundamental

Como normalmente nos hospedamos mais próximos dos compromissos, isso costuma significar escolher hotel nas regiões mais movimentadas da cidade. Daí, precisamos lidar com barulhos de carros, ônibus, buzinas, ambulâncias e outros sons da cidade.

A dica é: veja se o hotel possui janelas antirruído ou se são esquadrias de alumínio normais (como as que temos em casa). Na dúvida, ligue e pergunte.

Prefira também hotéis com mais andares. Por mais que possua uma janela antirruído, quanto mais alto o hóspede se instalar, menos barulho vai ouvir.

Provavelmente terá que escolher entre uma boa vista de sua janela ou um quarto virado para os fundos ou lateral. Coloque na balança, se silêncio for sua prioridade para uma boa noite de sono, opte por um quarto que não seja virado para a rua principal.

Para decidir, vale perguntar ao recepcionista qual a melhor opção para priorizar o silêncio. Ah, vale ainda chegar cedo para o check-in, já que os melhores quartos vão sendo entregues para quem pede primeiro.

12. Fique de olho nos tipos de acomodação

Se ligue nas principais acomodações para não passar aperto com uma hospedagem que não atende suas necessidades. Vale investir em uma solução multi-broker de viagens corporativas para agrupar as melhores opções num só lugar.

Apart-hotéis: são acomodações maiores, geralmente contam com sofá, microondas e, às vezes, até um fogão.

Por essa razão, são mais indicadas para long stay (longas estadias). Normalmente são construções mais antigas, pois as novas são orientadas a terem um melhor aproveitamento do espaço para caber mais quartos na mesma área.

Quartos de hotel: normalmente não há uma regra padrão para definição das categorias e cada hotel pode adotar suas próprias terminologias. Porém, as mais comuns são (da menor para maior): Standard, Superior, Luxo, Premium, Junior, Suíte.

Quartos denominados twin possuem duas camas de solteiro e double casal oferece uma cama para duas pessoas. Atente-se ainda para a escolha da cama, pois pode fazer toda a diferença dependendo de sua altura e peso.

13. Com ou sem café da manhã?

O ideal é escolher o regime de alimentação de acordo com a necessidade. Se julgar necessário, pode optar por contratar o café da manhã à parte, diretamente na recepção, ou encontrar uma padaria nas redondezas.

Sem café da manhã: muito comum hoje em dia, é ideal para os dias que você sairá muito cedo e não tomará café da manhã no hotel .Os valores de diária costumam ser mais baixos nestes casos.

Com café da manhã: esse é o café da manhã com buffet, que é o mais comum no Brasil. Costuma oferecer pães, frios, café, leite, sucos, frutas, etc.

Café da manhã continental: por sua vez, esse é um café muito simples (geralmente com café, leite pão e manteiga). É muito comum que alguns hotéis liberem apenas o café continental pela madrugada, entre 4h30 as 6h30, para que os hóspedes não saiam de barriga vazia.

14. Não tenha medo de ter hotéis favoritos

A última dica, porém não menos importante é que você não precisa fazer todo este trabalho de análise toda vez que for viajar.

Para poupar retrabalho, faça uma lista de dois ou três hotéis por região que atendem suas expectativas e fique neles. Isso te ajudará a sentir melhor no seu destino.

Porém, ao fazer esta escolha, não fique preso em hotéis de redes. Eles possuem um padrão de qualidade, checklists e são geralmente muito parecidos uns dos outros da mesma bandeira, mas também são os mais visados (e mais cômodos) na hora de decidir pela hospedagem a trabalho.

Por isso, olhe outros hotéis independentes. Eles são mais suscetíveis a oferecer desconto em tarifas.

Com a localização certa, acomodações adequadas e um espaço seguro e propício ao trabalho e descanso, a viagem corporativa acontece sem dor de cabeça. E você tem alguma dica que não deixa de lado na hora de escolher o hotel corporativo? Conte para a gente no LinkedIn.