Precisamos falar sobre fraude em viagem corporativa

Você já ouviu falar sobre fraude em viagem corporativa?

Infelizmente é uma praxe que algumas agências de viagens oferecem presentes a profissionais de empresas como passagens aéreas, pacotes, hotéis, como um simples “presente”. 

Acredite, este “presente” pode sair caro, muito caro! 

Vou contar uma história para ilustrar nossa conversa e tornar as coisas mais transparentes por aqui. 

Trabalhei em uma empresa, que a secretária executiva ganhava “mimos” da agência de viagens, e depois, descobrimos que a secretária alugava um carro mensal  para o marido e colocava na conta da empresa, sem que ninguém soubesse. 

Uma fraude de aproximadamente R$ 4mil por mês. 

Este “golpe” durou aproximadamente 12 meses, algo como R$ 48mil de rombo para a empresa.  Quando descoberto,  houve uma desconfiança enorme sobre a agência parceira, embora a participação da agência não tivesse sido comprovada, ela estava claramente em uma posição de conflito de interesse, pois se beneficiou por 12 meses da fraude realizada pela secretária, que durante todo o período defendia a agência com unhas e dentes dentro da empresa

É um ciclo vicioso que infelizmente muitas vezes acontece e que precisa ser combatido.

É mais ou menos assim, o profissional responsável por viagens recebe viagens semestrais da agência de viagens e uma “vista grossa” da agência,  faz compras pessoais indevidas, e em troca, garante que ninguém tira a agência de lá. Ela defende a agência perante a todos os outros colaboradores e acionistas da empresa, mesmo sem argumentos que há benefícios e geração de valor para a organização.

O dia que pegamos uma fraude de um funcionário e avisamos para os gestores da empresa

A Onfly nasceu para resolver todos os problemas que a gente passou por anos do lado de lá, viajando a trabalho, e um deles, sem dúvida foi o problema da fraude relatado acima.

No final de 2019,  tivemos uma situação constrangedora e que colocou todo nosso propósito à prova: Nossos algoritmos identificaram transações irregulares de uma profissional de viagens, que estava comprando viagens para benefício próprio.

Não foi difícil identificar a fraude, a responsável por viagens fez uma compra para viajar para Nova York com uma pessoa que não era colaborador da empresa – uma viagem totalmente outlier, de valor, de período, e de pessoas envolvidas.

Uma das muitas coisas que o e-commerce me ensinou, é sobre o comportamento do fraudador, como não é ele que está pagando, geralmente as compras de fraudes são completamente fora da média, veja um exemplo:

Se o tícket médio do e-commerce é de R$ 300,00, o fraudador começa testando o cartão com uma compra de R$ 9,99, valida se o cartão é “quente” e depois faz uma compra de R$ 6mil reais, 20 vezes maior que a média, isto, em um intervalo de alguns poucos minutos. É fraude na certa.

No caso da fraude citada no inicio da nossa conversa, todas as viagens da empresa eram de segunda a sexta, de colaboradores com e-mail com domínio da empresa e doméstico. Esta compra,portanto, estava totalmente fora do padrão e acendeu nosso sinal de alerta.

Convictos que era uma fraude, tentamos contato por dias com o CFO da empresa pelo Linkedin, pois neste caso, o ponto focal da empresa com a Onfly era a própria fraudadora, tanto que dias depois ela pediu para criar um novo cadastro, para organizar os dados, que tinham ficado bagunçados segundo ela (na verdade, ela queria queimar as provas).

Pensa no cenário do cachorro tomando conta da linguiça? É assim que funcionava nesta empresa, a pessoa que fraudava era justamente a responsável por toda gestão e contato com a Onfly.

Avançando muito tempo na história, conseguimos falar com o CFO, relatamos o ocorrido e esta pessoa foi demitida. Porém, a nova pessoa que assumiu era “amiga” da pessoa anterior que foi desligada, e a partir daquele dia, nossa vida ficou bem mais difícil com este cliente 🙁

Mas enfim, fizemos o que era certo, sob a pena de perder o cliente, e não nos arrependemos em nenhum momento.

Depois deste ocorrido, houveram mais 3 situações com empresas diferentes, em que identificamos compras irregulares e avisamos para os acionistas da empresa.

Uma das coisas que estamos convictos que nossa solução entrega,  é dar transparência ao processo de gestão de viagens, em geral, as auditorias gostam quando entram na empresa e elas usam a nossa plataforma, pois todos os gastos ficam lá, e tempo real, “tim-tim por tim-tim”, quem solicitou, quem aprovou, tempo de antecedência, centro de custos, projetos, e motivo, completamente rastreável e auditável.

Sabe o caso relatado acima da locação mensal do carro, que a agência falou que não sabia de nada?

Penso que, se ela se esforçasse e colocasse realmente o interesse dos acionistas da empresa no centro, ao invés do interesse apenas da secretária, eles teriam descoberto, pois não havia nenhuma locação de carro para a empresa, muito menos, uma locação mensal, para uma pessoa que nem colaborador da empresa era.

Sério! Era uma reserva totalmente outlier do nosso padrão, na época.

Consegue perceber o quanto é importante esta transparência entre agência e cliente? 

Se queremos um país melhor, com condições mais justas, precisamos, juntos, combater esta prática tóxica, que há 20 anos atrás eu conhecia como propina, depois já vi nomeada de “rebate”, capilé, e no varejo é conhecido como “bola”. 

Independente do nome, a prática precisa acabar!