6 dicas práticas para organizar a gestão de viagens em uma startup em crescimento

Como funciona e se dá uma gestão de viagens em uma startup? Se você é fundador, investidor ou colaborador de uma startup em crescimento, precisa dedicar atenção especial a gestão de viagens.

As viagens corporativas são essenciais para captar clientes, parceiros e novos investimentos, contribuindo bastante para a escalada rápida do negócio. Mas, as startups encaram desafios um pouco diferentes do que outras empresas.

Com isso em vista, neste artigo vamos tratar dos desafios da gestão de viagens em uma startup e como melhorar esse processo.

Como as startups fazem viagens corporativas?

A história de empreendedores de startups é quase sempre a mesma: primeiro o fundador encontra um problema real, cria um MVP (mínimo produto viável) para validar a ideia, checa as hipóteses do negócio junto aos potenciais clientes, e vai ajustando o produto e as propostas de negócio ao longo do tempo.

Neste período, o fundador (ou o time de fundadores) possui o desafio de evoluir produto, fazer captação de clientes via marketing e vendas, organizar a gestão financeira e principalmente contratar pessoas boas para fazer a diferença no time.

Neste tempo, a startup pode captar alguma grana com investidores para acelerar o crescimento, ou cresce no modelo conhecido como bootstraping, onde não conta com o apoio de nenhum investidor externo.

Acredite, este processo se repete na grande maioria das startups! 😉

E a medida que vão chegando mais pessoas no time, a demanda de viagens começa a crescer. Por isso, vem a necessidade de melhorar a gestão de viagens em uma startup em crescimento.

Com mais colaboradores, além dos próprios fundadores viajando, se torna necessário a criação de uma política de viagens clara, transparente e totalmente alinhada com todos os colaboradores e a cultura da startup.

Esta política de viagens irá definir diretrizes de limites de gastos para cada tipo de despesa e centro de custo, e os responsáveis diretos para aprovação dos reembolsos de despesas e compra de passagens e hotéis.

Além da política de viagens, é necessário o apoio de uma agência de viagens e de um software para automatizar e gerir todo o volume de despesas, preferencialmente moderna, é claro.

Isso porque as startups que se conectam com agências tradicionais e solicitarem emissão de passagens por e-mail ou por soluções de tecnologia que não prezam pela boa experiência do usuário enfrentam, no mínimo, um contrassenso, e sem dúvida não terão como entrega a agilidade que boa parte das startups demandam em sua gestão.

Abaixo, listamos seis dicas práticas para organizar a gestão de viagens em uma startup de alto crescimento, que constantemente precisam reinventar os seus processos.

Dica 1 – Organize e valorize a sua equipe de trabalho

É importante saber selecionar bons profissionais para fazerem parte de sua equipe.

Um dos maiores capitais de uma empresa é o seu capital humano, o que significa que cercar-se de pessoas empenhadas e que trabalham com foco na qualidade é fundamental para que os resultados sejam cada vez mais positivos.

O sucesso de uma startup, assim como de qualquer empresa, depende das pessoas que a constroem, cotidianamente: mais do que funcionários, essas pessoas devem ser consideradas como parceiras. Assim, gerencie a equipe como um time e valorize o trabalho de cada um, pois o retorno certamente irá surpreender você.

Deixe as pessoas responsáveis por gerir viagens dentro da empresa motivadas, com metas claras e atingíveis, entregue autonomia para o colaborador buscar tecnologias que tragam inovação e economia para a startup. Tudo isso vai melhorar a experiência do colaborador, tornando o processo engajado, por isso, mais eficiente.

Dica 2 – Cultive a disciplina fiscal como um valor central da sua empresa

A disciplina fiscal é um ponto-chave para a saúde financeira de qualquer startup. Medidas de ajuste de gastos podem salvar uma empresa do colapso. Para isso, uma boa gestão do negócio, com responsabilidade e foco em resultados, é essencial.

Nesse sentido, a equipe gestora precisa dar o exemplo aos seus colaboradores, uma vez que as escolhas simbólicas que o proprietário ou gerente da empresa fazem serão importantíssimas para consolidar o caminho da gestão responsável na cultura da empresa.

Vejamos um exemplo: o fundador pode até comprar um carro sofisticado, ou mesmo viajar de primeira classe com o dinheiro da sua empresa; mas deve ter a consciência de que sua equipe está sempre observando o seu exemplo.

Não é difícil imaginar que tipo de mensagem foi enviada à sua equipe sobre como o proprietário gastava o dinheiro da empresa, não é mesmo? Em outras palavras: se o fundador esbanja, por que nós, simples colaboradores, iremos economizar em viagens pela empresa?

Portanto, seja cuidadoso com as escolhas que você faz e as ações que toma para não comprometer em curto ou médio prazo a saúde financeira de sua startup.

Lembre-se: o exemplo é a única forma de inspirar alguém.

Dica 3 – Dê atenção prioritária aos aspectos jurídicos

Para que sua startup cresça, é preciso ter atenção a alguns aspectos básicos, como a parte jurídica do negócio. Isso significa, em um primeiro momento, atentar para os registros comerciais da empresa, os acordos feitos com funcionários e possíveis acionistas, além dos direitos de todos os envolvidos no processo de implantação do seu negócio.

Nesse sentido, a figura de um advogado, um contador ou um consultor empresarial é de extrema importância, pois esses profissionais poderão oferecer uma consultoria segura para diversas situações.

Valide a política de viagens da sua startup e garanta que esteja reduzindo os possíveis passivos fiscais.

É bom lembrar que já existem inúmeras tecnologias para auxiliar no processo de gestão das startups, inclusive algumas que lidam especificamente com a gestão de viagens corporativas. No mais, a atuação mais direta do gestor será no cuidado com as finanças.

Dica 4 – Promova treinamentos periódicos com sua equipe

Treine sua equipe periodicamente, principalmente no que diz respeito à capacidade de solicitar e obter agilidade no processo de reservas de passagens e hotéis, com a maior economia possível.

Alinhe todo o time sobre os principais indicadores, oriente a respeito do tempo de antecedência e a importância de buscar sempre comprar a passagem mais barata, a fim de proteger os interesses da empresa e dos acionistas.

É importante, também, reconhecer publicamente a ação dos colaboradores do time, como forma de premiação pelos bons resultados alcançados com viagens.

Dica 5 – Pratique o Duty of Care na gestão de viagens em uma startup

O maior ativo de qualquer startup é “gente”: pessoas com alto grau de execução e capazes de produzir excelentes resultados para a empresa.

No Brasil, atualmente, faltam colaboradores capacitados para trabalhar em startups de base tecnológica e em alto crescimento.

Logo, reter talentos é uma vocação natural das startups, e claro, fazer isto com viagens é “sine-qua-non” (totalmente indispensável) para motivação dos colaboradores.

Já presenciamos empresas perdendo excelentes colaboradores por excesso de burocracia no processo de reembolso, ficando até 60 dias para fazer o pagamento do reembolso dos funcionários, daí, claro, o colaborador se manda, pois, convenhamos, é um baita desrespeito!

Então, foque, além do custo, em proporcionar uma experiência de excelência para os colaboradores do seu time, coloque seguro de viagem para os colaboradores em viagens nacionais e internacionais.

O conceito de “Duty of Care” é exatamente isto: o cuidado que a empresa tem pelo colaborador. Isso não pode ser deixado de lado na gestão de viagens em uma startup até mesmo para reter talentos, melhorar processos e evitar processos trabalhistas.

Dica 6 – Considere contratar uma tecnologia especializada em viagens

Na organização das viagens corporativas de sua startup, procure a ajuda de profissionais dentro e fora da organização. O ideal é poder contar com uma empresa ou travel tech especializada.

Em geral, essas empresas oferecem soluções e serviços que reduzem o tempo dos processos, além de diminuir custos, pois conseguem as melhores negociações com os fornecedores.

As agências de viagem costumam avaliar os processos utilizados pelas organizações contratantes, a fim de sugerir melhorias. Além disso, produzem relatórios detalhados e gerenciam as despesas dos deslocamentos de funcionários a trabalho de forma inteligente, o que pode reduzir bastante os custos da empresa.

Portanto, considere essa opção para viabilizar suas viagens corporativas: você verá que a gestão de viagens ficará muito mais simples e econômica!

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