6 Dicas para começar a gerenciar viagens

Saiba como é possível facilitar o gerenciamento de viagens com essas seis dicas de como começar a gerenciar viagens.

Nas empresas, os colaboradores responsáveis pelo gerenciamento de viagens sabem que dominar essa atividade não é algo tão simples. É preciso conhecer muito bem o sistema de gestão de viagens, contar com ferramentas úteis e ter todo o conhecimento que essa área exige. Portanto, gerenciar viagens é algo que demanda tempo e dedicação.

Mas toda essa tarefa pode se tornar mais fácil com alguns truques. Por isso, neste artigo explicarei 6 dicas para começar a gerenciar viagens, para que você possa tornar todo esse processo muito mais fácil e simples. Acompanhe!

Quem é o gerente de viagens?

Mas antes, vamos entender o que é um gerente de viagens e quais são as suas principais atividades.

Também chamado de travel manager ou gestor de viagens, esse é o profissional responsável por elaborar a política de viagens, gerenciar todo o processo de viagens, homologar fornecedores e cuidar do bem-estar dos colaboradores em viagem a trabalho. 

Ele tem o papel de manter o controle orçamentário destinado às viagens corporativas e garantir que o colaborador tenha tudo que precisa em sua viagem. São muitas as responsabilidades de um gestor de viagens. Por isso, esse é um dos profissionais mais importantes em todo o processo de viagem em uma empresa. 

Como começar a gestão de viagens

Para começar a gestão de viagens, veja essas dicas que eu trouxe para você realizar um gerenciamento muito mais fácil em sua empresa:

1 – Conheça os objetivos das viagens da sua empresa

O primeiro passo para realizar uma gestão de viagens corporativas é saber quais são os objetivos das viagens da sua empresa. Para planejar uma viagem corretamente, é preciso entender esse objetivo. 

As viagens corporativas podem ser realizadas com diversos objetivos diferentes, como abrir uma filial em outra cidade ou estado, contratar um novo fornecedor, aproveitar alguma oportunidade para a empresa, participar de eventos importantes para o setor, entre outros.

Cada objetivo de viagem exige um tipo de planejamento diferente. Por isso, é fundamental que a gestão esteja a par de todos os objetivos para planejar tudo corretamente. 

 

2 – Esteja ciente dos trechos mais comuns e acordos existentes

Outra coisa muito importante para o sucesso de uma viagem é que o gestor esteja ciente dos trechos mais comuns e acordos existentes. Saber essas informações possibilitará planejar a viagem da melhor forma possível, com a escolha certa do hotel, do meio de transporte, dos serviços que possibilitam garantir o bem-estar do colaborador e, principalmente, economia para a empresa. É fundamental saber de tudo isso desde o início para que o orçamento destinado à viagem seja bem utilizado com a consciência de que está fazendo o melhor negócio.

3 – Saiba quem viaja

Conhecer quem viaja também é outra dica importante para tornar a gestão de viagens corporativas muito mais fácil. Além disso, saber quem são os colaboradores em viagem permite tornar esse processo mais tranquilo e adequado para cada um. 

Sabemos que cada pessoa possui necessidades diferentes, o que inclui preferências, culturas, crenças, entre outras coisas. E é importante respeitar essas diferenças, pois isso mostra que a empresa se preocupa com o bem-estar do colaborador e com a diversidade. 

Além disso, é importante que o gestor trabalhe junto com o colaborador. A ideia é que a viagem possibilite alcançar o objetivo pretendido, por isso, todos devem estar alinhados ao mesmo conceito. 

4 – Estude a política de viagens

O que define uma viagem de sucesso não é só o planejamento realizado pelo gestor, mas também o estudo da política de viagens e implementação do que já foi definido previamente. A política de viagens é um dos principais parâmetros para realizar todo o planejamento da viagem. É ela que define como o gestor deverá planejar a viagem do colaborador e também dá as diretrizes para que os viajantes saibam o que pode ser reembolsado ou não. 

Portanto, é um documento que possui uma grande importância em todo o processo de gerenciamento de viagens corporativas. É por isso que aqui na Onfly sempre falamos sobre a política de viagens. Temos vários conteúdos sobre como criar uma política de viagens e os principais pontos da elaboração deste documento. 

5 – Não deixe de perguntar e pedir ajuda a quem já viaja

Se você quer planejar uma viagem com sucesso, não deixe de consultar a parte mais importante da viagem corporativa, que é o viajante. Ter ajuda para realizar o planejamento também é algo essencial, principalmente se for de alguém que estará por dentro de todos os detalhes da viagem, como é o caso do colaborador.

É responsabilidade dele executar o objetivo de viagem conforme a estratégia passada. Por isso, o colaborador poderá dar detalhes ao gestor sobre o que pode tornar esse processo mais fácil. Por isso, o planejamento de viagens deve ser sempre um trabalho em conjunto, tanto do gestor quanto do colaborador. 

Inclusive, sempre defendemos que o colaborador deve ter a liberdade para programar sua própria viagem e que o gestor possa fazer mais que comprar passagens.

6 – Utilize um serviço de gestão de viagens

Por último, uma dica que irá ajudar muito a gerenciar viagens corporativas e que permitirá automatizar diversos processos é utilizar um serviço de gestão de viagens, como a Onfly. Serviços de gestão como a Onfly possibilitam economizar tempo, dinheiro e tornam essa demanda muito mais fácil.

A Onfly é uma plataforma especializada em gestão de viagens corporativas. Nosso serviço de gestão de viagens é um dos mais completos e que oferece tudo aquilo que um gestor mais precisa, como praticidade, agilidade, unificação de todo o processo e integração com diversos serviços.

O mais legal de utilizar um serviço como esse é que é possível integrar tudo em um só lugar. Ou seja, você pode gerenciar em tempo real o andamento da viagem, planejar, fazer reservas de hotéis, aluguel de veículo e de passagens aéreas, conferir as notas fiscais enviadas pelos colaboradores em viagem, entre outras funcionalidades. 

Portanto, o gerenciamento de viagens é algo que exige bastante do gestor, mas que pode se tornar mais fácil com a implementação de algumas práticas, como essas que eu trouxe para você neste artigo.

 

Gostou dessas dicas? Então deixe seu comentário aqui embaixo e confira outros conteúdos como esse aqui no blog da Onfly.  

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