Como ter mais transparência com reembolsos de despesas e gastos de viagens

As fraudes em reembolsos de gastos com viagens nas empresas estão entre as fraudes corporativas mais praticadas pelos funcionários. Elas se caracterizam pela apresentação de recibos falsos, a exigência de reembolso de valor acima do que foi utilizado, entre outras práticas. 

A verdade é que toda empresa pode ser surpreendida com fraudes ou estar sofrendo com esse problema sem nem mesmo saber disso. Por isso, implementar práticas que auxiliam na transparência do processo de reembolso em viagens corporativas, permite evitar que essas fraudes aconteçam

Se você deseja ter mais transparência no processo de reembolsos de despesas de viagens na sua empresa, aumentar governança e garantir compliance  para aos acionistas,  veja a seguir como isso é possível!

Como a transparência pode evitar fraudes?

As fraudes acontecem muitas vezes porque a falta de transparência nos processos de reembolsos dão oportunidades para funcionários mal-intencionados cometerem essas práticas. Quando há um programa de prevenção à fraude na empresa, é preciso que haja uma boa comunicação com os funcionários, total transparência nos processos e auditorias frequentes para que nada escape da gestão. 

A transparência nos processos tem o papel de oferecer os dados que o gestor precisa para saber se há fraudes no processo de reembolso de gastos em viagens. Além disso, essa transparência facilita as auditorias que também têm como finalidade descobrir se houve alguma prática de fraude ao longo dos processos. 

Existem muitas formas de tornar os processos de reembolso mais transparentes na sua empresa, como utilizar uma  política de viagens visível e clara para todos os stakeholders, conversar abertamente com os funcionários sobre manter os dados claros, ao alcance de todos, e utilizar ferramentas que auxiliam na transparência das plataformas para gestão de viagem corporativa, por exemplo.

Como ter mais transparência com reembolsos e gastos de viagens?

Considerando que a transparência nos processos permite evitar fraudes em reembolsos de gastos em viagens, é fundamental saber como tornar os processos da sua empresa mais transparentes.

Veja a seguir algumas dicas de práticas que permitem ter mais transparência nesses processos. 

Implemente um modelo de transparência

É muito difícil exigir transparência quando não há um modelo a ser seguido. Por isso, é fundamental estabelecer o modelo de transparência para que os funcionários possam se adaptar às novas regras.

Este modelo deve incluir todo o passo a passo de cada processo, como os dados serão armazenados, organizados e compartilhados, quais pessoas terão acesso, quais serão as ferramentas, entre outros aspectos importantes.

Lembre-se, quando tiver uma auditoria, as informações tem que fluir de forma clara, sem muita dificuldade, quanto mais difícil for o acesso a informação, mais suscetível a fraudes é o processo, pois as pessoas imaginam que as auditorias dificilmente conseguirão pegar.

Exija transparência para todos os funcionários

É importante deixar claro que as novas mudanças se aplicarão a todos os funcionários, inclusive ao CEO e todos o C-Levels da companhia. Todos precisam colaborar para que os processos sejam claros e limpos. 

Quando toda a empresa é incluída em um processo de transparência, as mudanças passam a ser sobre o trabalho em equipe, em vez de mudanças focadas em um único indivíduo. 

Tenha os dados de reembolsos de despesas sempre à mão

Algo que fará uma grande diferença para o processo de reembolso de despesas de viagens ser mais transparente é ter os dados dessas despesas sempre à mão. Isso significa poder acompanhar em tempo real em uma plataforma confiável, simples e fácil de usar.

Quando os dados passam por uma agência ou por terceiros, é possível que exista manipulação ao longo do processo. No entanto, quando há uma plataforma que permite acompanhar os indicadores em tempo real, o processo se torna mais transparente, limpo e objetivo.

Por isso, ter os dados sempre à mão é uma das formas de fazer com que esse processo seja justo e honesto. 

Utilize ferramentas que auxiliem em processos transparentes

Outro ponto muito importante é contar com ferramentas que auxiliam em processos transparentes. Isso significa permitir o acesso igual dos funcionários aos mesmos dados por meio de uma plataforma de gestão de viagens e reembolsos totalmente digitalizada.

Estas plataformas, ajudam na redução de fraudes, como por  entre outras práticas que trazem mais produtividade. 

Um exemplo de ferramenta que é muito utilizada pelas empresas, mas que pode gerar fraudes é o e-mail. É muito fácil falsificar um e-mail, mas isso se torna quase impossível no caso de uma conversa em tempo real em aplicativos de mensagens instantâneas, por exemplo. 

Utilizar videochamada, documentos que podem ser compartilhados e plataformas de gestão são práticas que auxiliam em processos transparentes. Faça auditorias com frequência

As auditorias são comuns dentro das empresas, principalmente companhias de capital aberto ou que possuem investidores institucionais entre os acionistas, mas geralmente são realizadas trimestralmente ou uma vez por ano.

Quando elas são frequentes, é mais fácil identificar fraudes e possíveis problemas na gestão. 

Ao saber que as auditorias se tornaram mais frequentes, é mais difícil que funcionários maliciosos cometam alguma fraude. Mas se isso acontecer, será mais fácil identificar. Por isso, realizar auditorias com frequência é uma ótima forma de fiscalizar a transparência de todo o processo de reembolso de despesas de viagem. 

Mas lembre-se, Enron era auditada, Petrobrás era auditada, Leman Brothers era auditada, e o Banco Pan também era auditado.

Ou seja, dependendo dos mecanismos de controle, nem mesmo as auditorias conseguem pegar as fraudes.

Tenha uma política de viagens clara e objetiva

Novamente, voltamos a política de viagens. É um grande erro exigir total transparência dos funcionários quando a política de viagens não é clara e objetiva. Por isso, é muito importante rever a política de viagens da empresa para identificar qualquer erro de interpretação que possa levar à prática de fraude. 

Observe se a política de viagens tem parâmetros sólidos, se as definições são claras, se há duplo sentido ou mais de uma interpretação diferente, entre outras coisas. É importante que a política de viagens seja facilmente compreendida por qualquer funcionário, e se houver dúvidas, que elas sejam sanadas adequadamente. 

Se sua política de viagens possui 200 páginas e o colaborador precisa de um doutorado pra entendê-la, esquece, vai ficar no limbo do esquecimento.

Tente ser o mais simples, sucinto e objetivo possível com a política de viagens.

Fale sobre a importância da transparência para os funcionários

Por último, é fundamental conversar com os funcionários sobre a importância da transparência dentro da empresa. Mais do que exigir transparência, é preciso mostrar o impacto que isso tem para a empresa e como isso poderá refletir em benefícios para os funcionários e sobre geração de valor para a empresa.

Incentivados, os funcionários terão muito mais motivos para serem honestos e se dedicar em tornar os processos de reembolso de viagens corporativas mais transparentes. Lembre-se, a transparência só é possível por meio de uma equipe motivada, engajada com a empresa e disposta a cooperar. Logo, conversar com sua equipe é muito importante para implementar práticas de transparência.

Essas são algumas dicas de como evitar fraudes em reembolsos e gastos de viagens por meio da transparência. Se gostou deste conteúdo, deixe seu comentário e compartilhe nas redes sociais.