Cartão corporativo: como esta ferramenta favorece a auditoria de contas?

As empresas modernas têm rotinas dinâmicas e enfrentam o desafio de conciliar as atividades do dia a dia com um controle minucioso das despesas corporativas. E, para garantir que os gastos estão dentro das linhas do orçamento, o controle das contas é uma prioridade para os gestores. 

É neste contexto que o cartão corporativo surge como uma poderosa ferramenta que favorece a auditoria e a gestão rigorosa dessas despesas — diminuindo erros, inconsistências e a chance de fraudes.

Neste artigo, exploramos a importância do cartão corporativo nesse processo e como ele contribui para uma gestão financeira mais eficiente e transparente nas empresas.

Vantagens do cartão corporativo

Hoje em dia, o cartão corporativo permite que os gastos sejam administrados e auditados com muito mais facilidade. Isso acontece por políticas de despesas, parametrizações e até mesmo bloqueios por tipo de gasto que podem ser definidos segundo o uso do cartão.

Por isso, as vantagens do cartão que listamos a seguir estão diretamente ligadas à eficiência das normas e adesão às políticas. No caso das viagens corporativas, os principais gatos feitos com cartão corporativo são: hotel, alimentação, locação de veículo, transporte por aplicativo, dentre outros. Essas despesas também têm mais transparência quando são realizadas com o cartão corporativo e isso depende da adesão às políticas de viagens.

Registro automatizado de transações

Uma das principais vantagens do cartão corporativo é a facilidade e agilidade na obtenção de informações precisas sobre as despesas realizadas. Cada transação feita com o cartão é registrada automaticamente, fornecendo um histórico detalhado e completo das despesas. 

Na prática, essa automatização agiliza o processo de auditoria e tornando-o menos suscetível a erros e omissões. Fica muito mais simples fazer a conciliação entre os dados das notas fiscais e do cartão de crédito, sem demandar horas e horas de trabalho manual. 

Rastreabilidade das despesas

O cartão corporativo permite rastrear todas as despesas realizadas, fornecendo informações essenciais para uma auditoria eficiente. É possível identificar a data, o valor, o local e a categoria de cada transação, facilitando a análise e a reconciliação de gastos. 

Essa rastreabilidade facilita identificar qualquer discrepância ou irregularidade nas despesas corporativas, permitindo uma ação rápida e precisa para solucionar problemas e evitar fraudes.

Vale lembrar ainda que no caso do Azulzinho — cartão corporativo da Onfly — é possível gerar cartões virtuais. Eles são práticos e contem um número e senha próprios, sem o cartão físico, mas com a mesma segurança. Ou seja, a rastreabilidade continua eficaz mesmo com o cartão virtual.

via GIPHY

Controle centralizado

Com o cartão corporativo, as despesas são centralizadas em um único meio de pagamento, simplificando a gestão financeira. É possível acompanhar todas as transações em um único sistema, eliminando a necessidade de monitorar múltiplas formas de pagamento, como adiantamento ou cartão pessoal dos funcionários. Também elimina o desconforto do colaborador ter que pagar do próprio bolso aquela despesa e ter que aguardar pelo reembolso.

O controle centralizado facilita a identificação de padrões de gastos, monitoramento de limites de orçamento e aplicação de políticas de despesas corporativas de forma mais eficiente. 

O cartão também permite que tomadas de decisão da empresa sejam baseadas em dados, já que todas as informações necessárias sejam agrupadas em um só lugar. Segundo o livro “Viagens corporativas: que negócio é esse?”, a redução de gastos a partir do uso do cartão corporativo em viagens pode chegar a 12%. É muito mais economia, de forma precisa, calculada na ponta do lápis. 

Configuração de limites e restrições

Outra grande vantagem do cartão corporativo é permitir que os gestores definam limites e restrições de gastos para cada funcionário ou departamento. É possível estabelecer limites para cada cartão e essa funcionalidade oferece um maior controle sobre os gastos, evitando excesso e garantindo o cumprimento das políticas internas da empresa. 

Além disso, o cartão corporativo não-nominal, como o Azulzinho, pode ser devolvido ao final dos gastos necessários ou das viagens corporativas e pode ser utilizado por outro colaborador. Isso garante que o limite seja sempre ajustado conforme a necessidade, sem ter que pedir outro cartão físico. 

Ou seja, o cartão corporativo favorece a auditoria das contas reunindo todos os dados e permitindo que todas as despesas sejam rastreadas — evitando fraudes e erros por processos manuais de conciliação de gastos e faturamentos. 

E você, já utiliza o cartão corporativo para simplificar o dia a dia da sua empresa? Ainda não? Fale com um dos nossos especialistas e tire todas as suas dúvidas sobre os benefícios do cartão corporativo Azulzinho para o seu negócio!