Cases de sucesso
Como o maior e-commerce de café especial do Brasil estruturou sua gestão de viagens com a Onfly
Introdução
Em qualquer negócio é preciso enxergar todos os fluxos internos como um todo, a fim de alinhar os processos às estratégias e alcançar os objetivos desejados.
Para uma empresa recém-lançada no mercado é preciso botar tudo na ponta do lápis para identificar possíveis falhas nas operações.
Mapear, analisar e propor melhorias no processo, como no fluxo de viagens corporativas, é um bom caminho para identificar oportunidades de otimização e redução de custos.
Por isso, conversamos com o Tiago Alvisi, diretor de e-commerce da Coffee ++, uma das maiores lojas virtuais de cafés especiais do Brasil e uma das mais premiadas do mundo, para falar sobre como foi o processo de identificação de que era preciso adotar a Onfly nos processos de gestão de viagens da empresa.
Afinal, mostrar as histórias de sucesso dos nossos clientes é uma forma de ajudar ainda mais empresas a atingirem resultados semelhantes.
Aproveite o contéudo!
Conheça a Coffee++
Lançado nacionalmente no fim de 2020, o e-commerce de café, idealizado por Rafael Terra, Pedro Brás e Leonardo Montesanto, tem o objetivo de promover a comercialização de cafés especiais virtualmente para todo o Brasil.
Se antes este tipo de produto era algo visto apenas com um selo de importação, os sócios viram no mercado brasileiro uma oportunidade de levar sabor e qualidade para a mesa de todos por aqui.
A loja virtual traz o apelo do cuidado e da atenção em todas as etapas de produção do café vendido, da plantação ao armazenamento, passando pelo processamento e pelo investimento em marketing e distribuição.
Crédito: Reprodução/Facebook/Coffee ++
“O nosso propósito é mostrar histórias de pessoas especiais e que pensam de forma especial. Com isso, o café vem de brinde”, explicou Tiago Alvisi
A Coffee++ selecionou produtores premiados diversas vezes no campeonato Cup of Excellence, o maior campeonato de qualidade para produtores do mundo. Como, por exemplo, o Luiz Paulo, um dos principais embaixadores do café especial no mundo e um dos produtores de café da empresa, ele é dono do recorde de café mais pontuado do planeta, com nota 95.85 nesta premiação.
O nível de qualidade é tão grande que todos os cafés produzidos pela empresa cafeeira possuem nota acima de 84 pontos, baseados nos critérios de fragrância, aroma, uniformidade, doçura, acidez e finalização, conforme a avaliação da SCA (Associação de Cafés Especiais) e que seguem critérios da Associação Americana de Cafés Especiais. Para se ter uma ideia, um café é considerado especial nos critérios da SCA, quando o produto recebe uma nota entre 80 e 100 pontos.
Segundo dados da Revista Exame, os resultados iniciais deste empreendimento foram expressivos: a Coffee++ com menos de 2 anos de mercado apresenta um crescimento médio de 30% ao mês e faturamento de 16 milhões de reais. E segundo as estimativas, chegaria ao fim de 2022 a 20 milhões de reais em receitas, superando em 70% a meta para os primeiros 15 meses. Pra você ver o tamanho do sucesso!
A seguir você acompanha os tipos e especificações de cada café especial comercializado pela empresa cafeeira.
A bebida reúne o café com a delicadeza do chocolate ao leite, doce de leite e frutas secas.
Diretamente da Fazenda Primavera, na região da Chapada de Minas, o café especial 100% arábica possui notas florais, damasco, baunilha e frutas secas. Uma mistura de sabores que levou o título de Melhor Café do Brasil pelo campeonato Cup of Excellence e ainda alcançou a maior pontuação do mundo (com 93.89 pontos) na mesma competição. Isso, depois de disputar com mais de 15 países produtores do planeta.
O café Geisha tem notas sensoriais que lembram flores de jasmim, carambola madura, com acidez equilibrada de limão-taiti. Esse sabor foi descoberto em 1931, na região sul da Etiópia, na África. Foi eleito o melhor café do mundo em 2018.
O café 100% arábica com notas sensoriais de doce de marmelo e frutas amarelas, diretamente do Cerrado Mineiro, especificamente da Fazenda Bom Jardim. O idealizador foi campeão do Cup of Excellence em 2017.
A região da Mantiqueira de Minas produz café 100% arábica com notas sensoriais de goiaba, frutas roxas e muito caramelo. Foi em 2005 que o café alcançou a pontuação mais alta do Cup of Excellence, com 95.85 pontos, que, inclusive, até hoje não foi batido.
A importância da gestão de viagens como um fator de redução de risco para a Coffee++
Você viu o tamanho da premiadíssima Coffee++ e acredito que deu pra perceber que, apesar do reconhecimento e excelência, a empresa teve um crescimento exponencial em pouco tempo de negócio.
Essa expansão de vendas e valor, despertou também um senso de colocar tudo no lugar antes de qualquer perrengue acontecer.
Essa abordagem proativa e consistente ao gerenciamento de riscos de viagens, por exemplo, pode aumentar significativamente o desempenho, a produtividade e a segurança de seus funcionários durante as viagens de negócios, reduzindo os riscos corporativos no caso de um imprevisto ou emergência e de custos extras.
A gestão de risco tem tudo a ver com a mitigação dos efeitos adversos no negócio. Onde há risco, há potencial para lucros e perdas, mas este gerenciamento observado pela Coffee++ consistiu em buscar maneiras de reduzir a probabilidade de danos ao negócio.
Além de pensar na própria empresa, é preciso zelar pela segurança, saúde e vivência do colaborador. Por ser uma empresa em expansão, os desafios em gerir as viagens de negócios se tornaram pautas em discussões internas.
A viagem deve ser pensada para que esse objetivo seja alcançado com o menor custo possível, mas sem prejudicar a qualidade da viagem do funcionário.
Segundo a Booking, 63% dos viajantes acreditam que a tecnologia desempenha um papel fundamental no controle dos riscos para a saúde durante as viagens e na redução da ansiedade de viagem.
Esse é o caso de Tiago Alvisi, diretor de e-commerce da Coffee ++. Ele optou por procurar uma agência de viagens corporativas para controlar e gerenciar quaisquer problemas que pudessem advir desta demanda que começou a se tornar latente entre os funcionários que viajam.
A ideia de estruturar uma boa gestão de viagens com uma plataforma de gestão e despesas foi o primeiro passo da Coffee++ para “nascer certinho” e alcançar sua escalabilidade no mercado do varejo e e-commerce por meio do deslocamento dos colaboradores e sócios.
As dúvidas por onde começar eram muitas, afinal, a implementação de qualquer desafio pode ser visto com uma pulga atrás da orelha. Apesar dos esforços, um fato era unânime: era necessário uma plataforma all-in-one para suprir todas as necessidades da loja virtual.
A Onfly como solução e nova perspectiva de gestão
Dada a iniciativa em apostar numa plataforma completa de gestão e despesas em viagens corporativas, o diretor de e-commerce foi atrás da melhor solução para uma das maiores lojas virtuais de café do Brasil. Segundo Alvisi, as principais demandas internas para as viagens corporativas eram relacionadas à marcação de hotéis, compra de passagens e reembolso de despesas. E foi aí que nossa organização entrou na jogada.
Com a Onfly, os viajantes com grande volume de translados da Coffee++, poderiam reservar passagem aérea, hotel e um carro em apenas alguns minutos, tudo na mesma plataforma e com descontos de até 35%. O que agregou valor com nosso preço de mercado. Essa economia de custos e descontos é possível graças a nossa plataforma multibroker, ou seja, nossa tecnologia que varre toda a internet e busca os preços mais competitivos e o melhor preço garantido.
Outro ponto positivo observado é que todas as requisições de reserva poderiam ser configuradas para serem aprovadas por outros colaboradores da empresa, garantindo a transparência, o cumprimento da política de viagem e a segurança que o ambiente corporativo exige.
Para sanar essas dores, os funcionários cadastrados em nossa solução teriam acesso a uma vasta gama de relatórios detalhados de todas as viagens por centro de custos, colaboradores e outros. Ou seja, oferecemos para a Coffee ++ e todos os nossos clientes, mais segurança e controle com dados rastreáveis e auditáveis.
Não deu outra. O diretor, que já conhecia os benefícios e a aplicabilidade da plataforma da Onfly em um negócio, despertou ainda mais o desejo na organização em trazer nossa solução para a empresa cafeeira. Era preciso elevar a experiência de viagens a trabalho da Coffee ++ para um próximo nível.
Além disso, um dos gaps existentes dentro da Coffee++ era sobre o reembolso de despesas.
Primeiramente, é importante frisar que a Onfly surgiu diante de uma insatisfação gigante com o status quo que existia nas viagens corporativas e reembolsos. Processos lentos, um milhão de notinhas, RDVs manuais, políticas de viagens ultrapassadas e um gasto de tempo gigante com tudo isso.
Nossa plataforma foi idealizada justamente para essas organizações que não querem atrapalhar a vida dos colaboradores e facilitar ao máximo esse processo de reembolso.
Afinal, com a plataforma, o colaborador não precisa juntar dezenas de notinhas fiscais para comprovar uma viagem. Ele consegue subir instantaneamente a nota fiscal em seu dashboard e fazer o anexo na nuvem. Ponto positivo para esta parceria.
A escalada de performance: os resultados desta parceria
Para uma empresa se manter competitiva no mercado, ainda mais com o reconhecimento internacional do produtos Coffee++, é imprescindível que haja inovação, capacidade de adaptação à realidade, estratégias bem estruturadas e sólidos conhecimentos sobre as operações desenvolvidas. Adotar uma plataforma como a Onfly foi um ponto de partida para fortalecer esse olhar especial em pessoas especiais dentro dos processos de viagens.
“Sempre há resistências e dificuldades durante a incorporação de qualquer novo sistema. O que resolveu foi ter um ponto focal para dúvidas e um envolvimento da diretoria, para que o uso se torne fluido no processo”, informou Tiago Alvisi.
Os colaboradores têm à sua disposição um dashboard único e que proporciona uma experiência inovadora na gestão de suas viagens.
Além de um processo bem estruturado, ágil e dinâmico, como citado pelo diretor, a estrutura da plataforma permite maior eficiência sem gerar gastos desnecessários para a organização.
Para o ponto focal da Cofffe++, a plataforma garantiu que todas as demandas e solicitações passem automaticamente pela política de viagens da empresa.
Afinal, nosso sistema permite a aprovação ou não das solicitações de acordo com as múltiplas possibilidades de alçada de aprovação. O gestor de viagens passou a ter uma visão muito mais analítica e tática do que operacional.
Os registros de despesas e reembolsos, que eram uma dificuldade, passaram a ser categorizados pelos próprios colaboradores no momento em que são lançados na plataforma, via desktop ou celular.
Em seguida, é preciso submeter o relatório de despesas de viagens à aprovação. Assim que o RDV for aprovado, o débito com o colaborador é quitado.
Além disso, com nossos poderosos relatórios, o pessoal da Coffee ++ pode ter acesso de maneira descomplicada aos principais KPIs de viagens, como o tempo médio de antecedência de compra por colaborador, projeto ou centro de custos.
Estas métricas proporcionaram ao pessoal um estudo detalhado para melhorar a agilidade no fluxo de informações e processos.
“Como a empresa é nova e praticamente nascemos já com a solução de vocês, temos a certeza que nascemos certos”, finalizou Tiago Alvisi.
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