Reembolso de despesas e gestão de viagens em empresas de engenharia

A gestão de viagens e a prática de reembolso de despesas em empresas de engenharia é uma rotina comum para os gestores que lidam com esse setor.

Contudo, existem diversas formas de melhorar os processos que envolvem as viagens a trabalho, visando tornar o dia a dia de trabalho mais produtivo e menos exaustivo. 

Convenhamos: estes processos de gestão de viagens e a prática de reembolso de despesas possuem inúmeros desafios que precisam ser vencidos todos os dias pelos gestores.

Pensando nisso, trouxe neste artigo as principais soluções para você conseguir superá-los na sua empresa de engenharia. Acompanhe!

Desafios da gestão de viagens

Toda gestão é uma superação de desafios e não seria diferente com a gestão de viagens corporativas. Para as empresas de engenharia, ter que lidar com a gestão de viagens é algo necessário.

Muitos colaboradores precisam viajar para encontrar boas oportunidades de negócio, fazer reuniões com clientes, fechar contratos com fornecedores, entre outras atividades. No caso das empresas de engenharia, as viagens também costumam ser necessárias para fiscalizar obras, acompanhar projetos e encontrar bons fornecedores – assim como acontece com outras empresas da construção civil.

Contudo, existem alguns desafios que são comuns a todos os gestores de viagens corporativas. Veja a seguir quais são eles:

Risco de fraudes

Um grande desafio de qualquer gestão é o risco iminente de fraudes. Elas podem ocorrer em diversos processos da gestão e são responsáveis por grandes prejuízos na corporação. Por isso, evitar as fraudes é fundamental para a saúde financeira da empresa. Isso vale para qualquer setor, incluisve para as empresas de engenharia.

Mas sabemos que em uma gestão de viagens sem as devidas ferramentas e sem a inclusão de uma política de viagens corporativas eficiente, é muito difícil reduzir o risco de fraudes. Portanto, esse é um dos desafios que o gestor precisa superar. 

Erros administrativos

Outro grande problema que pode surgir na gestão de viagens nas empresas de engenharia são os erros administrativos. Quando os processos são realizados integralmente por humanos, o risco de falhas e erros administrativos é muito maior. Isso inclui a má interpretação de dados, anotações erradas, falta de padronização dos processos, entre outras diversas situações.

A verdade é que anotar dados, interpretar planilhas e fazer cálculos, são atividades passíveis de erros para nós humanos. Diferente dos softwares que executam tudo de forma automática e com exatidão.

Desvio do core business

A gestão de viagens é algo que exige tempo, dedicação e trabalho do gestor e de sua equipe. Essa demanda faz com que a empresa desvie a atenção das atividades principais da empresa, que devem ser o foco da organização. 

Portanto, o desvio do core business é outro desafio que uma empresa de engenharia precisa superar para lidar com os processos das viagens corporativas sem comprometer a produtividade do trabalho. 

Como superar os desafios?

Muitos desses desafios surgem porque a empresa de engenharia não está preparada para lidar com os processos que envolvem a gestão de viagens.

Afinal de contas, essa não é a atividade principal da empresa, então é de se esperar que exista essa maior dificuldade em alinhar a gestão de viagens com as necessidades da empresa. 

Felizmente há algumas estratégias que possibilitam superar essas dificuldades, sendo elas:

Elaborar uma política de viagens eficiente

Para que qualquer gestão de viagens corporativas funcione com efetividade é fundamental ter uma política de viagens que seja eficiente. Esse é um documento que precisa definir com clareza todos os processos da política de viagens para que não fiquem dúvidas tanto para o gestor quanto para os colaboradores em viagem. 

Veja nosso guia completo de como criar uma política de viagens corporativas!

Otimizar processos da gestão

Considerando que a gestão de viagens exige tempo e muita dedicação do gestor, é fundamental otimizar os processos para que essa gestão seja mais fácil, rápida e eficiente. Uma das formas de otimizar os processos é contar com softwares que auxiliam na gestão, como a Onfly.

Nossa plataforma possibilita otimizar processos para que a sua empresa possa focar no que realmente importa. 

Além disso, a otimização de processos por meio de uma plataforma como a Onfly, possibilita reduzir erros que são cometidos por pessoas, assim como o risco de fraude. A plataforma de gestão de viagens torna os processos mais transparentes e isso também reduz a prática de fraude na gestão de viagens.

Desafios dos reembolsos de despesas

A prática de reembolsos por si só já é um grande desafio para a gestão de viagens corporativas. Isso porque essa prática é muito ultrapassada e ainda compromete as finanças do colaborador que viaja pela empresa. Não há como negar, os reembolsos possuem vários pontos negativos, tais como:

• Necessidade de guardar notas fiscais para comprovar os gastos;
• Comprometimento das finanças do colaborador;
• Aumento do risco de fraude no processo de reembolsos;
• Dificuldade em auditar os valores informados pelo colaborador;
• Desorganização do planejamento financeiro da empresa;
• Descentralização dos gastos em viagens.

Como superá-los?

Para superar essas dificuldades que a prática de reembolsos causa só há uma solução: não realizar reembolsos de despesas. Temos que ser realistas nesse ponto, não haverá futuro para os reembolsos de despesas de viagens corporativas. Por isso, a melhor opção é optar desde já por outra forma de pagar pelos gastos de viagens. 

A solução mais viável nesse ponto é a utilização de um cartão corporativo. Essa é uma forma de lidar com os custos das viagens corporativas sem causar problemas para as finanças do colaborador. Além disso, há muitas vantagens em utilizar um cartão corporativo para essa finalidade, tais como:

• Simplifica a gestão de gastos de viagens;
• Não interfere nas finanças do colaborador;
• Possibilita realizar o planejamento financeiro;
• Facilita os processos de auditoria;
• Possibilita centralizar todas as despesas.

Portanto, o principal desafio que um gestor de viagens corporativas pode enfrentar ao longo de toda a sua gestão é lidar com todos esses processos sem utilizar tecnologias e práticas modernas como as plataformas de viagens e o cartão corporativo. 

Agora que você já sabe que é possível melhorar o reembolso de despesas e gestão de viagens em empresas de engenharia, o que está esperando para levar a Onfly e nosso cartão corporativo para auxiliar na gestão da sua empresa?! Entre em contato agora mesmo com um de nossos especialistas!