Self Booking: 5 utilidades que a sua plataforma de viagens de negócios precisa ter

Quando a viagem a trabalho faz parte das escopo de sucesso do negócio de sua empresa, você já deve saber da importância de um investimento e atualização constante dos processos e estratégias para que tudo ocorra da melhor forma, desde o planejamento até o final da viagem, não é verdade?

Dessa forma, você consegue eliminar grande parte dos dos contratempos e se dedicar mais às atividades que realmente importam.

Pensando nisso, uma das maiores tendências adotadas pelas empresas mais modernas é a adoção de uma plataforma Self-booking.

Neste artigo você terá um conteúdo completo sobre:

O que é Self Booking?

A expressão Self-booking vêm do inglês e significa “auto reserva” na língua portuguesa.

Na prática, se trata de uma ferramenta de viagens online que permite a reserva e autogestão das viagens corporativas da sua empresa de forma mais simples e interativa.

Dessa forma, o colaborador tem muito mais autonomia e facilidade para viajar de acordo com a política de viagens da empresa.

Basicamente, a plataforma digital consegue reunir todas as informações e ferramentas necessárias para que o viajante ou o gestor de viagens responsável, possa tomar decisões e planejar a sua viagem sozinho.

Dessa maneira, você consegue ganhar produtividade ao mesmo tempo em que consegue ter um olhar mais profundo e detalhado para cada deslocamento. Dê adeus as centenas de papéis, e-mails e planilhas de Excel trocados e dê um olá para a tecnologia.

Já falamos um pouco sobre esse assunto e anteriormente aqui no nosso blog, caso você ainda não tenha visto, clique aqui.

5 utilidades essenciais da plataforma Self-Booking que vão facilitar o processo de viagens corporativas da sua empresa

1.Relatórios atualizados em tempo real

Uma das utilidades mais importantes de uma plataforma Self Booking é a facilidade de obter informações, dados e elaborar relatórios de viagens da sua empresa em tempo real.

Dessa forma, o gestor ou responsável pela área consegue acompanhar etapa por etapa. Por exemplo, é possível saber quais são os destinos com maior demanda, os hotéis mais utilizados, quais são os destinos mais caros e os mais baratos, qual é a média de preço pago aos fornecedores (como cia aérea ou meio de hospedagem), assim como a antecedência de compra, saber quais funcionários estão viajando e quais são as viagens futuras.

Já ouviu falar daquele termo famoso e polêmico “data is the new oil” (na tradução em português: dados são o novo petróleo)? A Revolução 4.0 da Indústria já está acontecendo e mudando a forma de trabalho que conhecemos atualmente.

Por isso, cada vez mais aquelas atividades manuais e repetitivas de antigamente, foram automatizadas ou substituídas pelas máquinas ou por novos modelos de negócios.

Hoje você compra suas passagens de lazer pela internet, assiste filmes, utiliza aplicativos das suas finanças bancárias ao invés de ir à sua agência de banco e usa apps de mobilidade urbana ao invés de táxi ou ônibus.

Mas onde queremos chegar com isso? É que se você continuar utilizando os mesmos processos de 5 anos atrás para as viagens de sua empresa, você vai ser substituído também!

Por que? Pois atualmente o planejamento, a compra e a gestão da viagem de trabalho são orientados a dados. Já pensou em ainda ter que cotar os melhores preços e trajetos em diferentes sites e empresas em busca do melhor preço, trocar centenas de e-mails e depois, ainda fazer o controle de tudo por formulários e planilhas de Excel?

Isso não é mais viável no mundo de hoje, um software de reserva e gerenciamento é fundamental para que você não perca mais tempo com coisas desnecessárias.

Você já deve ter percebido o motivo pelo qual uma plataforma Self Booking corporativa é uma mina de ouro pros gestores da sua empresa. Com ela você conseguirá passar menos tempo se preocupando com tarefas operacionais e tê-la como principal aliada na tomada de decisões estratégicas.

2.Alinhamento da política de viagens

Um sistema self-booking deve ser capaz de te prover um melhor gerenciamento interno dos seus funcionários. Caso sua empresa tenha tenha uma demanda por viagens como parte da estratégia do negócio, é muito provável que você tenha uma política de viagens.

Agora te questionamos… como você consegue controlar quem está viajando dentro da política de viagens e quem está fora? Seus funcionários realmente aderiram e estão cumprindo as normas da empresa?

Sem um sistema online, é muito fácil que seus colaboradores se percam em meio a tantos processos e comecem a viajar por fora dos padrões da empresa.

Mas como assim? Cada empresa possui suas regras e diretrizes que vão direcionar a forma de como uma viagem a trabalho deve ser feita, porém, é muito comum em uma empresa que não tem um self booking, deixar seus funcionários reservarem por conta própria em sites que normalmente programam suas viagens a lazer, com preços altos e sem nenhum controle sobre data, horário e tarifas.

Outro grande problema comum é que muitas políticas de viagens são extensas e passam pelos setores da empresa, por e-mail ou até mesmo impressas. Isso demanda tempo de leitura, gastos desnecessários e dificuldade em encontrar a informação.

Por meio da tecnologia, o self book online vai te garantir uma melhor gestão das informações e maior controle. É muito importante conseguir integrar todas as especificidades da sua empresa de forma online.

Assim, é muito mais difícil que um colaborador consiga comprar uma passagem ou reservar um hotel acima do valores estipulados ou com o prazo mínimo de antecedência inferior ao permitido. Além do mais você consegue gerar uma economia de tempo, dinheiro, papel e ainda configurar e divulgar sua política de viagens de maneira mais fácil e dinâmica.

3.Busca de voos e hospedagem com as melhores tarifas

Quanto tempo você gasta entrando em vários sites procurando as melhores tarifas para a sua empresa? Ou pior ainda, você ainda trocas centenas de e-mails ou liga pra sua agência de viagens solicitando uma cotação?

Essas situações são mais comuns do que imaginamos. Um estudo feito pela Expedia Media Solutions mostra que os viajantes corporativos levam cerca de 45 minutos para planejar uma viagem inteira. É fácil de imaginar em uma Era a qual a informação não é mais algo exclusivo dos agentes de viagem, já que a internet e a tecnologia conseguiram democratizar o acesso às informações.

Então é comum pensar que antes de fazer sua viagem a trabalho, o funcionário com a intenção de economizar e encontrar seu hotel e passagem aérea, visite vários sites e leia vários reviews de outros clientes antes de tomar a sua decisão final de compra.

Com o self booking, sua empresa consegue reunir vários sites e fornecedores com os melhores preços em uma só ferramenta. Dessa forma, sua empresa consegue economizar não somente no preço, como também no tempo. Como falamos anteriormente, é muito importante ter um sistema que lhe ofereça um ganho de produtividade e tempo para realizar as atividades que são fundamentais para o seu trabalho.

Como falamos anteriormente, os viajantes gostam de procurar comentários e reviews de outros clientes na hora de planejar a sua viagem, para isso recorrem às avaliações de sites como o TripAdvisor ou no próprio Google. Algumas ferramentas de self booking tem vantagens disponibilização aos seus usuários dos comentários desses sites.

4. Planejamento e gestão do início ao fim da sua viagem a trabalho

Já pensou conseguir planejar sua viagem desde o seu início até o final em uma plataforma só? É comum algumas empresas possuírem duas ou até três agências de viagens parceiras que cotam ou realizam diferentes atividades relacionadas a viagem de trabalho.

Além do mais, a maior parte das empresas brasileiras utilizam uma ou duas empresas para a reserva do hotel e passagem aérea, uma outra empresa para solicitar uma corrida por aplicativo, outra para conciliar e pagar suas contas e despesas de viagens (ou às vezes nem usa) e utiliza planilhas de Excel para gerenciar os gastos e dados das viagens de seus funcionários. Já imaginou a confusão que esse “amontoado” de ferramentas é, não é?

Tenho certeza que sua empresa não possui dois ERPs (Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa), muito menos dois sistemas de folha de pagamento. Agora me diz, faz algum sentido você ter dois sistemas de self-booking corporativo? Nenhum, dificilmente sua empresa conseguirá ter uma gestão eficiente nesse cenário.

Escolha sempre um sistema self booking corporativo que te proporcione a melhor experiência possível. As plataformas end-to-end que conseguem englobar todas as etapas de uma viagem a trabalho são de extrema importância para oferecer aos funcionários a melhor experiência e economia de tempo em uma viagem, desde o seu planejamento à etapa de prestação de contas e reembolso.

5. Expense e gestão de despesas online

A etapa de prestação de contas é considerada muita das vezes a mais chata e complicada para a maioria viajantes a negócios e gerentes financeiros que precisam fazer diversas conciliações em plataformas diferentes ou até mesmo, nas conhecidas planilhas de Excel.

Um processo que pode demorar horas e gerar confusão se não for gerido de maneira correta.

O que muita gente ainda desconhece é a funcionalidade de prestação de contas e reembolsos por meio das ferramentas self booking. Na prática, isso significa aquele adeus àquele monte de papéis e cupons fiscais que seus funcionários têm que guardar por séculos até se desgastar ou até mesmo se perderem.

Além do mais, a plataforma fornece aos gestores financeiros e travel managers informações gerenciais que possibilitam o controle sobre os custos e ver qual funcionário gastou mais, alocar as despesas para cada centro de custo de sua empresa e analisar os dados financeiros relacionados às viagens corporativas.

Vou deixar uma provocação para você refletir um pouco mais… Você sabia que as viagens de negócios de sua empresa podem ser passíveis de fraudes?

É muito comum encontrar viajantes que estão fora da política de viagens ou que solicitam adiantamento e no final, não conciliam tudo, afirmando que perderam os comprovantes. Um sistema de auto reserva robusto, facilita todo o processo de auditoria te dando mais simplicidade e automação do processo, e de bônus segurança e transparência aos acionistas e proprietários da empresa.

Agora que você já conhece o significado de self booking, todas as características primordiais, leve sempre em consideração plataformas de viagens que te proporcionem mais simplicidade, facilidade ao invés de dificultar os processos internos de viagem da sua corporação.

Caso decida contratar alguma empresa que te proporcione uma plataforma self booking, dê preferência para esses fatores:

• Autonomia dos seus viajante e colaboradores
• Compliance, automação e tecnologia
• Simplicidade e transparência
• Facilidade de integração dos processos
• Suporte em tempo real

Caso queira saber mais sobre como inovar na gestão de suas viagens, tenho uma sugestão excelente para você, clique aqui e confira.