Retorno das viagens corporativas: Entenda como se planejar!

Com a flexibilização das medidas para combater o novo coronavírus, já é possível pensar no retorno das viagens corporativas. Isso porque muitos negócios, que antes estavam parados por conta do isolamento decretado no país, voltaram às atividades. 

Sabemos a importância que as viagens corporativas têm para muitas empresas, seja para fortalecer um vínculo, gerenciar processos, adquirir novos clientes ou até mesmo construir novas parcerias. Mas é importante considerar que essa atividade ainda tem alguns riscos para o colaborador, que estará mais exposto ao vírus ao longo da viagem.

Por isso, antes de pensar em retornar às viagens corporativas, é fundamental ter um planejamento de como isso funcionará na sua empresa. Afinal, a saúde dos colaboradores é de longe, a maior preocupação que sua empresa deve ter.

Portanto, deixar de estabelecer essas relações comerciais pode acabar prejudicando seus negócios. 

Para equilibrar essa balança, criamos um checklist com tudo que você precisa saber sobre como se planejar para o retorno das viagens corporativas. Veja a seguir o que é preciso considerar para esse retorno!

Checklist para retorno das viagens corporativas

Para iniciar o planejamento das viagens corporativas da sua empresa em meio à pandemia de coronavírus, veja um checklist com tudo que você precisa considerar.

1. Informação

A primeira coisa que você deve ter em mente ao planejar uma viagem corporativa nesse momento é estar bem informado. Isso porque as políticas de viagens no mundo todo mudam de acordo com as notícias, novos casos da doença e outros fatores que influenciam nesse aspecto. Por exemplo, é preciso saber se determinado país ainda mantém restrições para a entrada de visitantes, se há um aumento de novos casos em determinada região, entre outras coisas, a conhecida segunda onda.

Ou seja, estar bem informado é fundamental. Além disso, é preciso rever a política de viagens da sua empresa com base no que estamos vivendo atualmente. Sendo assim, as dicas são:

• Mantenha se informado por meio de notícias sobre o destino de viagem;
• Acompanhe informações e restrições adotadas pelo país ou cidade que será destino da viagem;
• Reveja as políticas de viagens da empresa considerando gastos com máscaras, álcool em gel e outros itens para garantir a segurança dos colaboradores.

2. Segurança

Para garantir a segurança de todos em uma viagem corporativa é preciso ter as seguintes informações em mente:

• O viajante não deve viajar se estiver doente ou com sintomas de coronavírus;
• Durante a viagem é preciso lavar bem as mãos, evitar o contato físico e manter um distanciamento físico seguro entre as pessoas, além de bastante álcool em gel e utilização de máscaras;
• É preciso seguir as medidas de combate ao coronavírus informadas pela Organização Mundial da Saúde;
• É preciso planejar a viagem tendo como critério o mínimo de exposição possível ao risco de contrair o vírus.

3. Transporte

Sempre que houver a possibilidade, planeje uma viagem de carro, é mais seguro. Contudo, se houver a necessidade de viajar de avião, ainda é muito seguro, mas fique atento com algumas recomendações importantes

• Escolha programações de viagens fora de horários de pico, para evitar aglomerações;
• Acompanhe as informações mais recentes fornecidas pelo aeroporto;
• Saiba se a companhia aérea está tomando as devidas medidas preventivas, incluindo os testes rápidos para Covid-19 e monitoramento de temperatura.

No caso de viagens de carro ou até mesmo de translado, onde haverá a locação de um automóvel, as recomendações para retorno às viagens corporativas são:

• Conheça as medidas de segurança adotadas pela locadora, incluindo a política de cancelamento em caso de imprevistos;
• Evite compartilhamento de caronas, dê preferência para viajar sozinho;
• Verifique se a locadora ou motorista (no caso de apps como Uber ou Táxi) está seguindo as recomendações necessárias para proteger os clientes.

4. Hospedagem

Atualmente, muitos hotéis já adotaram políticas de limpeza mais eficientes para combater o coronavírus e garantir a segurança dos hóspedes. Contudo, é preferível selecionar acomodações que recebem menos visitantes, como aluguel de temporada, chalés, entre outros. Essa mudança no comportamento dos viajantes ganhou até mesmo um conceito chamado de flexcation. 

Sendo assim, as dicas para escolher uma hospedagem que irá garantir a segurança do viajante ao longo da viagem são:

• Escolha uma opção de hospedagem com poucos visitantes;
• Confira se o hotel possui políticas de limpeza eficientes;
• Consulte as políticas para estadia na hospedagem escolhida;
• Dê preferência por hospedagens próximas ao objetivo de viagem, mas longe de aglomerações ou centros muito movimentados.

Como ficará a gestão de viagens no retorno das viagens corporativas?

Considerando tudo que já foi mencionado até aqui, é fácil perceber o quanto as viagens corporativas serão diferentes ao longo da pandemia de coronavírus. Isso porque é importante selecionar bons fornecedores de viagens, escolher bons locais para hospedagem, selecionar os melhores serviços com base nas medidas preventivas, entre outras ações deste tipo. 

Há uma maior preocupação com a saúde do viajante, o conceito de Duty of Care nunca ficou tão visível,  e isso impacta diretamente na gestão de viagens de uma empresa. É por isso que a política de viagens deve ser revisada durante a pandemia para incluir medidas que atendam às necessidades atuais. 

Ao considerar tudo isso, é importante que o valor definido para viagem seja suficiente para cobrir as despesas e, ao mesmo tempo, não ultrapasse o orçamento disponível da empresa. É tudo uma questão de equilíbrio e escolhas. 

As viagens corporativas devem ficar em segundo plano?

Com todas essas mudanças e os riscos atuais, muitas empresas têm adiado as viagens corporativas e dado preferência por estabelecer outras formas de contato, como videoconferência, por exemplo. Além disso, a maioria dos eventos envolvendo público e grande número de pessoas foram cancelados neste momento. 

Então a dúvida que fica é: é importante realizar viagens corporativas, mesmo com todos os riscos atuais?

A resposta para isso vai depender do objetivo da viagem e das necessidades da empresa. Por exemplo, se a viagem tem como objetivo estabelecer uma relação comercial, é possível optar por outros meios de contato, como a videoconferência. No entanto, para gerenciar processos em uma filial, assinar contratos e resolver questões burocráticas em outra cidade, estado ou país, é fundamental realizar a viagem corporativa. 

Empresas do segmento de engenharia, construção civil e agronegócio continuam viajando.

Contudo, considere que a prioridade deve ser sempre a segurança do viajante, dos colaboradores da empresa e das pessoas que terão envolvimento com essa viagem. Mas também é preciso manter os negócios em atividade, e viagens corporativas necessárias, devem ser feitas para garantir a atuação da empresa.