Reservas multi quarto: tudo o que você precisa saber para viagens corporativas

Viajar a trabalho com um time exige um bom nível de organização. E quando o grupo é maior, a dúvida é quase sempre a mesma: como garantir hospedagem prática e confortável para todo mundo?

As reservas multi quarto são uma ótima saída nessas horas. Com elas, dá para manter a equipe unida no mesmo hotel, facilitar a logística e ainda ter mais controle sobre os gastos.

Neste post, você vai entender como esse tipo de reserva funciona, os principais desafios e o que levar em conta para evitar perrengues na hora de planejar.

Continue a leitura e saiba como simplificar essa parte da viagem!

Como funciona uma reserva multi quartos?

A reserva multi quarto é feita quando há a necessidade de garantir mais de um quarto no mesmo hotel, para o mesmo período e grupo de viajantes.

Essa modalidade é comum em viagens corporativas com:

• Equipes comerciais;
• Grupos que participam de eventos;
• Reuniões de alinhamento entre filiais.

Mas, atenção: cada hotel pode seguir regras diferentes para esse tipo de solicitação.

Alguns estabelecimentos limitam o número de quartos por reserva, seja por CPF, CNPJ ou canal de venda. Além disso, podem exigir:

• Pagamento antecipado;
• Garantia por cartão corporativo;
• Assinatura de contrato com condições especiais.

Em alguns casos, o hotel oferece a chamada reserva em bloco (room block). É uma prática comum em eventos, onde a empresa garante uma quantidade de quartos específica por alguns dias.

Esse tipo de acordo é ideal para quem precisa de mais previsibilidade e preços fixos, mas exige negociação direta com o hotel.

Comece o planejamento com antecedência. Quanto maior o número de quartos, maior deve ser a margem de tempo para alinhar tudo com o hotel, especialmente em alta temporada ou cidades com pouca oferta hoteleira.

Como verificar a possibilidade da reserva multi quartos em um hotel?

Antes de tentar fazer a reserva, é importante saber se o hotel tem estrutura e política para atender grupos corporativos.

A seguir, veja como descobrir isso de forma prática.

1. Verifique o site do hotel

O site oficial costuma trazer as regras básicas:

• Limite de quartos por reserva;
• Tipos de acomodações disponíveis;
• Benefícios ou pacotes corporativos.
  

Hotéis de rede geralmente oferecem uma aba específica para reservas empresariais ou eventos.

Se não encontrar as informações necessárias, envie uma mensagem pelo formulário de contato ou telefone. Isso mostra profissionalismo e evita retrabalho.

2. Use um site de reserva

Sites como Booking, Hoteis.com ou plataformas especializadas ajudam a simular a disponibilidade de múltiplos quartos.

Basta indicar:

• A quantidade de hóspedes;
• A divisão por quartos;
• E o período desejado.
  

No entanto, nem sempre essas plataformas oferecem as melhores condições para empresas.

Se a reserva for feita por uma plataforma de viagens corporativas como a Onfly, é possível integrar tudo com a política interna da empresa, evitar reembolsos e ainda centralizar os dados para relatórios e análises.

O que considerar antes de reservar múltiplos quartos?

Reservar vários quartos exige atenção a detalhes que vão além da disponibilidade. A seguir, veja os principais fatores para evitar problemas e otimizar sua viagem.

1. Localização dos quartos

Peça que os quartos fiquem no mesmo andar ou próximos, para facilitar a comunicação entre os colaboradores e a logística da equipe.

Também vale considerar:

• Preferência por camas de solteiro ou casal;
• Quartos conjugados (em casos específicos);
• Proximidade com salas de reunião, academia ou restaurante.
  

Se a empresa optar por dividir quarto entre colegas, confira este artigo com boas práticas: dividir quarto na viagem a trabalho!

2. Horários de check-in/check-out sincronizados

Garanta que todos os quartos estejam disponíveis no mesmo horário. Isso evita atrasos, bagunça no cronograma e a necessidade de dividir temporariamente quartos entre colegas.

Negocie com o hotel opções como:

• Early check-in, para voos que chegam de madrugada;
• Late check-out, em caso de eventos que terminam mais tarde.
  

Essas condições podem estar sujeitas à disponibilidade, mas valem a tentativa, especialmente em grupos maiores.

3. Custos extras por pessoa adicional

Verifique se há custos extras por hóspede extra ou ocupação dupla.

Alguns hotéis cobram taxas por:

• Adicionar cama extra;
• Café da manhã por pessoa;
• Serviços ou limpeza diferenciada.
  

Solicite uma proposta completa, com todos os encargos discriminados, antes de fechar.

4. Canais diretos com o hotel

Ter um canal direto com o hotel pode ajudar muito em situações como:

• Ajustes de última hora;
• Preferências de quarto;
• Emissão de notas fiscais separadas.
  

Se possível, formalize a reserva por e-mail e mantenha um ponto de contato com nome e telefone direto. Isso agiliza qualquer resolução em caso de erro ou necessidade urgente.

Leia também: O que fazer quando o hotel cancelou a reserva? 

Vantagens das reservas multi quarto para empresas

Ao centralizar as reservas e usar ferramentas adequadas, a empresa ganha em:

• Eficiência operacional: com tudo organizado, o time não perde tempo com confirmações ou mudanças;
• Economia de escala: negociar quartos em conjunto pode resultar em preços melhores;
• Conformidade: a empresa mantém a política de viagens ativa e rastreável;
• Segurança: todos os colaboradores ficam hospedados no mesmo local, o que facilita o monitoramento e a comunicação;
• Facilidade no reembolso: ao unificar notas fiscais e comprovantes, o financeiro agiliza processos internos.
  

Plataformas especializadas também ajudam na análise de desempenho e controle de KPIs de viagens, garantindo que cada deslocamento gere retorno para o negócio.

Reservar múltiplos quartos para uma equipe pode parecer simples, mas só funciona bem com planejamento e atenção aos detalhes. Cada hotel tem suas regras, e ignorar isso pode gerar confusão, custos extras e até prejudicar o conforto dos colaboradores.

Ao entender como funcionam as reservas multi quarto, você garante uma experiência mais tranquila para todos, com menos imprevistos e mais foco no que realmente importa: os objetivos da viagem.

E se a ideia for manter o equilíbrio entre conforto e custo, vale também conferir este conteúdo sobre hotéis midscale em viagens corporativas. Ele traz boas práticas que podem complementar a sua estratégia de hospedagem.

Quer melhorar a organização das suas viagens em grupo? Conheça a plataforma da Onfly e descubra como simplificar a gestão do início ao fim.