Relatório de viagem a trabalho: passo a passo de como fazer

Vai viajar pela sua empresa e precisa entregar um relatório de viagem a trabalho? Não se preocupe! Preparamos este guia com o passo a passo de como fazer um relatório de viagem. Confira a seguir: 

O que é um relatório de viagem a trabalho?

O relatório de viagem a trabalho é o documento que registra e detalha a viagem a trabalho. Geralmente, este documento tem como principal finalidade especificar quais foram as despesas de viagem, com objetivo de promover controle financeiro da empresa. 

Porém, a empresa também pode exigir relatórios mais completos que, além das despesas de viagens, tratem de detalhar a duração da viagem, reuniões com clientes e outras atividades realizadas durante esse deslocamento. 

Qual é o objetivo do relatório de viagem? 

O principal objetivo do relatório de viagem a trabalho é registrar quais foram as despesas daquele período. Esse tipo de documento também é chamado de relatório de despesa de viagem (RDV).

Dentre as principais despesas de viagens, temos alimentação, transporte rodoviário, aluguel de carros e passagens aéreas. Cabe ressaltar que nem todas as despesas de viagens são reembolsáveis pelas empresas, como itens pessoais e lembrancinhas. 

Portanto, em caso de dúvidas, vale sempre verificar o que diz a política de viagens da sua empresa para não sair no prejuízo. Essas são as “regras do jogo” definidas por cada negócio do que pode e não pode ser feito na viagem, inclusive pagamentos, adiantamentos e reembolsos. 

Algumas empresas também pedem relatórios de viagens com detalhes sobre a viagem e os compromissos, com relatórios sobre as atividades desempenhadas naquela viagem. Isso porque a viagem a trabalho tem finalidade profissional, então, lideranças podem solicitar relatórios de eventos, reuniões ou outras atividades. Vale se atentar a qual tipo de documento a sua empresa está pedindo. 

Quais são as vantagens? 

A principal vantagem do relatório de viagem a trabalho é manter o controle financeiro das despesas realizadas durante esse período fora do escritório. Essa também pode ser uma ferramenta bastante útil para manter um registro das atividades realizadas durante o deslocamento.

Para os colaboradores, a principal vantagem é garantir o recebimento do reembolso das suas despesas de viagens. O relatório completo e feito no prazo estabelecido pela empresa permite que as empresas deem andamento no processo de reembolso dos gastos, como alimentação, pedágio, translado, dentre outras. 

Vale lembrar ainda que, conforme a legislação, despesas de viagem a trabalho do colaborador são isentas de imposto de renda para pessoa física. O relatório de viagem pode ser utilizado para comprovar as informações junto à Receita Federal, se for necessário. 

Já para as empresas, o relatório é importante para garantir transparência nos gastos, permitindo verificar qual é o real investimento naquela viagem a trabalho. 

Por exemplo, fraudes na prestação de contas são reduzidas quando há um relatório de viagens bem feito e verificado com assertividade.

Além disso, as informações que vão ser apresentadas podem ser compiladas em um banco de dados, ao se utilizar uma ferramenta mais tecnológica de gestão. Nesses casos, também trazem insights valiosos para avaliar orçamento e investimentos com os recursos da empresa. 

Vale lembrar que para as empresas, antes de tratar do relatório, é preciso definir qual é a política de viagens e de reembolsos. Esses documentos vão orientar os colaboradores sobre como é feito o relatório e quais dados são imprescindíveis. Por isso, cabe aos gestores deixar claro a todos os colaboradores o que pode e o que não pode ser feito e/ou ressarcido.

Como fazer o relatório de viagem a trabalho? 

A seguir, tratamos de como fazer o relatório de viagem, na prática. 

O que deve ter no relatório? 

O primeiro passo é saber quais são as informações que devem ser apresentadas no relatório de viagens. Geralmente, esse documento deverá registrar todas as despesas de viagem realizadas com dinheiro da empresa, mediante adiantamentos ou cartão corporativo. 

Também devem ser informadas aquelas despesas pagas com o dinheiro do colaborador, mas que deverão ser reembolsadas pela empresa, como serviço de transporte por carro de aplicativo, lanche e outras. 

Gastos adicionais também devem ser apresentados. É comum que as empresas façam a reserva da hospedagem e da passagem aérea, mas se houver gastos adicionais, como excesso de bagagem ou lavanderia no hotel essas informações devem ser acrescentadas ao documento.

Lembre-se de citar todas as despesas de viagens, além de duração da viagem, meios de transporte utilizados, hospedagem realizada, eventos e reuniões de trabalho feitos. 

Os detalhes de cada relatório dependem ainda de como este relatório deverá ser entregue. Hoje em dia, esse processo não acontece mais em papel, mas algumas empresas ainda utilizam planilhas para fazer o controle. 

Esse processo é mais demorado e mais sujeito a erros. Por isso, dezenas de empresas modernizam seus processos de relatório de viagens com plataformas de gestão, que oferecem softwares e ferramentas para tornar este processo mais ágil e eficiente. 

Com a ferramenta de gestão, o relatório é feito online em uma plataforma muito mais intuitiva. Basta o colaborador informar a despesa, enviar o comprovante, alinhar ao centro de custos e, em poucos cliques, o responsável pode fazer a aprovação ou reprovação deste gasto. 

Tudo muito mais simples e tecnológico. Dessa forma, se a sua empresa já conta com um software de gestão de despesas e de viagens, fique sabendo que o processo de relatório é ainda mais fácil e simples.

Se a empresa exigir relatórios de reuniões, encontros com clientes, eventos e outras ações corporativas, vale verificar como este documento será entregue.   

A importância dos comprovantes 

Além de detalhar quais são as despesas, fique atento aos comprovantes dos gastos. Sem eles, não é possível receber o seu reembolso.

As empresas que atuam com processos manuais exigem geralmente o envio dos comprovantes físicos ao financeiro ou via e-mail.  Já os negócios que estão com processos modernos realizam este envio pela própria plataforma de gestão de viagens, de forma mais rápida e simples de usar. 

Em ambos os casos, é fundamental se atentar para apresentar o comprovante de pagamento da forma como é exigido, além de estar no prazo. Isso porque é comum que empresas definam uma data máxima para prestação de contas (por exemplo, 7 dias depois da viagem ou outro prazo) e apresentação das notinhas comprobatórias.

Esses prazos também devem constar na política de viagens da empresa. Se tiver dúvidas, consulte o gestor de viagens e/ou responsável do setor. 

Como escolher a ferramenta ideal 

Como sabemos, viajar a trabalho é importante para os resultados da empresa, e é importante que esse processo tão fundamental não se torne dor de cabeça para colaboradores e funcionários antes, durante e depois da viagem. 

Para saber se o valor foi gasto corretamente e avaliar se o orçamento da viagem não está sendo extrapolado, o relatório de viagem a trabalho é uma ferramenta essencial.  

Para definir qual é a ferramenta ideal para fazer esse controle dos relatórios, é importante verificar qual é a realidade da empresa. Afinal, esse documento trata de um deslocamento em virtude de representar os interesses da empresa, além de valores gastos com o dinheiro do negócio. 

Se sua empresa tem um fluxo pequeno de informações das viagens a trabalho, uma planilha pode ser suficiente para registrar os relatórios. Mas, se o ritmo é intenso, é importante utilizar uma ferramenta que evita erros e inconsistências. Um software moderno, como o da Onfly, oferece informações em tempo real para gestores, além de dados para tomada de decisões e acesso na palma da mão para os viajantes.