Política de viagens: mandatória ou de engajamento? 

As políticas de viagens desempenham um papel crucial na gestão de despesas e na eficiência operacional das empresas. 

Esses são documentos com as “regras do jogo” e estabelecem o que pode e o que não pode ser feito nas viagens corporativas. Portanto, é com a política de viagens que os colaboradores acessam as diretrizes com as normas para reservas de viagens, acomodações e despesas relacionadas a viagens de negócios.

Dois dos principais tipos de políticas de viagens são as mandatórias e as de engajamento. Além de uma tendência de mercado, a escolha entre elas deve acompanhar a cultura organizacional e os objetivos da empresa.

Por isso, preparamos esse artigo para esclarecer mais a fundo quais são esses dois tipos de políticas de viagens e suas vantagens. 

Política de viagens mandatória

Uma política de viagens mandatória é caracterizada pela rigidez das regras. Nesse modelo, não são permitidas exceções às normas estabelecidas. 

Geralmente, as ações fora da política são automaticamente suspensas, e os colaboradores são obrigados a seguir estritamente as diretrizes pré-estabelecidas. Na prática, com a política mandatória, não são aprovadas, de forma alguma, compras fora das regras.

Também é comum que esse tipo de regra tenha políticas de consequências mais severas do que a política de engajamento, por exemplo. 

Na prática, esse tipo de política de viagens mais inflexível se caracteriza por:

Forte controle de despesas

Com regras rígidas, as empresas têm maior controle sobre os gastos relacionados a viagens. Isso pode ajudar a manter os custos sob controle e a evitar despesas não autorizadas.

Conformidade com as regras e regulamentações

As políticas de viagens mandatórias muitas vezes garantem que a empresa esteja consoante às regulamentações fiscais e de compliance, reduzindo o risco de punições e penalidades legais.

Por outro lado, esse tipo de política de viagens pode causar mais insatisfação dos colaboradores, que podem se sentir desmotivados pelo processo mais burocrático e intransigente.

A ausência de situações de concessões também pode ser uma desvantagem quando tratamos de situações excepcionais. Por exemplo, assim como acontece em qualquer deslocamento, as viagens corporativas não são alheias a imprevistos, emergências de saúde ou oportunidades de última hora. Nesses cenários, as políticas mandatórias podem ser inadequadas.

Política de viagens de engajamento

Por sua vez, a abordagem das políticas de viagens de engajamento, como o próprio nome já diz, busca envolver os colaboradores no processo de tomada de decisão e incentivá-los a seguir as diretrizes de viagens com base na motivação, em vez de apenas por conformidade.

Esse tipo de política de viagens também pode ser chamada de flexível e, dentre suas principais vantagens, estão: 

Maior adesão

Os colaboradores são mais propensos a aderir às diretrizes quando entendem o motivo por trás delas e se sentem envolvidos no processo de planejamento de viagens. Por isso, uma política de viagens flexível pode ter mais adesão do que uma política extremamente rígida.

Nesse sentido, vale destacar que a política de engajamento também tem regras do que pode e do que não pode ser feito, porém, abre espaço para uma certa flexibilidade entre os colaboradores – orientando sobre o que é aceitável ou não. 

Mais satisfação dos colaboradores

O envolvimento dos colaboradores pode aumentar a satisfação, pois é mais frequente que os viajantes se sintam mais valorizados e confiantes em suas escolhas de viagens – escolhas essas que devem ser feitas dentro das regras, claro. 

Para se ter uma ideia dessa relevância, segundo um estudo da Global Business Travel Association (GBTA), 28% dos funcionários que viajam a trabalho relatam que a experiência ou a sua satisfação com a viagem é o maior problema do programa de viagens de sua empresa. Entretanto, a mesma pesquisa mostra que apenas 13% dos gestores percebem a satisfação do viajante como um ponto forte!

Mesmo com esses benefícios, o engajamento dos colaboradores pode ser um desafio para os gestores de viagens. E, se não houver o envolvimento de todos os viajantes, a flexibilidade pode resultar em despesas de viagens mais difíceis de serem geridas, bem como pode acontecer de alguns colaboradores interpretarem a flexibilidade como uma oportunidade para agir fora das diretrizes. 

Para lidar com essas situações, vale investir em uma comunicação clara da política de viagens, com orientações assertivas sobre situações diárias do viajante corporativo. 

Para solucionar mal entendidos, também pode ser interessante disponibilizar um canal de feedbacks dos viajantes e, dessa forma, o gestor sabe o que funciona e o que não dá certo para uma gestão mais eficaz e estratégica. 

A seguir separamos também algumas situações práticas que exemplificam a diferença entre uma política de viagens mandatória ou de engajamento. 

A diferença entre as políticas de viagens mandatórias e de engajamento pode ser mais facilmente percebida em situações cotidianas. Vamos explorar alguns exemplos práticos:

Na política mandatória, a gestão é totalmente restrita, não permitindo reservas de voos de última hora – que são passagens aéreas bem mais caras – sem aprovação prévia. Esse pode ser um desafio em casos de emergência, por exemplo. 

Já na política de engajamento, os colaboradores são incentivados a efetuarem suas reservas de tickets aéreos com antecedência, garantindo o melhor preço. Entretanto, há uma flexibilidade para que os colaboradores possam fazer reservas de última hora em situações urgentes, priorizando a missão da empresa.

Outro exemplo se refere a escolha de acomodações. Com uma política mandatória em vigor, os viajantes devem, obrigatoriamente, escolher acomodações específicas de hotéis, limitando a escolha. 

Já na política de engajamento, os colaboradores devem ser sempre motivados a escolher acomodações que se adéquem às suas necessidades, desde que estejam dentro do orçamento.

Também cabe reforçar que, mesmo com uma política de engajamento, os viajantes devem seguir regras e fluxos de aprovação pré-determinados – já que o que varia é o grau de flexibilidade permitido para os viajantes em cada uma delas e a forma de garantir a conformidade (seja por obrigação ou por engajamento). 

A escolha entre uma política de viagens mandatória e de engajamento depende das necessidades e da cultura de cada empresa. Porém, é importante lembrar que garantir o engajamento dos colaboradores é um grande aliado para uma gestão dentro das regras. 

O equilíbrio que atende às metas financeiras da empresa e às expectativas dos colaboradores é o grande desafio de uma gestão de viagens mais assertiva. 

Independentemente do tipo de política adotada, é essencial comunicar claramente as razões por trás das regras e manter um diálogo aberto com a equipe para garantir o sucesso das viagens de negócios.

Qual é o tipo de política de viagens em vigor na sua empresa?

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