Como definir o perfil de viagens da sua empresa?

Antes de saber quais são os critérios e normas que mais fazem sentido na política de viagens da empresa, é primordial levantar os dados que mostram qual o perfil de viagens do negócio.

Isso porque empresas que viajam mais ou menos, que têm um determinado tipo de viajante ou até mesmo que têm um negócio que exige deslocamento mais curto ou mais longo terão, também, que adaptar as políticas a sua rotina (e seus objetivos).

Para saber qual é o perfil de viajantes de cada negócio, é importante analisar os seguintes dados:

Quais são os destinos mais frequentes?
Onde estão nossas sede e filiais?
Qual é o volume de gastos?
Qual é o volume de transações?
O tipo de negócio demanda mais ou menos viagens?

Vale destacar aqui que esse perfil do viajante não é importante apenas para estruturar a política. É que esses dados não são permanentes.

Na realidade, o perfil de viagens da empresa deve ser atualizado a cada aquisição, venda ou fusão do negócio. Além disso, também é importante considerar que se houver alguma mudança nos objetivos ou nos valores da empresa, isso afeta diretamente o perfil de viagens também.

Portanto, ao longo do tempo, o perfil de viagens de cada negócio deve ser atualizado e acompanhar as mudanças, seja internas ou de mercado.

Neste sentido, a consolidação de informações ajuda o gestor de viagens a avaliar o perfil de viagens e implementar melhorias. Hoje, uma das maiores demandas para o setor de viagens é tornar o processo menos operacional e mais estratégico.

Por isso, mesmo se a empresa já tem uma política de viagens, este documento deve ser sempre atualizado para suprir essa demanda e se tornar uma atividade analítica, que traz melhores resultados.

As informações primordiais para isso englobam volume de viagens, precificação, principais destinos e principais viajantes, porcentagem de reembolso e trechos não voados, total de economia obtido e, por isso, ter um dashboard completo de dados é importante para os gestores.

Assim, além de manter o controle de ponta a ponta, as análises se tornam embasadas em dados e números e não apenas na percepção do gestor.

Como definir o perfil de viagens na prática?

Antes de iniciar uma nova política de viagens que atende aos colaboradores ou aplicar mudanças nos procedimentos adotados, é importante fazer um diagnóstico de como é o processo atual. Isso vai ajudar a definir qual é o perfil de viagens e como ele pode ser melhorado.

Para isso, devemos levantar os dados de quem viaja na empresa e também de quem faz parte do setor de pagamentos. A ideia é fazer um mapeamento da estrutura de viagens.

Ele pode ser feito através dos dados informados dentro da plataforma de gestão de viagens ou até mesmo pelo contato pessoal, por e-mail, reunião ou uma call. Nesse caso, o objetivo é ouvir opiniões e entender qual é a experiência atual. Lembre-se de abrir espaço para saber qual seria, na visão dos colaboradores, o cenário ideal das viagens.

Também vale conferir quais são os feedbacks dos viajantes. Se a empresa realiza pesquisa de satisfação logo depois da viagem ou aplica questionários regularmente aos viajantes (por exemplo, a cada 6 meses), esse processo fica mais simples. Se não, a conversa com os colaboradores vai ser básica para entender o que acontece no dia a dia de quem viaja e de quem está envolvido no processo.

A partir daí, vale montar um fluxograma explicitando qual é o modelo utilizado para as viagens corporativas e pontuar quais são os pontos fortes e fracos e como podem ser melhorados.

Com o perfil de viagens em mãos, é hora de estruturar a política de viagens, equilibrando o bem-estar do viajante com o orçamento e normas empresariais dentro das viagens corporativas.

Quais as vantagens do perfil de viagens estruturado?

A principal vantagem de saber qual é o perfil de viagens da sua empresa é a chance de personalização das regras de viagem. Por exemplo, um executivo de vendas pode precisar viajar com frequência para visitar clientes. Por outro lado, um membro da equipe de T.I. pode ter necessidades mais específicas para transportar equipamentos.

Com perfil de viagens estruturados, a política de viagens pode ser adaptada a realidade de cada empresa, garantindo que as diretrizes sejam claras, relevantes e eficazes para cada colaborador.

Também é possível ter mais clareza com limites e diretrizes específicas para o cenário atual das viagens da empresa, trazendo maior controle financeiro e evitando gastos excessivos. Com o perfil em mãos, o gestor pode ter mais facilidade para estabelecer na política quais são os tipos de despesas reembolsáveis e quais requerem aprovação prévia.

Além disso, com o perfil de viagens da empresa atualizado, o gestor pode saber quais são as preferências de cada colaborador, horários de voos mais baratos e quais são desejados, bem como as preferências de acomodação. Assim, o departamento de viagens pode realizar reservas mais precisas, tornando a experiência de viagem mais agradável.

Quando foi que o perfil de viagens da sua empresa foi revisto e atualizado?! As ferramentas utilizadas colaboram para que os dados sejam claros? Compartilhe sua opinião com a gente pelo LinkedIn.