Descomplicando a gestão de despesas: descubra o poder de um paid tracker estratégico

Controlar os gastos corporativos ainda é um desafio para muitas empresas. Recibos espalhados, planilhas manuais e processos engessados comprometem a agilidade e a precisão das informações financeiras.

Com o crescimento dos negócios, aumenta também a complexidade na prestação de contas, no reembolso de despesas e na aplicação de políticas internas. Nesse contexto, soluções tecnológicas surgem como aliadas indispensáveis.

Você pode já ter ouvido falar em software de gestão de despesas, ferramenta para controle de gastos corporativos ou plataforma de controle de reembolsos e viagens. Todos esses termos apontam para soluções que automatizam e centralizam o gerenciamento de gastos.

Em alguns contextos, especialmente fora do Brasil, também podemos utilizar a expressão paid tracker ou payment tracking para nos referir a essas ferramentas pagas, que oferecem recursos avançados para rastrear e otimizar as despesas de uma empresa.

Independentemente do termo utilizado, o objetivo é o mesmo: transformar um processo complexo e propenso a erros em algo eficiente, transparente e estratégico.

Neste artigo, vamos explorar a fundo o que essas soluções, que podemos chamar de paid trackers de despesas, podem fazer e como escolher a melhor opção para o seu negócio.

O que é um paid tracker?

Como mencionamos, o termo paid tracker refere-se a uma plataforma paga que automatiza o controle de gastos corporativos, substituindo planilhas e processos manuais.

A ideia central é rastrear (do inglês “track”) todos os gastos da empresa, desde pequenos reembolsos de funcionários até despesas de viagens corporativas complexas, de forma organizada e controlada.

Trata-se de uma solução especialmente útil para empresas que lidam com grande volume de transações, equipes em viagens a trabalho e demandas complexas de prestação de contas.

Quando investir em uma ferramenta como essa?

A adoção de um sistema automatizado se torna essencial em situações como:

• Crescimento do número de colaboradores e despesas;
• Dificuldade em acompanhar reembolsos e adiantamentos;
• Falta de controle sobre políticas internas;
• Processos financeiros lentos e suscetíveis a erros; e
• Necessidade de análises mais estratégicas para tomada de decisões.

Empresas que enfrentam esses cenários ganham eficiência ao centralizar tudo em uma solução robusta e fácil de usar.

Principais funcionalidades de um paid tracker de despesas

As soluções modernas de gestão de despesas, ou paid trackers, vão muito além de um simples registro de gastos. Elas são plataformas completas projetadas para simplificar e otimizar todo o ciclo de vida de uma despesa. As funcionalidades podem variar entre os provedores, mas algumas das mais importantes incluem:

• Captura Inteligente de Comprovantes (OCR): permite que o usuário tire uma foto do recibo pelo aplicativo móvel. A tecnologia de OCR extrai automaticamente informações-chave, reduzindo a necessidade de digitação manual e minimizando erros;
• Digitalização e armazenamento em nuvem: os comprovantes são digitalizados e armazenados de forma segura na nuvem, eliminando o acúmulo de papelada e facilitando a busca e a auditoria;
• Categorização e centros de custo flexíveis: permite classificar as despesas de acordo com a estrutura financeira da empresa (categorias, projetos, departamentos, centros de custo), facilitando a análise e o orçamento;
• Cálculo automático de quilometragem (KM): para despesas de deslocamento com veículo próprio, a ferramenta pode calcular automaticamente o valor a ser reembolsado com base em mapas e na política de KM da empresa;
• Configuração de políticas de despesas personalizadas: permite definir regras claras sobre limites de gastos por categoria, por cargo, por viagem etc. O sistema aplica essas regras automaticamente, alertando sobre inconformidades;
• Fluxos de aprovação customizáveis: configura rotas de aprovação baseadas na estrutura organizacional, no tipo de despesa ou no valor, garantindo que os gastos sejam revisados pelas pessoas certas de forma ágil;
• Controle de adiantamentos: gerencia o processo de solicitação, aprovação e prestação de contas de adiantamentos concedidos aos colaboradores;
• Integração com cartões corporativos: algumas plataformas se integram a cartões corporativos, importando automaticamente as transações e facilitando a conciliação;
• Relatórios e dashboards em tempo real: oferece uma visão clara dos gastos através de relatórios personalizáveis e painéis visuais, permitindo acompanhar orçamentos, identificar padrões e analisar o comportamento de gastos da equipe;
• Acesso mobile: aplicativos para smartphone que permitem o registro e a aprovação de despesas de qualquer lugar, a qualquer hora; e
• Integração com Sistemas de Gestão (ERP) e contabilidade: a capacidade de integrar com outros sistemas utilizados pela empresa elimina a redigitação de dados e garante a consistência das informações financeiras.

Uma ferramenta paga para controle de gastos corporativos que oferece a maioria ou a totalidade dessas funcionalidades é um investimento que se traduz diretamente em eficiência operacional e controle financeiro.

Benefícios de adotar uma ferramenta paga de gestão de despesas

Adotar um paid tracker traz benefícios concretos para empresas de todos os tamanhos:

• Economia de tempo significativa: a automação da captura, categorização e aprovação de despesas libera tempo valioso para colaboradores e para o departamento financeiro;
• Redução de custos operacionais: a eliminação de papel, a redução de erros manuais que exigem correção e a otimização dos fluxos de trabalho resultam em uma diminuição direta nos custos associados ao processo de gestão de despesas;
• Aumento da conformidade e redução de riscos: a aplicação automática das políticas de despesas e a documentação digital e organizada de todas as transações facilitam as auditorias, minimizam erros fiscais e reduzem o risco de fraudes;
• Maior transparência e visibilidade financeira: ter todos os dados de despesas centralizados e acessíveis em relatórios em tempo real oferece uma visão clara e precisa dos gastos da empresa;
• Processos de reembolso mais rápidos e precisos: a automação agiliza o ciclo do reembolso, desde o envio pelo colaborador até o pagamento final, melhorando a satisfação dos funcionários, que recebem seus reembolsos mais rapidamente;
• Melhora na experiência do colaborador: utilizar um aplicativo simples e intuitivo para registrar despesas é infinitamente melhor do que lidar com papéis e planilhas complexas. Isso impacta positivamente a satisfação e a produtividade da equipe; e
• Base para análises estratégicas: os relatórios detalhados gerados fornecem dados essenciais para analisar o comportamento de gastos, negociar com fornecedores, otimizar orçamentos e tomar decisões financeiras estratégicas.

Em longo prazo, esses ganhos se traduzem em economia, governança e vantagem competitiva.

Como escolher o paid tracker ideal para sua empresa?

Antes de escolher uma ferramenta, é importante entender os desafios internos. Avalie:

1. Necessidades atuais: quais problemas precisam ser resolvidos com urgência?
2. Funcionalidades essenciais: o sistema cobre todos os pontos críticos da operação?
3. Usabilidade: a ferramenta é intuitiva tanto para quem lança quanto para quem aprova?
4. Integrações: ela se conecta aos sistemas que a empresa já utiliza?
5. Segurança e escalabilidade: os dados estão protegidos? A plataforma acompanha o crescimento do negócio?
6. Custo-benefício: o retorno compensa o investimento em curto e médio prazo?
7. Suporte ao cliente: a empresa oferece treinamento e atendimento ágil?

Ao responder essas perguntas, fica mais fácil comparar fornecedores e evitar escolhas baseadas apenas em preço ou popularidade.

Plataformas completas, como a Onfly, por exemplo, são projetadas para oferecer essa ampla gama de funcionalidades e benefícios, centralizando não apenas a gestão de despesas, mas muitas vezes também a gestão de viagens corporativas, cartões, entre outros, proporcionando uma visão integrada e ainda mais poderosa para o controle financeiro da sua empresa.

Sua empresa no controle: por onde começar?

A transformação da gestão de despesas começa com a escolha certa. Um bom paid tracker entrega muito mais que automação: ele muda a forma como sua empresa lida com dinheiro, tempo e pessoas.

Soluções completas, como a oferecida pela Onfly, integram a gestão de despesas, viagens, adiantamentos e cartões corporativos em uma única plataforma. Isso garante controle, segurança e uma experiência fluida tanto para o colaborador quanto para o financeiro.

Se sua empresa busca eficiência e decisões baseadas em dados, o momento de mudar é agora. Fale com a Onfly e descubra como simplificar sua gestão de despesas com tecnologia, inteligência e confiança.