Como a Onfly reduz fraudes em viagens corporativas?

Lidar com possíveis fraudes nas empresas é um grande desafio para as empresas.

Claro que a recomendação é, em primeiro momento, dar o benefício da dúvida para os colaboradores. Afinal, a situação pode ser simplesmente um caso de erro durante a fase de elaboração dos relatórios de prestação de contas. 

Além de um erro de digitação ou informação imprecisa, a causa da divergência no relatório de despesas de viagens (RDV) pode ser a falta de conhecimento da política de despesas da empresa.

O erro e a falta de conhecimento das regras são motivos comuns de inconsistências na prestação de contas de despesas corporativas. 

Apesar disso, existem situações em que realmente acontece uma fraude e a despesa é deliberadamente adulterada.  

Um estudo de 2018 realizado pela Association of Certified Fraud Examiners concluiu que a fraude no reembolso de despesas é responsável por 21% das fraudes em pequenas empresas com menos de 100 funcionários e 11% em grandes empresas.

Dos três casos, o mais difícil de detectar pode ser, de fato, o da fraude, por envolver ainda a vontade de ocultar o que foi feito (se atente aos sinais que indicam que algo não está certo!). Por isso, o primeiro passo para eliminar o problema da fraude é garantir uma auditoria mais eficaz.

Pensando nisso, preparamos este artigo para explicar como a Onfly melhora o processo de prestação de contas, a transparência e a auditoria “linha por linha” nas viagens corporativas. Confira! 

Como a Onfly te ajuda a identificar e prevenir fraudes em despesas

Proteger a sua empresa de se tornar vítima de fraude em relatórios de despesas de viagens é um processo que demanda tempo. Apesar de ser um desafio, essa missão não precisa ser complicada. 

Para começar, é imprescindível manter um controle interno eficiente e a Onfly pode te ajudar em todas as etapas.

1. Mais clareza na política 

A política de despesas deve ser justa e clara. Nesse sentido, é importante não deixar margem para interpretações erradas dos colaboradores.

Esse documento precisa fornecer informações detalhadas sobre quais são as despesas proibidas e valores estabelecidos para diárias e demais reservas de viagens. 

A Onfly te ajuda a consolidar sua política de viagens na plataforma, facilitando que reservas fora das regras não sejam nem aprovadas. 

Na solução da Onfly, também é mais simples manter os valores permitidos de despesas atualizados — já que a inflação e outros critérios exigem que o documento seja sempre revisto. 

A política quando é bem alinhada ao sistema de gestão de despesas ajuda a diminuir as chances de fraudes em despesas. 

2. Seus colaboradores terão acesso às ferramentas certas

Grande parte dos viajantes corporativos ainda precisam entregar recibos em papel para prestar conta das despesas. 

Além de trabalhoso — tanto para o colaborador que envia a despesas, quanto para o financeiro fazer a conferência — esse processo arcaico abre mais espaço para as fraudes. 

Com a Onfly, seus colaboradores vão ter acesso ao sistema ideal para simplificar a prestação de contas. 

Na plataforma, os colaboradores podem enviar o comprovante de qualquer lugar, seja pelo aplicativo ou mobile. Isso facilita, além do envio dos documentos, a conferência de despesas sem a necessidade de pilhas e pilhas de papéis. 

3. Utilizando o cartão corporativo 

O uso do cartão corporativo da Onfly é imprescindível para empresas que querem maior controle das despesas. 

Com o Azulzinho, as empresas podem consultar cada cartão individualmente, alterando limite e saldo em poucos cliques, e ter um melhor controle dos gastos.

Assim, é possível obter o extrato detalhado e saber o valor exato de cada despesa. O cartão corporativo ainda tem a vantagem de não precisar adiantar valor para o colaborador, não utiliza limite do cartão de crédito pessoal e também elimina os reembolsos. Este último, como vimos, pode ser um “facilitador” das fraudes nas viagens corporativas.

4. Conferência de gastos pela plataforma 

Uma boa prática é auditar com certa frequência os relatórios de despesas de todos os novos colaboradores que enviam relatórios de despesas.

Na plataforma da Onfly, os gastos também podem agrupadas por categorias de despesas, como estacionamento, pedágio e hospedagem. Assim, fica mais fácil para acompanhar e auditar cada comprovante em uma maior organização por categorias. 

Vale lembrar ainda que a Onfly ajuda também a diminuir as chances de erros humanos, já que permite a automação de processos e até mesmo a integração com outros sistemas, tornando tudo ainda mais eficiente.

Dica bônus

Além de investir em uma ferramenta completa de gestão de despesas corporativas, é essencial que os coordenadores, líderes e diretores cumpram com as políticas e as regras internas. 

Esse é o famoso “dar o exemplo”, já os colaboradores tendem a seguir as ações da sua gerência. 

O software da Onfly ajuda a manter a saúde financeira das suas despesas corporativas.  Com fácil visualização e prestação de contas simplificada, os negócios podem ter a tecnologia como grande aliada, sem abrir mão dos controles rígidos e da revisão frequente dos relatórios de despesas para verificar a conformidade.

Tudo isso evita fraudes e, consequentemente, problemas maiores no futuro. 

Fale agora mesmo com um de nossos especialistas e tenha uma gestão de despesas mais transparente com a Onfly.