As empresas sempre estão buscando expandir seus negócios e alcançar novos mercados. Com isso, não é incomum que os negócios tenham mais de um escritório, com outras unidades ou filiais pelo país.
Especialmente quando falamos dos negócios brasileiros, essa presença física pelo país é um grande diferencial para se aproximar de clientes e de parceiros. Afinal, o Brasil tem dimensões continentais e pode ser bem mais complicado estabelecer vínculos com alguém a milhares de quilômetros.
Até mesmo aqui na Onfly, temos além da sede em Belo Horizonte, outro escritório em São Paulo e um time incrível de Field Sales para ampliar nossos relacionamentos por todo o Brasil.
Por essa crescente demanda de filiais e outras unidades para os negócios, uma boa gestão de viagens e despesas se torna ainda mais essencial na rotina corporativa.
É que manter um controle eficaz das despesas, agendar viagens de maneira mais ágil e menos burocrática e garantir que todos os colaboradores estejam alinhados com a cultura da empresa pode ser uma tarefa complexa.
A seguir, vamos explicar como uma plataforma de gestão completa como a da Onfly simplifica esse processo, facilitando realizar treinamentos, momentos de confraternização, expansão do mercado e participação em eventos internos — que podem ser unificados na sede da companhia.
Confira!
5 desafios da gestão de viagens e despesas entre as unidades e filiais
As empresas com filiais e unidades em diferentes localizações enfrentam diversos desafios quando se trata de gestão de viagens e despesas. Alguns dos desafios mais comuns são:
Despesas descontroladas
Com colaboradores viajando frequentemente entre as unidades e filiais, mesmo que seja apenas um deslocamento administrativo, é fácil que as despesas fiquem fora de controle.
Por isso, as empresas precisam garantir que todas as despesas sejam devidamente registradas, aprovadas e reembolsadas conforme as suas políticas internas.
Dificuldade na organização de viagens
Agendar viagens de maneira eficiente pode ser uma tarefa complicada, especialmente quando há diferentes equipes e locais envolvidos.
Coordenar voos, acomodações e logística muitas vezes pode ser um quebra-cabeça complexo. Principalmente quando esse processo ainda é feito de maneira arcaica, com diversas ligações e trocas de e-mail até mesmo para definir um itinerário simples.
Falta de visibilidade e transparência
Além disso, pode ser complicado manter a visibilidade e transparência sobre todas as viagens e despesas.
Isso é essencial para evitar fraudes ou até mesmo erros na prestação de contas e garantir que a empresa esteja investimento seu dinheiro onde realmente é preciso.
Treinamento e alinhamento com a política de viagens
Garantir que todos os colaboradores das diferentes unidades estejam alinhados com a cultura da empresa e atualizados com as informações mais recentes da política de viagens pode ser desafiador quando eles estão fisicamente distantes.
Oportunidades perdidas
A falta de uma gestão eficiente de viagens e despesas pode resultar em oportunidades perdidas.
Sabe aquele treinamento importante para alinhar posicionamento, os momentos de confraternização entre os colaboradores e outras ações pensadas para expandir a atuação no mercado?
Com uma gestão pouco eficiente esses processos são prejudicados, seja por um planejamento de viagem lento, prestação de contas com notinhas em papel que não permitem uma auditória mais eficiente ou até mesmo pela insatisfação do colaborador com o processo de viagens da sua empresa.
Como a Onfly simplifica o processo de viagens entre filiais?
A Onfly é uma plataforma de gestão completa, all-in-one, que oferece soluções para superar os desafios que mencionamos acima.
Dentro de uma só plataforma, a Onfly permite a reserva de hospedagem, transporte aéreo e rodoviário, aluguel de carros, gestão de despesas e até mesmo cartão corporativo.
Todo o processo acontece em um fluxo contínuo com uma interface intuitiva, que não demanda preciosas horas do time para treinamento.
Por isso, a Onfly permite que as empresas estabeleçam suas políticas de viagens integradas na plataforma, tornando mais fácil o controle dos orçamentos para cada viagem. Isso garante que as despesas sejam alinhadas ao que é permitido, evitando gastos excessivos.
A plataforma também oferece uma maneira fácil de agendar viagens, permitindo que os próprios colaboradores escolham suas opções de voos, hotéis e transporte sem ferir as políticas da empresa, passando pelo fluxo de aprovação configurado na solução.
Além disso, a Onfly conta com uma extensa variedade de parceiros, o que permite avaliar com mais clareza quais são os preços e serviços oferecidos para encontrar o melhor custo benefício.
As empresas podem ter uma visão completa de todas as viagens e despesas em tempo real. Isso ajuda a identificar rapidamente qualquer atividade que não está em compliance e diminui as chances de fraudes.
A plataforma também facilita a que treinamentos, eventos e momentos de confraternização, como a festa de fim de ano da firma, possa acontecer um só lugar. Em vez de realizar eventos separados nas diferentes unidades, as empresas podem organizar eventos em um local único, promovendo a integração dos colaboradores e até mesmo economizando recursos.
Vantagens de usar a Onfly na gestão de viagens e despesas da sua empresa
Claro que, além de resolver esses desafios específicos do deslocamento entre as unidades ou filiais mantendo uma boa gestão de viagens e de despesas, a Onfly oferece outras vantagens para as empresas.
Isso porque simplifica o processo de viagens e de despesas, além de melhorar significativamente a experiência do colaborador, seja o gestor, o responsável financeiro ou o próprio viajante.
Dentre os principais benefícios, podemos destacar que:
Ao otimizar a gestão de viagens e despesas, as empresas podem economizar significativamente, tanto em termos de despesas de viagem quanto de tempo gasto em processos manuais.
Aquelas horas do trabalho do colaborador que eram perdidas em processos ultrapassados agora podem ser direcionadas para ações mais relevantes do core business.
Como vimos, a automação de tarefas repetitivas e a simplificação das reservas de viagens tornam as operações mais eficientes e liberam tempo para atividades estratégicas.
A Onfly ainda oferece a possibilidade de integração entre sistemas e outros softwares — o que torna essa eficiência ainda maior, já que os dados são integrados sem chances de erros manuais ou processos morosos.
Por fim, mas não menos importante, a plataforma permite o rastreamento e auditória de despesas, com a geração de relatórios de despesas de viagens (RDV) detalhados.
Ou seja, apesar da gestão de viagens e despesas entre filiais e unidades ser um desafio constante para muitas empresas, a Onfly simplifica esse processo.
Com a Onfly, as empresas podem economizar tempo e dinheiro, ao mesmo tempo, em que aumentam a eficiência operacional e a satisfação dos colaboradores.
Se sua empresa possui filiais e unidades e enfrenta desafios na gestão de viagens e despesas, fale com um de nossos especialistas:
