Viagem corporativa: a importância de planejar bem

Você sabe o que é uma viagem corporativa? Neste artigo, você encontrará informações sobre o que é uma viagem corporativa, como planejar com sucesso, o que faz um gestor de viagens e quais são as métricas para avaliar depois da viagem.

Para facilitar, você pode acessar cada um dos conteúdos pelo índice a seguir. Boa leitura!

O que são viagens corporativas?

Viagens corporativas são aquelas viagens realizadas pelos funcionários de uma organização, em nome da empresa. Ou seja, é uma viagem a trabalho realizada pelo colaborador para representar os interesses da firma onde trabalha, seja em um evento, uma reunião ou até mesmo para um treinamento.

É importante diferenciar a viagem corporativa do deslocamento administrativo. Esse tipo de deslocamento do funcionário acontece sem pernoite e em curta distância, enquanto a viagem corporativa geralmente envolve longa distância e a necessidade de pernoite.

Em um mundo totalmente globalizado e digitalizado, a empresa tem que ir até os potenciais clientes para vender seus produtos e serviços; e essa função é geralmente delegada a um funcionário que conheça bem os potenciais da marca.

O deslocamento desse funcionário ou até mesmo de um grupo de colaboradores acontece, por exemplo, quando a empresa se inscreve num curso presencial, em congressos, feiras ou quando é necessário visitar clientes-chave que demandam um contato mais pessoal para estabelecer negócios ou parcerias.

Viagem corporativa: investimento de negócios

Nesse sentido, uma viagem corporativa não deve ser encarada como uma despesa, mas sim como um investimento. Através dessa interação “in loco” com os clientes, diversos negócios são potencializados.

Em uma reunião presencial, é mais fácil entender melhor o perfil e quais são as dores dos clientes. O contato pessoal também ajuda muito a estreitar as relações entre fornecedores e consumidores.

Assim, o fator organização e planejamento pode, de fato, gerar maior lucratividade e uma visão mais ampla de negócio para a empresa.

Pesquisas recentes comprovam que as viagens corporativas têm desempenhado papel importante e trazem satisfação aos colaboradores, negócios mais efetivos e o retorno financeiro do investimento.

Um desses dados mais recentes é da Travel Perk. Segundo o estudo, para cada 1 dólar investido em uma viagem de negócios, 12 dólares são obtidos no retorno do investimento.

Viagem corporativa: planejamento

Com isso em mente, é importante planejar bem a viagem corporativa, a fim de que o funcionário ou o grupo deslocado para fazê-la tire o máximo de proveito e a empresa possa maximizar seus lucros.

A viagem corporativa deve ser entendido como um investimento e tal como todos os outros investimentos da companhia devem ser orientados a ter payback positivo, ou seja, o dinheiro investido é recuperado ao longo dos próximos meses.

Isso acontece com receita de aquisição de um novo cliente, um upselling de um cliente que já está na base, ou até mesmo uma manutenção de um cliente que eventualmente poderia cancelar o contrato.

Ao gerenciar e controlar os gastos e atividades das viagens corporativas, se cria um método centralizado que monitora as despesas de seus viajantes, de forma eficaz, pautado na política de viagens previamente acordada entre empresa e colaboradores.

Por isso, um bom planejamento e uma gestão eficaz das viagens corporativas é tão importante!

Esse gerenciamento é, além de imprescindível, uma função importante no mundo corporativo, pois é através dele que se alinha necessidades de viagem do funcionário com os objetivos da empresa.

O que considerar?

A primeira questão a se considerar no plano de uma viagem corporativa é a gestão de viagens e o acompanhamento criterioso dos custos.

Trata-se de estipular e organizar os gastos com hospedagem, transporte, passagens aéreas, alimentação, entre outros valores a pagar que fazem parte da rotina de viagens. É importante calcular a diária de alimentação e ter definido no orçamento o que é despesa de viagem para que isso seja feito da melhor maneira.

Uma boa gestão de viagens serve exatamente para que a organização possa efetuar acordos proveitosos com companhias aéreas, hotéis bem localizados e pontuados, empresas de transporte terrestre etc, a fim de otimizar a viagem e tornar o processo o mais eficiente possível.

É importante, ainda, ter acesso a todos os dados pessoais e contatos dos viajantes, para o caso de comunicação direta.

Deve-se, também, incluir no planejamento da viagem corporativa alguns procedimentos básicos de segurança (por exemplo, seguro de viagens para os colaboradores), além de fazer uma relação de despesas diárias ou reembolsos.

Todos esses cuidados farão com que as viagens realizadas em nome da empresa ocorram de forma tranquila, dentro dos custos e prazos do planejamento.

E, mesmo que algo fuja do plano estabelecido, isso não será capaz de desestabilizar o andamento dos processos, uma vez que uma boa gestão de viagens pode contornar facilmente as situações não previstas.

Viagem corporativa e o gestor de viagens: peça-chave

Para empresas de médio e grande porte (que possuem um número considerável de funcionários), cada vez mais, torna-se necessário, a contratação de um profissional específico para planejamento e gestão de viagens corporativas.

Mesmo no caso de empresas de pequeno porte, é preciso investir na capacitação de um profissional, que poderá acumular esta função com outras atividades inerentes ao seu cargo.

Na prática, o gestor de viagens vai centralizar as informações de todas as viagens corporativas, estabelecendo critérios claros de controle sobre as atividades nesta área e gerindo o andamento e o controle das viagens de sua empresa.

E quais são as responsabilidades específicas dos gestores de viagens corporativas?

Funções do gestor de viagens:

• Garantir o controle e acompanhamento de custos;
• Ajudar a desenvolver e a definir políticas de viagem corporativa;
• Negociar melhores reservas de hotel, transporte aéreo e terrestre do(s) funcionário(s);
• Controlar em parceria com o financeiro o orçamento dos gastos das viagens;
• Sugerir roteiros turísticos como parte recreativa da viagem (conheça o conceito de bleisure aqui);
• Reservar passagens e hotéis por meio de plataformas self-booking ou simplesmente aprovar as emissões realizadas pelos colaboradores;
• Fornecer toda a assessoria de que o(s) funcionário(s) precisa durante a viagem;
• Elaborar relatórios e planilhas de gastos para os diretores e acionistas, com foco em redução e melhoria contínua.

Em empresas de menor porte, normalmente o papel do gestor de viagens corporativas fica compartilhado entre alguns destes cargos:

• Secretárias;
• Analista Financeiro;
• Analista Administrativo;
• Analista de Suprimentos;
• Analista de RH;
• Coordenador Financeiro/Administrativo;

Não existe uma regra, o papel e a função em determinada empresa varia da maturidade de cada organização. Mas, o mais importante é que o profissional responsável pelas viagens corporativas utilize de plataformas que automatizem o máximo possível o volume de trabalho para poder dar agilidade e economia no processo de compra e organização de viagens.

Isso porque o gestor de viagens não deve ter um papel meramente operacional, mas sim estratégico e analítico, focado em melhorar os processos e tornar as viagens corporativas como um investimento que cumpre o que é proposto.

Importância dos relatórios de viagens corporativas

Para a qualidade total da gestão das viagens corporativas, também é de fundamental importância que nestas plataformas, a empresa disponha de relatórios gerenciais com adesão às suas políticas de viagens.

Esses relatórios são instrumentos essenciais para a administração dos cadastros e informações, a fim de que o gestor de viagens possa tomar decisões de negócio e definir o que pode ou não ser feito para otimização dos custos e investimentos na viagem corporativa.

De posse desses dados, é possível estabelecer um fluxograma claro e preciso, além de formulários de solicitação/reserva de passagens, entre outros processos.

É muito importante que esse tipo de funcionalidade esteja disponível para o gestor de viagens da empresa, que terá o escopo necessário para permitir ou bloquear determinadas ações de funcionários, tendo assim o total controle dos processos e atividades em viagens corporativas.

Existem variadas ferramentas de gestão corporativa de viagens disponíveis, mas o que importa é que o programa ofereça acesso rápido, transparente e seguro a todas as suas funções e dados, dispondo de uma interface preferencialmente de fácil manuseio. Isso certamente permitirá o aumento da produtividade dos funcionários envolvidos na viagem corporativa da sua empresa.

O pós-viagem corporativa

A partir da experiência adquirida com as viagens corporativas, o profissional de gestão de viagens pode planejar com maior eficácia as próximas saídas de funcionários em nome da empresa, compartilhando os resultados obtidos e realinhando estratégias para novas viagens.

É possível, a partir dos dados sistematizados internamente, rediscutir todo o roteiro da viagem, caso venha a se repetir, além de introduzir ou subtrair procedimentos.

Na prática, o gestor de viagens vai funcionar como um “mentor” para os funcionários, verificando a real necessidade da viagem e/ou se o roteiro está consonante aos objetivos da empresa, a fim de validá-lo para futuras investidas.

Nesta etapa, é verificado, por exemplo:

• a qualidade do hotel (a estrutura e a localização, bem como a divisão de quartos para colaboradores);
• se o aeroporto foi o mais adequado (em São Paulo, por exemplo, fica sempre aquela dúvida: melhor ir para Congonhas ou Guarulhos? Ou até mesmo para o aeroporto de Viracopos, dependendo da economia);
• quais foram os eventos corporativos realizados
• quais agendas foram cumpridas;
• se houve algum imprevisto ou situação que exigiu replanejamento.

Por fim, a gestão dos processos de viagens corporativas facilita bastante o trabalho das equipes, fazendo com que a dinâmica de viagens da empresa se estabeleça de forma cada vez mais inteligente para a organização, seus executivos e seus funcionários.

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