Acerto de viagens: como funciona?

Se o colaborador que estava em viagem corporativa precisou arcar com as despesas de viagens do próprio bolso, é necessário fazer um acerto de viagens! Esse processo, também chamado de reembolso, nada mais é do que acertar com o colaborador os valores gastos em nome da empresa e dos seus objetivos durante o deslocamento. 

Preparamos esse artigo para explicar o que é o acerto de viagens, como fazer e quais são os documentos necessários para garantir um processo justo e transparente. Confira! 

O que é o acerto de viagens?

O acerto de viagens pode ser definido como o reembolso de despesas de viagens. Esse é um procedimento pelo qual os colaboradores submetem as despesas que ocorreram durante suas viagens corporativas para poderem ser reembolsados conforme as políticas e regulamentos da empresa. 

Esse processo visa garantir que os custos relacionados a hospedagem, alimentação, transporte e outras despesas de viagem que são reembolsáveis sejam devidamente ressarcidas ao colaborador. 

Vale lembrar que nem toda despesa de viagem é reembolsável. Por exemplo, gastos pessoais ou compras de lembrancinhas nas viagens a trabalho não fazem parte do acerto de viagens pago pela empresa ao colaborador. 

Como fazer o acerto de viagens? 

O processo de acerto de viagens envolve algumas etapas fundamentais da prestação de contas. 

O primeiro passo é manter os comprovantes e recibos. Os colaboradores devem comprovar quais foram as despesas incorridas durante a viagem. Isso pode incluir faturas de hotéis, notas fiscais de refeições e passagens aéreas ou terrestres, além de eventuais recibos de táxi, transporte público, carro de aplicativo, aluguel de carros ou km rodado. 

A partir daí, cabe ao viajante fazer um relatório de despesas de viagens (RDV). Esse documento vai detalhar todas as despesas, com data e o motivo valor gasto e o tipo de despesa, como alimentação ou transporte, por exemplo.

Caso a empresa utilize um sistema de gestão de despesas, esse processo é mais simples, já que os colaboradores podem anexar os comprovantes digitalizados com apenas um clique. 

O RDV será, então, enviado para aprovação ou reprovação. Cabe ao gestor responsável avaliar o relatório preenchido e os comprovantes anexados. Esse processo é imprescindível para garantir que as despesas estão em conformidade com as políticas da empresa.

Após a aprovação, o setor financeiro processa o pagamento do reembolso depositado na conta do colaborador conforme os termos da empresa.

Caso a despesa seja reprovada, o colaborador deve ser informado do motivo. 

Como simplificar o acerto de viagens com uma plataforma de gestão?

Quando se trata de viagens corporativas, a jornada, geralmente, não termina com o retorno ao escritório. Muitas vezes, é necessário realizar o acerto de viagens – um processo crucial que envolve o reembolso de despesas de viagens. 

Visando manter a transparência financeira e assegurar que os colaboradores sejam devidamente compensados pelas despesas reembolsáveis, a realização do acerto de viagens pode ser uma tarefa complexa quando é realizada manualmente. 

No entanto, a tecnologia oferece soluções para simplificar esse processo e torná-lo mais eficiente.

Uma plataforma de gestão de viagens, como a Onfly, pode desempenhar um papel fundamental ara tornar o acerto de viagens mais fácil. Através da plataforma, os colaboradores podem registrar suas despesas em tempo real, anexar comprovantes digitalizados diretamente do dispositivo móvel e submeter os relatórios pelo software.

Além disso, a plataforma automatiza o fluxo de aprovação, permitindo que os gestores revisem e aprovem os relatórios de despesas de maneira muito mais eficiente. A integração com sistemas de ERP também facilita o pagamento dos reembolsos, garantindo um fluxo de trabalho mais transparente, diminuindo as chances de erros e fraudes. 

Como é feito o acerto de viagens na sua empresa? Compartilhe com a gente nos comentários ou pelo nosso LinkedIn!